Keď počujete účtovnú diskusiu o debtoch a kreditoch, zvyčajne sa nehovorí o debetnej alebo kreditnej karte od ich miestnej banky. Debaty a úvery v zmysle účtovníctva znamenajú niečo trochu iné. Slúžia ako prostriedok na zaznamenávanie účtovných transakcií a tieto záznamy tvoria základ niečoho známeho ako podvojné účtovníctvo.
Podvojné účtovníctvo sa prvýkrát používalo v roku 1400 a taliansky matematik Luca Pacioli napísal a publikoval knihu o danej téme v roku 1494. Knihu ilustroval jeho priateľ Leonardo Da Vinci a opísal účtovný systém tak, že zahŕňal také témy ako účtovníctvo časopisov, výkazu ziskov a strát, súvahy, podvojného účtovníctva a mnohých ďalších konceptov, ktoré tvorili základ účtovných systémov, ktoré sa dodnes používajú.
Hoci sa mnohí z nich domnievajú, že Pacioli je "otcom účtovníctva", niektoré formy jeho systému dvojitého vstupu sa používali už mnoho rokov predtým, ako bola publikovaná kniha Patioliho, hoci nikto nevie, ako alebo kedy bol účtovný systém prvýkrát.
Čo je debet a úver?
Systém účtovania obchodných transakcií, nazývaný aj účtovníctvo, funguje na základe toho, že každá nová transakcia podnikania spôsobuje dve rôzne zmeny vo finančnom stave spoločnosti. Účtovníci používajú debety a kredity na zaznamenávanie transakcií na dva alebo viac účtovných kníh, pričom používajú špecifikovanú sadzbu pravidiel debetných a kreditných.
Mimo účtovného sveta slovo credit má zvyčajne pozitívnu konotáciu, ako je napríklad mimoriadna úverová práca alebo získanie úveru pre náročné pokusy. Pre účtovníkov však jediná vec debet a úver predstavujú ľavú a pravú stranu účtu T, ktoré sa používajú nasledujúcimi spôsobmi.
Pri vytváraní a zadávaní účtovnej transakcie môžete použiť debety a kredity, aby ste určili spôsob, akým vstupné alebo výstupné doláre ovplyvňujú príslušné účty. Môžete ich vložiť do softvérového systému účtovníctva a zadávať údaje do účtovného denníka, ktorý sa nazýva zápis denníka. Účtovný systém by bol nastavený tak, aby tieto účtovné zápisy uverejnil v hlavnom účtovnom zázname spoločnosti, ktorý sa nazýva hlavná účtovná kniha.
Budete pravdepodobne vidieť debet a úver skrátený ako dr a cr. Zdá sa, že neexistuje žiadne jediné vysvetlenie pre pôvod týchto skratiek, ale niektorí špekulujú, že ide o debetné záznamy a kreditné záznamy. Iní sa pozerajú späť na historické účtovníctvo a hovoria, že sú pre latinské slová debere ad credere.
Úver označuje záznam transakcie uskutočnený na pravej strane záznamu účtu s dvoma stĺpcami, zatiaľ čo debet znamená záznam transakcie uskutočnený na ľavej strane. Tieto záznamy o účtoch, nazývané "účty T", si získali svoje meno, pretože účtovník nakreslil T tvary na papieri a na začiatku používa názvy účtov, ako napríklad "hotovosť" na jednej T a "kancelárske potreby" na druhej strane.
Ľavá strana každého účtu T sa vždy používa pre debetné položky a pravá strana T sa vždy používa pre úverové položky. Účty T sa často používajú ako základný tréningový nástroj, ktorý pomáha študentom pochopiť, ako funguje podvojné účtovníctvo. Účty T umožňujú písať na papieri, ako je každá strana transakcie zaznamenaná do rôznych účtov hlavnej knihy. Táto metóda nefunguje pri účtovaní s jedným vstupom.
Tieto účty T sú grafickým spôsobom, ako reprezentovať účet v hlavnej knihe, ktorá je hlavným záznamom o skladovaní pre všetky účtovné transakcie spoločnosti. Mnohí účtovníci napíšu účtovné položky na papier pomocou diagramov T-účtu ako spôsob, ako skontrolovať transakciu a uistiť sa, že debety a úvery sú celkom nulové a udržiavajú účtovnú rovnicu vyváženú.
Komplexná účtovná transakcia môže vyžadovať záznamy zaznamenané na viacerých účtoch, ktoré si vyžadujú použitie niekoľkých ručne písaných účtov T na zápis a kontrolu transakcie.Opäť to slúži ako účinný spôsob, ako overiť, či všetky debety a úvery transakcie vyvažujú nulu a že transakcia neobsahuje žiadne chyby pred zadaním záznamov do hlavnej knihy účtovného systému.
Pri bežnej dennej účtovníckej práci by účtovník vytvoril účtovné zápisy priamo do účtovného softvéru namiesto použitia účtov T.
Čo je to kreditný zostatok?
Úverový zostatok sa vzťahuje na saldo dolára na určitom účte, ale nie je to tak jednoduché. Keď spoločnosť zriadi svoju hlavnú knihu, vytvorí účtovnú schému. Toto je zoznam všetkých účtov, ktoré spoločnosť používa na zaznamenávanie finančných transakcií, a údaje v týchto účtoch nakoniec plynú do účtovnej závierky spoločnosti.
Každý účet má "bežný" zostatok; inými slovami, zvyčajne má buď debetný alebo kreditný zostatok. Napríklad predajný účet má zvyčajne kladný zostatok, ktorý by bol kreditný zostatok. Ak chcete tento účet zvýšiť, zadáte kredit. Ak by váš predajný účet mal debetný alebo záporný zostatok, bol by to dôležitý červený príznak, ktorý by ste prešetrili. Niektoré účty sa správajú opačne a kreditný zostatok je záporný, napríklad pri zápise na hotovostný účet znižuje zostatok hotovostného účtu.
Všetky účty, bez ohľadu na to, či sú založené na platbe alebo na základe kreditov, dodržiavajú zásadu nazývanú účtovná rovnica:
Účtovná rovnica: majetok = záväzky + vlastné imanie
Táto základná rovnica je základom celého systému podvojného účtovníctva a ak má záznam vplyv na majetkový účet, musí sa týkať buď pasív, alebo vlastného účtu vlastných zdrojov, aby sa rovnica udržala v rovnováhe. Debetný a kreditný systém s dvojitým vstupom je mechanizmus, ktorý pomáha udržiavať rovnováhu v rovnováhe.
Účty s bežným kreditným zostatkom sa zvyšujú pri zadaní úveru. Príjmy prichádzajúce do spoločnosti alebo zisky, ako napríklad zisk z predaja majetku, akým je použité zariadenie predané spoločnosťou, sú účty výkazu ziskov a strát a zaznamenávajú sa ako zvýšenie použitím zápočtu. V súvahe by kreditný záznam zvýšil záväzky a vlastné účty vlastných zdrojov.
Čo je debetné zostatok?
Účty s bežným debetným zostatkom zahŕňajú aktíva v súvahe a nákladové účty vo výkaze ziskov a strát. Znamená to, že položka dlžníka zvyšuje zostatok týchto účtov. Nákladové účty zahŕňajú mzdové náklady, úrokové náklady, výdavky na dodanie a iné náklady spojené s kanceláriou.
Nie je vždy jednoduché udržiavať debety a úvery priamo, ale môžete si pomyslieť na účtovanie výdavkov na účet vždy, keď vzniknú náklady.
Je debetná bilancia pozitívna alebo negatívna?
Rýchla odpoveď je, záleží. Bežný zostatok na majetkovom účte je debetný zostatok a tiež kladná suma. Napríklad hotovostný účet v súvahe má bežný, pozitívny debetný zostatok, ak má spoločnosť hotovosť v banke.
Na druhej strane, keď zoberiete do úvahy nákladové účty vo výkaze ziskov a strát, tieto účty majú aj bežný debetný zostatok, ale namiesto toho predstavuje záporné číslo alebo peniaze vyplatené firmou.
Čo znamená započítať sumu?
Keď pripíšu sumu, urobíš účet na účet vo forme úveru, na rozdiel od debetu. Ak pripíšu účet pasív, zvyšuješ jeho zostatok. Napríklad, ak započítate 100 dolárov na účty splatné, pretože ste rozšírili úver na zákazníka, zvýšili ste zostatok na vašom účte splatný. Ak ste vo výkaze ziskov a strát pripísali svoj účet výnosov z predaja, zvýšili ste ho tiež, pretože predajný účet má bežný kreditný zostatok a kreditné položky ho zvyšujú.
Ak zadáte kredit na účet s bežným debetným zostatkom, ktorý zahŕňa majetkové účty v súvahe a nákladové účty vo výkaze ziskov a strát, znamená to, že znižujete zostatok účtu. Povedzme napríklad, že ste zaplatili 50 USD v hotovosti na nákup dodávok. Znížili by ste hotovostný účet zadaním kreditu, pretože hotovosť je bežným debetným zostatkom.
Aké sú kontrakty?
Kontrastné účty sú účty hlavnej knihy, ktoré sa opierajú o bežné debetné a kreditné účty. Napríklad kontraktačný majetok má bežný kreditný zostatok, pri ktorom má bežný majetkový účet bežný debetný zostatok. Kontrastné účty fungujú na kompenzáciu bežných účtov a umožňujú, aby pôvodný zostatok zostal v účtovných záznamoch a súčasne vykazoval sumy kompenzácie.
Napríklad účet pohľadávok má kontrastný účet nazývaný "príspevok na pochybné účty". Zostatok na účte pohľadávok predstavuje účty zákazníkov, ktoré boli vydané, ale ešte neboli zaplatené. Príspevok na pochybné účty predstavuje sumu, o ktorej si spoločnosť myslí, že nikdy neuvidí platbu. Táto čiastka je často malý percentuálny podiel z celkového zostatku pohľadávok.
Povedať, že účet pohľadávok má bežný debetný zostatok vo výške 30 000 USD. Príspevok na pochybné účty má bežný kreditný zostatok vo výške 2 000 USD. Tieto dva účty sa vzájomne vyrovnávajú, takže so sebou si vyberiete pohľadávku vo výške 28 000 USD. Použitie týchto dvoch účtov vám umožňuje naďalej oznamovať sumy pôvodných pohľadávok a byť schopný preukázať, že sú kompenzované sumou 2 000 USD, o ktorej viete, že pravdepodobne pravdepodobne nebudete dostávať, čo vám poskytne sumu, ktorá sa zmení na hotovosť.
Ostatné protiúčety existujú a vždy majú partnera. Napríklad, akumulovaná odpisová hodnota je protiúčet aktíva a je viazaná na účet investičného majetku. Na účte predaja je účet proti výnosom nazvaný výnosy a príspevky.
Použitie skúšobného zostatku
Účtovníci zhromažďujú správu, ktorá sa nazýva skúšobný zostatok pri používaní systému dvojitého účtovníctva, aby sa skontrolovalo, či boli všetky záznamy vykonané správne. Výkonová bilancia uvádza každý účet v hlavnej knihe spoločnosti a zostatok každého účtu. Pri používaní podvojného účtovníctva musíte urobiť debetnú položku na kompenzáciu každého úverového záznamu a naopak. Ak dostanete hotovosť za predaj tovaru, zvýšite predajný účet s úverovým vstupom a zároveň by ste zvýšili svoj hotovostný účet pomocou kreditného záznamu. Všetky debety a úvery sa musia priamo kompenzovať.
Keď sa pozriete na správu o bilancii skúšobnej verzie, všetky položky by sa mali vzájomne vyrovnať tak, aby správa mala nulovú hodnotu. Ak má skúšobný zostatok akúkoľvek inú celkovú hodnotu, vykonal sa nesprávny alebo neúplný záznam, ktorý musí byť opravený.
Niektoré chyby nemusia byť zistiteľné pri pohľade na bilanciu skúšok, napríklad ak sa debety a úvery navzájom kompenzovali, ale boli započítané do nesprávnych účtov. Ak zanedbatete zadanie transakcie vôbec, nebudete túto chybu chytiť pri pohľade na skúšobnú bilanciu. Okrem toho, ak boli vykonané rôzne chyby v prípade debetných a kreditných chýb a práve sa stali navzájom kompenzované číselne, nebudú zistené na skúšobnom zostatku.
