Zatiaľ čo zamestnanec môže mať záujem na rýchlej výmene výmenného kurzu, mzdové oddelenie musí vyrovnať úzkosť zamestnanca s potrebou spoločnosti zabezpečiť, aby sa opätovné zaobchádzanie riadilo správne. Musíte byť empatický voči zamestnancovi a súčasne zaistiť, aby pôvodná kontrola nebola už splatená.
Pozrite sa na podrobnosti stratených šekov vo vašom mzdovom systéme. Okrem názvu príjemcu musíte poznať dátum, číslo a čiastku šeku.
Obráťte sa na svoju banku, aby ste overili, či šek nebol vyplatený.
Požiadajte, aby vaša banka vydala platbu na šeku. Žiadosti o zastavenie platieb zvyčajne nenadobudnú platnosť do 24 hodín po ich umiestnení, pravidlá sa však môžu líšiť podľa finančných inštitúcií. Preto je dobrou politikou počkať aspoň 24 hodín pred výmenou šeku, aby ste zaistili úspešné ukončenie platby.
Počkajte 24 hodín a skontrolujte, či bola zastavená platba úspešná. Ak bola úspešná, pokračujte ďalším krokom.
Vykonajte náhradnú kontrolu zamestnancovi. Tento proces musíte dokončiť prostredníctvom svojho mzdového systému tak, aby bola nahradená šeková kontrola a bola zahrnutá do formulára zamestnanca W-2. Náhrada šeku musí mať rovnaké zárobky, dane, zrážky a čistá mzda ako pôvodná šeka. Ak nemôžete vytvoriť náhradnú kontrolu priamo vo vašom mzdovom systéme, nezabudnite do systému vložiť kontrolné údaje.
Získajte požadované podpisy na náhradnej kontrole. Uistite sa, že pre osobu, ktorá podpíše šek na kontrolu, obsahuje podpornú dokumentáciu.
Zrušiť pôvodnú kontrolu vo vašom mzdovom systéme. Tento krok je rozhodujúci, aby sa zabezpečilo, že mzdy a dane nebudú vo formulári W-2 zamestnancov, v Ročnom výkaze o mzde a daniach dvojnásobne započítané a že odstránite šek z vášho nevybaveného kontrolného zoznamu.
Odošlite náhradnú kontrolu zamestnancovi.
Tipy
-
Požiadať zamestnanca, aby podpísal čestné vyhlásenie, v ktorom sa uvádza, že jej výplata je stratená a súhlasí s tým, že ak zistí šek, nebude sa pokúšať ju vyúčtovať. Ak máte možnosť ponúknuť svojim zamestnancom priamy vklad alebo mzdové debetné karty, povzbudzujte ich účasť ako spôsob, ako znížiť počet problémov stratených šekov, s ktorými sa musíte vyrovnať. Obráťte sa na svoju banku, aby určila svoje pravidlá pre zastavenie platieb. Ak platba zastavenia nebola úspešná, oznámte zamestnancovi a požiadajte o kópiu zrušenej šeku, aby ste zistili, kto ju zaplatil. To, čo robíte ďalej, bude závisieť od faktov a okolností týkajúcich sa spôsobu inkasa šeku.
Výstraha
Niektoré kontroly inkasných služieb budú platiť šek, ktorý má na ňu zaplatenú platbu. V závislosti od zákona o štátnom práve môžete naďalej zodpovedať za platbu za túto šekovú službu.
