Keď je vaša firma vyzvaná, aby odpovedala na žiadosť o predloženie návrhov, potenciálny zákazník vás vyzýva, aby ste predložili formálnu odpoveď, v ktorej uvediete, ako budete plniť zmluvu. Zatiaľ čo potenciálni uchádzači často nie sú povinní oficiálne odmietnuť takéto pozvania, mali by ste vždy oznámiť svoje zámery písomne aj neoficiálne.
Ak chcete ponúknuť alebo nie
Pred tým, ako sa spoločnosť rozhodne odmietnuť RFP, je vnútorným preskúmaním RFP obozretný krok. Medzi praktické vnútorné príčiny poklesu patrí tvorba cien projektu, plánovanie a nedostatok odborných znalostí týkajúcich sa požadovaných služieb alebo produktov. Avšak vonkajšie dôvody vašej spoločnosti na pokles by sa mali stanoviť diplomatickou cestou - možnosť budúcich obchodných vzťahov by sa nikdy nemala prehliadať.
Príslušné oficiálne a neoficiálne odpovede
Každý proces RFP môže mať jedinečné požiadavky na to, ako oficiálne odmietnuť predloženie návrhu. Niektoré RFP napríklad obsahujú konkrétny dátum "žiadna ponuka" - v takýchto prípadoch by ste mali vynaložiť všetko úsilie na vyjadrenie vášho úmyslu odmietnuť účasť na procese návrhu do dátumu predpísaného v RFP. Je to obzvlášť dôležitý krok na správne zaobchádzanie, ak ste pôvodne požiadali o zahrnutie vašej spoločnosti do procesu RFP.
RFP by mal obsahovať zoznam osôb, ktorým by ste mali kontaktovať o odmietnutí RFP, a mali by ste o tom informovať jedného alebo viacerých ľudí poštou. Neodporúča sa aj neformálna komunikačná metóda, napríklad telefón a e-mail. V záujme posilnenia budúcich obchodných príležitostí by ste sa mali pokúsiť povedať nie elegantne - niekedy označované ako "nie" úlohe, keď povedali "áno" osobe. Toto je šikovný prístup, ktorý treba vziať, keď odmietate RFP.
