Ak chcete niečo urobiť správne, napíšte dobrý štandardný prevádzkový postup alebo SOP. Dobre napísaný štandardný návod na obsluhu pomáha spoločnostiam pracovať efektívne a dôsledne tým, že informuje zamestnancov o tom, aké dôležité postupy majú byť vykonané správne. Udržiavanie kvality a konzistencie prostredníctvom ľahko pochopiteľných pokynov krok za krokom môže tiež priniesť výhody, ako je zvyšovanie produktivity, odstránenie odpadu a znižovanie počtu pracovných úrazov. Príručka SOP môže podnikom pomôcť pri dodržiavaní predpisov a zlepšovaní školení pre zamestnancov.
Krok 1: Vyberte si SOP
Identifikujte postupy, ktoré by mali byť štandardizované, ako napríklad montáž dielov pre výrobok alebo riešenie sťažnosti zákazníka. Zamerajte každý SOP na jednu aktivitu. Napíšte iba o postupoch, o ktorých viete, ako správne robiť. Alebo nájsť niekoho, kto je kvalifikovaný, aby vám ukázal, ako postupovať. Zostavte všetky potrebné informácie.
Krok 2: Pripravte sa na zápis
Dajte každému SOP zmysluplný názov, napríklad "Ako zostaviť svoj produkt" alebo "Ako zaobchádzať so sťažnosťou zákazníka". Ak je to potrebné, zahrňte SOP čísla alebo kategórie, ako napríklad "SOP - Production - Assembly" alebo "SOP -. "To vám umožní zoskupiť súvisiace postupy pre zamestnancov. Nakreslite hrubé vývojové diagramy procesov, aby ste potvrdili, že máte všetky informácie a že sú v správnom poradí. Zamerajte sa na zamestnanca, ktorý vykoná postup pri príprave vášho prístupu.
Krok 3: Štandardizujte sekcie
Vyjadrite svoje SOP. Každý SOP by mal mať tieto časti:
- hlavička
- účel
- Rozsah
- Referencie
- definícia
- zodpovednosť
- procedúra
- prílohy
- História revízií
- Podpisy schválenia
Krok 4: Detailné postupy krok za krokom
Postupujte postupne postupne v poradí, v akom sa majú robiť. Začnite s hlavnými krokmi, ako sú "Získajte časti produktu" alebo "Odpovedzte na telefón". Potom ich rozdelte na menšie kroky, napríklad "Potvrďte, že každá časť je správna" alebo "Predstavte sa a poďakujte zákazníkovi za volanie."
Krok 5: Napíšte každý SOP
Napíšte jednoducho. Použite malé slová a krátke vety. Najprv položte hlavnú myšlienku. Postupujte s podrobnosťami. Použite akčné slovesá a aktívny hlas. Vyhnite sa nejednoznačnosti a zmätku. Nepoužívajte skratky, akronymy alebo žargón.
Krok 6: Formátovanie SOP konzistentne
Každý SOP by mal byť napísaný rovnakým písmom a veľkosťou písma. Prerušte dlhé odseky na krátke. Použite body odrážok namiesto dlhých viet. Pridajte vizuálne pomôcky ako vývojové diagramy. Zvýraznite dôležité informácie, ako napríklad použitie tučného písma alebo kurzívy.
Krok 7: Posúďte účinnosť každého SOP
Skontrolujte čitateľnosť, čitateľnosť a zrozumiteľnosť SOP.
- Čitateľnosť: Je typ dostatočne veľký a ľahko sa číta?
- Čitateľnosť: Sú pokyny jednoduché? Alebo majú protokoly prevažujú komplexné koncepty a tupé slová?
- Zrozumiteľnosť: Čitateľ sa dozvie, čo potrebuje vedieť, aby postup správne vykonal?
8. krok: Preskúmanie, revízia a schválenie
Mali zamestnanci, ktorí vykonávajú postupy, preskúmať SOP, aby potvrdili, že všetko chápu. Opýtajte sa zamestnancov, ktorí nie sú oboznámení s postupmi, aby si prečítali SOP. Čitateľ by nemal robiť postup, aby vedel, ako sa to deje. Zopakujte každý súbor zmien rovnakými čitateľmi, kým nie sú prijateľné. Manažéri, ktorí budú zodpovední za zabezpečenie dodržiavania SOP, by sa mali pred tým, než budú prepustení, podpísať.
V podnikaní fungujú jednotné systémy. Vytvorenie príručky pre štandardné pracovné postupy zabezpečuje, že každý zamestnanec nasleduje každý krok v systéme rovnakým spôsobom vždy.
