Vaša účtovná závierka je momentkou vášho podnikania v danom okamihu. Sú to užitočné, ale realita je, že väčšinou nemôžete zastaviť svoju firmu vo svojich stopách počas prípravy vašich vyhlásení. Váš inventár sa bude naďalej meniť počas práce na knihách, stále budete robiť predajné a objednávacie príkazy a zamestnanci budú musieť ešte zaplatiť. Sumy, ktoré váš zamestnanec zarobí po poslednom dokončenom platobnom cykle roka, sa označujú ako časovo rozlíšené platy alebo mzdy a budete ich musieť pridať a upraviť tak, aby ich odrážali.
Aké sú časové platy?
Vaša účtovná závierka rozdeľuje peniaze, ktoré vstupujú do vašej spoločnosti a z nej, do dvoch kategórií, aktív a pasív. Ak účet predstavuje peniaze, ktoré dlhuje vašej spoločnosti, je to majetok. Možno ho nemáte vo svojom vlastníctve, ale za normálnych okolností to nakoniec skončí vo vašom bankovom účte. Peniaze, ktoré vaša spoločnosť dlhuje ostatným, je záväzok, a to aj vtedy, keď je v súčasnosti na vašich účtoch, z rovnakého dôvodu. To je to, čo sa deje na konci vykazovaného obdobia, keď dlužíte svojim zamestnancom peniaze na zmeny, ktoré pracovali, ale zatiaľ neboli zaplatené. Je to zodpovednosť, ktorú ste nahromadili alebo ste nahromadili, rovnako ako nájomné platby na vašom zariadení alebo priestoroch.
Prečo firmy využívajú časovo rozlíšené platy
Ak ste si od priateľa vypožičali 20 dolárov, je naprosto v poriadku, aby si o niekoľko týždňov neskôr v šekovom knižku zapísali šek, aby ste ho mohli vrátiť späť. Veci by sa zbytočne ponáhľali, keby ste sa pokúšali spustiť podnikanie týmto spôsobom. Preto je to princíp účtovníctva, že musíte zaznamenať akékoľvek náklady - vrátane miezd - v období, keď sa časovo rozlišuje. Mzda, ktorú dlžíte, sa zobrazí na dvoch miestach, pretože väčšina podnikov používa účtovníctvo s dvojitým účtovníctvom. Budete ich musieť zapísať do svojej súvahy ako záväzok a vo výkaze ziskov a strát ako náklad. Ak tak neurobíte, vaša účtovná závierka na konci vykazovaného obdobia nebude presná.
Spracovanie miezd, ktoré nie sú
Po skončení vykazovaného obdobia, či už mesačne, štvrťročne alebo na konci fiškálneho roka, pravdepodobne ukážete vo svojich knihách hodnotu dolára. Je to preto, že je zriedkavé, aby sa podnik vyrovnal so zamestnancami priamo na konci platového cyklu. Zvyčajne medzi týždenným výplatným termínom a dňom výplaty bude týždeň alebo viac. Ak váš rok skončí tento týždeň, budete mať čiastku výdavkov, ktorá už bola spracovaná a čaká na vydanie, a to je to, čo sa zobrazuje vo vašich knihách. Výdavky na časovo rozlíšené mzdy sú rôzne. Väčšina zamestnancov bude pracovať aj počas dní medzi koncom výplatného cyklu a koncom vykazovaného obdobia, a to sú sumy v dolároch, ktoré budete potrebovať na vykonanie úprav.
Uskutočnenie záznamov o časovo rozlíšených platoch
Prvé miesto, ktoré budete musieť vykonať, sa nachádza vo vašej súvahe na strane kreditnej knihy. Budete mať účet tu nazývaný "Mzdy splatné", alebo niečo v týchto riadkoch. Väčšina už tu bude suma v dolároch, čo predstavuje mzdové účtovníctvo, ktoré už bolo spracované z predchádzajúceho výplatného obdobia. Tu môžete pripočítať časovo rozlíšené platy po výpočte sumy. Vo svojom výkaze ziskov a strát na debetnej strane knihy budete mať podobný účet s názvom "Výdavky na mzdy" alebo niečo podobné. Príslušnú sumu pridáte tu. Nakoniec vo väčšine prípadov budú vaše knihy obsahovať denník, ktorý zaznamenáva každú transakciu. Po vykonaní úprav súvahy a výkazu ziskov a strát je potrebné ich prihlásiť aj do denníka. Do svojho denníka zadáte výdavkovú mzdu ako debet a platbu mzdy ako úver.
Výpočet súm pre hodinových zamestnancov
Vaša spoločnosť môže mať hodinových zamestnancov, zamestnancov zamestnaných alebo viac bežne oboch. Výpočet nesplatených čiastok, ktoré dlžíte svojim hodinovým zamestnancom, je pomerne jednoduchý. Ak budete mať formálne časové rozvrhy v papierovej alebo elektronickej podobe, môžete ich vytiahnuť, aby ste zistili, ktorí zamestnanci pracovali, ktoré hodiny. Odtiaľ vypočítajte počet odpracovaných hodín každého zamestnanca a vynásobte ich hodinovou sadzbou. Ak je vaša firma dosť malá, nepotrebujete použiť formálne časové rozvrhy. Pridajte všetky plánované hodiny, vykonajte akékoľvek potrebné zníženia pre zamestnancov, ktorí odišli skoro, prišli neskoro alebo zavolali na chorobu a potom vynásobili skutočné hodiny odpracované hodinovou sadzbou zamestnanca. Napokon, dopočítajte súčty, aby ste dospeli k údaju o celkových prírastkových hodinových mzdách.
Výpočet súm pre zamestnancov
Vypracovanie sumy časovo rozlíšeného platu pre vašich zamestnancov je o niečo zložitejšie, hoci stále nie je náročné. Platy sa zvyčajne vyjadrujú ako ročné alebo mesačné číslo, takže je potrebné ich zlomiť na sumu za dolár za deň. Pri ročnom platu môžete rozložiť celkový počet pracovných dní za rok a rozdeliť plat podľa tohto čísla. Výsledkom bude denná mzda vášho zamestnanca. Ak je mesačný plat, môžete použiť rovnakú metódu a počítať skutočné pracovné dni v mesiaci. Niektoré spoločnosti pracujú na 30-dňový mesiac na účtovné účely, avšak ak spadáte do tejto kategórie, je potrebné počítať dni až do konca účtovného mesiaca namiesto konca kalendárneho mesiaca. Akonáhle to vyriešite a dostanete dennú sumu pre každého zamestnanca, ktorý pracoval počas posledných dní v sledovanom období, môžete to celkom vyčleniť a mať číslo pre váš celkový nárast platu.
Výpočet nadčasov, provízií a bonusov
Vaša práca nie je celkom dokončená, akonáhle vypracujete základné hodinové mzdy a platy. Často tvoji zamestnanci získajú peniaze navyše v podobe nadčasov, provízií alebo bonusov a tieto musia byť tiež účtované. Ak chcete vypočítať nadčasy pre svojich hodinových zamestnancov, musíte sa obrátiť na legislatívu vášho štátu týkajúcu sa nadčasov alebo ak sa na vás vzťahuje akákoľvek kolektívna zmluva, ktorá stanovuje vyššiu prémiu za nadčasy. Niektorí zamestnanci môžu dostávať aj mzdu na pracovisku, mzdový diferenciál pre prácu nepopulárnych posunov alebo nebezpečenstvo platiť za nebezpečné dane. Budete musieť tieto sumy vypočítať individuálne pre každého postihnutého zamestnanca. Rovnakým spôsobom budete musieť vypracovať všetky provízie alebo bonusy získané vašim hodinovým a zamestnaným zamestnancom počas posledných pár dní vášho účtovného obdobia. Pripočítajú k vášmu celkovému nárastu miezd.
Choroba a prázdniny
Ďalšou komplikáciou, ktorú budete musieť riešiť, sú choré dni, platené osobné dni a platy za dovolenku. Platí to najmä vtedy, ak používate kalendárny rok ako svoj fiškálny rok, takže koniec fiškálneho roka sa zhoduje so sviatkami. Ak ponúkate platené osobné dni, zvyčajne sú to ekvivalenty denného platu pre zamestnaných zamestnancov alebo bežnej zmeny - zvyčajne osem hodín - pre hodinového zamestnanca. Nemocenské dni pracujú rovnakým spôsobom a často sú preberané cez dovolenku buď na základe osobného dňa, alebo preto, že váš personál sa legálne stal chorým. Právne predpisy o platových právach na dovolenku sa líšia v závislosti od toho, kde je vaša firma založená, ale vo väčšine prípadov sa znižuje na dennú mzdu pre zamestnancov, ktorí na dovolenku nepracujú a dennú mzdu za vyššie poplatky pre tých, ktorí to robia.
Povolenie dane a výhody
Akonáhle ste vypracovali všetky tieto súčty, budete mať číslo pre všetky vaše skutočne nahromadené mzdy. Vaša práca sa však ešte celkom neuskutoční, pretože každý dolár z tejto sumy predstavuje aj menšie percento, ktoré dlžíte vo forme štátnych a federálnych dane z miezd. Ak vaša spoločnosť ponúka výhody svojim zamestnancom alebo niektorým triedam zamestnancov, tieto dávky sa tiež považujú za zdaniteľné príjmy. Budete musieť vypracovať dennú hodnotu týchto výhod v dolároch a aplikovať ich na všetkých oprávnených zamestnancov, aby ste prišli s konečnou sumou vašich vzniknutých miezd vrátane týchto výhod. Akonáhle sú tieto na mieste, môžete vypočítať výšku dane z miezd, ktorú dlžíte. Presne povedané, to nie je súčasťou úpravy pre časovo rozlíšené mzdy, ale budete musieť upraviť svoje daňové účty rovnakým spôsobom, pretože to všetko je súčasťou tej istej úlohy.
Povolenie výdavkov na spracovanie miezd
Ak používate externú spoločnosť na spracovanie vášho mzdového účtu za vás, je tu jedna záverečná čiastka, ktorú musíte zaúčtovať. To je suma, ktorú zaplatíte za spracovanie miezd, ktoré sa budú líšiť v závislosti od toho, ktorý poskytovateľ používate a zvoleného programu služieb. Zvyčajne sa vaše poplatky budú vzťahovať na jedného zamestnanca na mesiac, takže výpočet sumy za deň je približne rovnaký ako výpočet dennej čiastky za mesačnú mzdu. Vynásobte sumu na zamestnanca počtom zamestnancov, rozdelte tento počet o počet dní v mesiaci a potom vynásobte túto dennú čiastku za deň za počet zostávajúcich dní na konci mesiaca. Ak je vaša spoločnosť malá, môžete túto sumu zahrnúť priamo do celkovej sumy pre časovo rozlíšené mzdy. Vo väčších spoločnostiach máte pravdepodobne samostatný účet výdavkov na mzdy, ale rovnako ako pri daniach zo mzdy, má zmysel vypočítať a účtovať túto sumu, zatiaľ čo už robíte svoje časovo rozlíšené mzdy.
Ako upraviť položky pre časovo rozlíšené platy
Teraz, keď ste vyčerpali všetky čiastky dolára, ste konečne pripravení vrátiť sa do kníh a vykonať potrebné úpravy. Najprv sa vráťte na účet "Splatné mzdy" na strane úveru svojej súvahy alebo na akýkoľvek účet, ktorý sa vo vašich knihách nazýva. Už budete mať záznam o predchádzajúcom období platenia, ktoré už je spracované a účtované. Teraz umiestnite nový záznam tam s popisom "Úprava položky" a pridajte mzdy, ktoré ste vypočítali za posledné dni obdobia. Ak budete knihy udržiavať sami, môžete byť viac informatívni a označiť ich ako "Upraviť vstup pre časovo rozlíšené mzdy" alebo niečo podobné, ktoré vám pomôžu lepšie spomenúť na to, čo ste urobili. Teraz prejdite do výkazu ziskov a strát a zadajte úpravu záznamu presne rovnakým spôsobom na debetnej strane knihy. Nakoniec zaznamenajte oba tieto nastavovacie položky do denníka. Ak používate počítačový účtovný program alebo manuálny systém s jedným zápisom, správne sumy sa môžu preniesť do časopisu bez toho, aby ste to museli robiť.
Poklesy zapomienky na úpravu záznamov o časovo rozlíšených platoch
Ak si ponecháte svoje vlastné knihy alebo použijete účtovníka, ktorý nie je formálne vyškolený, je možné tieto úpravy prehliadnuť uprostred stresu a zásahu robiť svoje koncové, štvrťročné alebo mesačné správy. To platí najmä vtedy, ak sa váš fiškálny rok konca zhoduje s kalendárnym rokom, takže sa na to zúčastňujete a zároveň sa snažíte držať krok s vašimi osobnými povinnosťami počas prázdnin. Je to úplne zrozumiteľné, ak ste zmeškali úpravy, ale to neznamená, že nie ste zodpovední za udržiavanie svojich kníh správne.
Udržiavanie chýbajúcich alebo nepresných kníh môže mať niekoľko dôsledkov. Veritelia alebo potenciálni investori môžu byť opatrní a správne, ak nájdu nepresnosti vo vašich financiách. To tiež znamená, že nepracujete s presnými informáciami, čo sťažuje plánovanie manažmentu. Ak ste na trhu, kde je nábor zamestnancov už výzvou, reputácia za hromadnú mzdu nepomôže vašej veci. Nakoniec, nesprávne vypočítanie daní zo mzdy môže mať za následok pokuty a nežiaducu pozornosť od štátnych daňových úradov alebo IRS. Vykonanie úprav vyžaduje trochu práce z vašej strany - alebo účtovnej časti - ale stojí za to snažiť sa o to správne.
