Efektívna komunikácia so zamestnancami je jednou z úloh manažérstva. Na rozdiel od osobného rozhovoru, v ktorom môže byť správa prispôsobená osobe, ktorá ju prijala, keď hovoríte so zamestnancami ako celkom, musíte hovoriť v štýle, ktorý je vhodný pre každého. To môže byť obzvlášť ťažké pri písaní negatívnej poznámky - kritickej alebo ktorá prináša zlé správy. Vytváranie takýchto chýb vyžaduje, aby manažér bol priamy, ale aj taktný. Cieľom by malo byť povzbudiť svojich zamestnancov, aby zmenili svoje kroky bez toho, aby priniesli zlé pocity.
Najprv doručte zlé správy. Pri písaní negatívnej poznámky je všeobecne najlepšie dostať sa k zlým novinkám hneď. Zahrnutie značného množstva vedenia do správy má niekoľko nevýhod: po prvé, môže to znieť, akoby ste sa zastavili; po druhé, niektorí zamestnanci môžu prestať čítať predtým, ako sa dostanú do bodu spomienky; a po tretie, ak sa očakáva správa, mnohí zamestnanci napriek tomu preskočia úvod. Tón tejto časti by mal byť jednoduchý a fakty jasne stanovené. Pokúste sa vyhnúť hnevu alebo nadmernej negativite.
Ponuka povzbudenia. Po tom, ako ste vyložili zlé správy, posuňte tón a zameranie svojej poznámky tak, aby boli trochu optimistickejšie. Ak bol váš list kritický, ponúknite slová chvály a povzbudenia. Ak ste priniesli nepríjemné správy, zdôraznite pozitívne. Cieľom vašej práce ako manažéra je viesť, úloha, ktorá nie je nikdy dôležitejšia ako v čase ťažkostí.
Predložte riešenie. Jedným z problémov, s ktorými sa zamestnanci často stretávajú pri prijímaní negatívnej nóty, nie je vedieť, aké kroky ich vedúci v súčasnosti chce. V tretej a poslednej časti listu uveďte jasný postup, ktorý môžu zamestnanci prijať na zlepšenie situácie. Tento pokyn by mal poskytnúť zamestnancom jasné kroky a mal by byť dodaný optimistickým tónom.
Prečítajte si to nahlas. Pred odoslaním poznámky by ste sa mali pozrieť a potom si ju prečítať nahlas. Prečítajte si to nahlas najprv pre seba a potom pre aspoň jednu ďalšiu osobu, ktorá môže poskytnúť spätnú väzbu. Pozorne počúvajte svoje vlastné slová a pokúste sa počuť akýkoľvek jazyk, ktorý by sa mohol nesprávne interpretovať. Po vykonaní týchto korekcií by ste mali písmeno opraviť na gramatiku, interpunkciu a pravopis - aby ste ukázali svojim zamestnancom, že písmeno ste písali opatrne.
