Ako vlastník firmy je vašou povinnosťou sledovať vaše financie a platiť dane včas. V závislosti od vašich preferencií môžete spraviť svoje vlastné účtovníctvo, zamestnať profesionála alebo určiť niekoho vo vašej organizácii, aby zvládol túto prácu. Bez ohľadu na to, akú možnosť si vyberiete, venujte si čas, aby ste sa oboznámili s rôznymi účtovnými systémami. Uistite sa, že okrem manuálnych a počítačových účtovných softvérových programov máte jasné vedomosti o rozdieloch medzi jednoduchými systémami a systémami s dvojitým vstupom.
Čo je účtovný systém?
Existujú rôzne typy účtovných systémov a každý z nich má osobitné vlastnosti. Avšak všetky majú spoločný účel: riadiť finančné aktivity podniku, ako sú jeho príjmy, výdavky a záväzky. V tomto digitálnom veku väčšina účtovníkov používa sofistikované systémy s oneskorenými upomienkami na platby, pokročilými funkciami na vytváranie prehľadov, automatizovanými zálohami dát, službami založenými na cloudových službách a ďalšími.
Bez zavedeného účtovného systému je pre vás ťažké získať knihy pripravené na mesačné a ročné vykazovanie, sledovať každodenné výdavky a hodnotiť finančnú výkonnosť vašej spoločnosti. Manuálne výpočty sú zastarané a náchylné na ľudskú chybu. Počítačové účtovné systémy sú na druhej strane presné a robia všetko oveľa jednoduchšie. Vy alebo váš tím ušetríte čas a peniaze a zabráňte nákladným chybám.
Tieto programy dokážu spracovať všetky typy účtovných informácií a generovať podrobné správy. Môžete ich použiť na výpočet miezd zaplatených a splatných zamestnancom, zaznamenávať transakcie, kontrolovať pomery úverového obratu a procesné údaje týkajúce sa predaja, miezd, inventára a ďalších kľúčových aspektov vašej firmy. Niektoré účtovné systémy sú navrhnuté pre malé a stredné podniky a nezávislí pracovníci, zatiaľ čo iné sa obracajú na veľké podniky, vládne agentúry alebo konkrétne odvetvia.
Typy účtovného softvéru
Výber účtovného systému závisí od vášho rozpočtu, predvoľieb a veľkosti firmy. Štyri hlavné typy finančných softvérových systémov zahŕňajú:
- Jednoduché systémy
- Systémy s dvojitým vstupom
- Manuálne účtovné systémy
- Počítačové účtovné systémy
Tieto môžu byť ďalej rozdelené do niekoľkých ďalších kategórií, ako je softvér pre účtovníctvo v oblakoch, vlastný účtovný softvér, softvér na plánovanie podnikových zdrojov, komerčný off-the-shelf softvér a ďalšie. Najnovšie programy ponúkajú možnosti automatizácie marketingu a predaja, neobmedzené plánovanie faktúr, mzdové moduly a iné špičkové funkcie. Ich aplikácia v účtovníctve presahuje sledovanie vašich každodenných finančných operácií.
Jednodňové systémy sú najzákladnejšou možnosťou. Ako naznačuje ich názov, zaznamenávajú každú transakciu s jedným záznamom v účtovnom denníku. Táto metóda je ľahko použiteľná a nevyžaduje školenie v účtovníctve. Vyzýva malé firmy s malým objemom aktivít. Nevýhodou je, že je to náchylné na chyby a nevykazuje pohľadávky, záväzky, záväzky a ďalšie.
Väčšina typov finančných softvérových systémov, vrátane tých, ktoré sú určené pre malé podniky, používa podvojné účtovníctvo. To znamená, že každá transakcia bude zahŕňať najmenej dva účty, čo umožňuje presnejšie hlásenie a včasnú detekciu chýb.
Manuálne vs. počítačové účtovné systémy
Oba typy účtovných systémov sú založené na rovnakých princípoch. Manuálne účtovníctvo je však časovo náročné a vyžaduje viac papierovania. Tí, ktorí ju používajú, musia vypracovať správy o finančných výkazoch, vypočítať bilancie, zaznamenať transakcie vo fyzických registroch atď. Keďže všetko sa robí ručne, existuje vyššie riziko ľudskej chyby.
Počítačové systémy na druhej strane zaznamenávajú finančné transakcie elektronicky a môžu zefektívniť vaše operácie. Používatelia si môžu vybrať zobrazenie údajov v rôznych formátoch, uložiť ich v cloude a pristupovať k nim na cestách. Medzi príklady patria knihy FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero a ActivityHD.
V závislosti od vášho výklenku si môžete vybrať aj odvetvové účtovné systémy, ako napríklad Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting alebo Sage Fixed Assets. Mnohé programy sú špeciálne navrhnuté pre zdravotnícke zariadenia, výrobné spoločnosti, neziskové organizácie a iné typy organizácií.
