K vašim zamestnancom musíte byť informovaní o kritických informáciách o vašej firme, ako sú zmeny v pravidlách alebo oznámenia o nadchádzajúcich stretnutiach. Jedným zo spôsobov, ako získať informácie, je vypracovanie poznámky. Poznámky sú jednoduché dokumenty, ktoré poskytujú dôležité informácie. Oznamujú vašim zamestnancom, ako prvé je to, odkiaľ je spomienka, kto je adresovaná a čo je o tom, potom telo zverejní správu v telo poznámky. Napíšte vzorovú poznámku na použitie šablóny pre budúce poznámky.
Otvorte nový dokument v textovom procesore počítača. Zadajte príkaz "TO:" a uveďte zátvorky alebo iný ukazovateľ, ktorý ukáže, že meno osoby musí byť uvedené do tohto poľa. Dvakrát stlačte tlačidlo Enter, čím začnete nový riadok. V druhom poli zadajte "FROM:" a uveďte zátvorky, aby ste ukázali, že meno odosielateľa musí ísť do tohto poľa. Dvakrát stlačte klávesu Enter, aby ste spustili nový riadok a napíšte "RE:" alebo "SUBJECT:" a uveďte zátvorky, aby ste naznačili, že predmet správy musí byť vyplnený tu.
Dvakrát stlačte klávesu Enter a pomocou klávesu podčiarknutia vytvoríte celú líniu po celej stránke. Týmto sa rozlišuje medzi úvodným poľom a vysvetľujúcim poľom - alebo textom poznámky - ktoré sa uvádza nižšie.
Napíšte vetu alebo dve pod riadok vytvorený v kroku 3, aby ste vysvetlili, že poznámkový blok musí použiť tento priestor na vysvetlenie predmetu poznámky v plnom rozsahu.
Na koniec vzorovej poznámky uveďte medzeru, aby dramatér podpísal svoje meno a zaznamenal všetky prílohy k poznámke.
