Neziskové organizácie podliehajú kontrole zo strany rôznych zainteresovaných strán, pretože sa spoliehajú na charitatívne darcovstvo alebo preto, že majú status oslobodený od dane. Aby ste zabezpečili, že vaše nákupné postupy budú prehodnotené médiami, darcami, internou daňovou službou alebo inými zainteresovanými stranami, je dôležité vytvoriť politiky obstarávania, ktoré by zabránili prípadným konfliktom záujmov alebo nedostatku transparentnosti.
Viacnásobné ponuky
Niektoré neziskové organizácie vyžadujú, aby nákupy nad určitú úroveň dolára boli ponúkané na predloženie cenovej ponuky, pričom organizácia prijímala viacero cenových ponúk pre rôznych dodávateľov. To pomáha znižovať pravdepodobnosť, že nákupný agent, vedúci oddelenia alebo výkonný riaditeľ môže odmeniť zmluvu s priateľom, rodinným príslušníkom alebo obchodným partnerom, ktorý ponúka osobnú odmenu alebo úplný úplatok. Toto tiež zabraňuje tomu, aby dlhoročný dodávateľ mohol každoročne zvyšovať sadzby alebo znižovať služby, pretože vie, že nemá konkurenciu.
Nízka cenová ponuka vs najlepšia cenová ponuka
Zásady obstarávania môžu vyžadovať, aby vaša organizácia dosiahla najnižšiu ponuku na projekty, služby alebo tovar alebo vám umožnila dosiahnuť najlepšiu ponuku. Najlepšia ponuka nemusí byť najlacnejšia, ale organizácia by mohla poskytnúť lepšiu hodnotu. Napríklad jedna športová marketingová firma môže ponúkať prevádzkovanie 10-kilometrového preteku charitatívnej cesty za nižší poplatok než iná firma, ale ten, kto bude mať vyššiu ponuku, môže mať viac skúseností s pretekmi na ceste a má viac kontaktov, ktorí by mohli kúpiť sponzorstvo. V niektorých prípadoch môže nezisková organizácia povoliť, aby zmluva prešla do inej než najnižšej ponuky, pokiaľ je zmluva v rámci určitého percenta z najnižšej ponuky a nákupný agent, vedúci oddelenia alebo vedúci oddelenia môžu preukázať dôvody, prečo má najnižšia ponuka nie je najlepšia ponuka.
Žiadosti o návrhy
Ako súčasť vašich pravidiel obstarávania vytvorte a zadajte žiadosť o návrhy na projekty, služby alebo tovar väčší ako konkrétna suma v dolároch. RFP je štandardným postupom, ktorý využíva podniky, ktoré oznamujú potenciálnym uchádzačom rovnaké objektívne požiadavky na zmluvu. RFP pomáhajú neziskovým organizáciám robiť z ponuky jablká na jablká porovnania ponúk.
Konflikt záujmov
Ak chcete zabrániť zvýhodňovaniu alebo zvýhodňovaniu, požiadajte svojich členov a riadiacich pracovníkov, aby mali priateľov, členov rodiny alebo obchodných partnerov, ktorí predávajú tovar alebo služby, ktoré si kúpite. Mnohé neziskové organizácie majú pravidlá, ktoré zakazujú organizácii obchodovať s podnikmi, ktoré majú úzke väzby s kľúčovými zainteresovanými stranami. Pred schválením veľkých zmlúv zdieľajte názvy potenciálnych obchodných partnerov s kľúčovými zainteresovanými stranami, aby ste zistili, či niektorý z nich má konflikt.
priehľadnosť
Keďže neziskové organizácie nekonkurujú s ostatnými spoločnosťami so ziskom, majú väčšiu slobodu zverejňovať obchodné informácie s verejnosťou. Uistite sa, že vaše pravidlá obstarávania sú na vašej stránke dostupné verejnosti. Zahrňte informácie týkajúce sa veľkých nákupov do správy treasurera, ktoré boli poskytnuté správnej rade na zasadnutiach správnej rady.
udržateľnosť
Možno budete chcieť dať prednosť podnikom, ktoré používajú "zelené" obchodné praktiky. To môže zahŕňať spoločnosti, ktoré verejne stanovili a preukázateľné iniciatívy na zníženie spotreby energie a vody, recykláciu, používanie organických a netoxických materiálov alebo zníženie obalov.
