Kontrolný zoznam vnútornej kontroly pre kontrolujúcich signatárov sa medzi organizáciami líši. Každá spoločnosť musí určiť zdravý plán riadenia rizík, aby sa eliminoval potenciál nečestnosti a zabránilo sa podvodom. Pri niektorých subjektoch sa proces začína objednávaním šekov a pohybuje sa od kontroly skladovania až po požiadavku pre dvoch signatárov alebo osobitné schválenie pre kontroly, ktoré presahujú určitú sumu. Pravidelne kontrolujte pravidlá, aby ste zabezpečili, že zahŕňajú osvedčené postupy.
Písomná politika
Vkladajte vnútorné pravidlá alebo kontroly do písomnej podoby, v ktorých sa vyslovujú kontroly organizácie pre kontroly od objednávky a prijímania až po skutočné podpisovanie. Návrhové nástroje pozostávajúce z dokumentov a záznamov na zaznamenávanie všetkých kontrolných transakcií a udalostí. Uistite sa, že zariadenie má primerané úložné priestory a počítačové programy majú dostatočnú autorizáciu.
Prázdna kontrolná zásoba
Mnohé organizácie majú jednotlivcov alebo opatrovníkov, ktorí sú zodpovední za vedenie kontrolného zoznamu pre prázdne kontrolné zásoby. Proces môže zahŕňať nasledujúce kroky: zaznamenanie dátumu dodania prázdnych kontrol a označenie postupnosti prijatých kontrol. Do riadiaceho listu zadajte chýbajúce kontrolné čísla. Jednotlivec, ktorý dostane dávku prázdnych šekov, musí zadať a podpísať pre každú zásielku. Okrem toho zaznamenajte dátum a sled nepoužitých šekov vrátených do pamäte. Overte poslednú vydanú šek; toto zabezpečuje zachovanie neporušenej kontrolnej sekvencie.
Nezávislé kontroly a zostatky
Nezávislé kontroly a zostatky vedú k osvedčeným postupom, pokiaľ ide o interné kontroly pre kontrolórov. To zahŕňa zabezpečenie sumy kontrol, vyrovnanie majú správne sumy, vrátane administratívnych šekov, porovnanie majetku so zaznamenanou zodpovednosťou, počítačové kontroly. Okrem toho kontrolujte správu účtovných výkazov, ako sú správy o zostatkoch v histórii a ďalšie automatizované správy.
Správne recenzie
Niekedy nemusí byť pre organizáciu praktické rozdeliť úlohy. v tomto prípade by mal správca vykonať bežné kontroly, aby sa zabezpečila integrita procesu kontroly písania. Podpisujte len správnou dokumentáciou a uistite sa, že jednotlivé podpisy kontroly posielajú kontroly od kancelárie. Pokiaľ je to možné, vráťte šeky osobe, ktorá udržuje hotovostné výplaty a účty splatné. Z politických dôvodov nevykonávajte šeky splatné do "hotovosti".
Oddelené účty
Vytvorte minimálne dva samostatné bankové účty pre vašu spoločnosť. Do prvého účtu uložte všetky finančné prostriedky a príjmy. Do druhého účtu preveďte dostatok finančných prostriedkov na pokrytie kontrol, ktoré napíšete. Členovia správnej rady alebo iná určená osoba by mali mať oprávnenie na prevod finančných prostriedkov na účet. Okrem toho vytvorte samostatný účet pre mzdy; znova preveďte iba sumu potrebnú na splnenie mzdovej agendy.
podpisy
Niektoré dosky môžu vyžadovať dva podpisy na šekoch. Získanie dvoch podpisov však môže byť ťažkopádne a vyžaduje, aby boli vopred podpísané prázdne kontroly. Ak politika nefunguje pre vašu organizáciu, zmeňte pravidlá na požiadavku jedného signatára až na určitú čiastku v dolároch. Vytvorte tiež priamy vklad pre zamestnancov a používajte mzdovú službu tretej strany.
