Štruktúra obstarávateľskej organizácie sa pohybuje od jednej osoby zodpovednej za nákup do veľkého centralizovaného oddelenia alebo decentralizovanej organizácie s odborníkmi na obstarávanie, ktorí pracujú na samostatných miestach alebo obchodných jednotkách. Získanie správnej štruktúry je nevyhnutné, pretože zákazky zvyčajne predstavujú polovicu výdavkov organizácie podľa Referencie pre firmy. Takisto zohráva dôležitú úlohu v konkurenčnej stratégii spoločnosti.
Individuálna zodpovednosť za nákup
V začiatočnej alebo malom podniku môže jedna osoba, ako napríklad finančný riaditeľ, prevziať zodpovednosť za obstarávanie. Alternatívne môžu jednotliví členovia manažérskych tímov, ako napríklad výrobný manažér, kancelársky manažér alebo marketingový manažér, nakupovať produkty alebo služby na splnenie svojich vlastných požiadaviek na oddelenie. V tomto scenári by spoločnosť nemala konzistentný postup nákupu a chýbala by kúpnu silu na vyjednávanie lepších obchodov od rozdrobenej skupiny dodávateľov.
Nákupné oddelenie
V priebehu rastu môže spoločnosť vymenovať manažéra pre obstarávanie s odbornou kvalifikáciou. Spoločnosť môže tiež prijať jedného alebo viacerých asistentov nákupu, ak sa rozširuje rozsah obstarávania. Manažér alebo tím preberá zodpovednosť za nákup dodávok pre všetky oddelenia, diskutuje o ich požiadavkách, identifikuje dodávateľov a spracúva objednávky. Prostredníctvom koordinácie obstarávania môže spoločnosť umiestniť väčšie objednávky s preferovanými dodávateľmi. Môže byť schopná vyjednať nižšie sadzby a zaviesť konzistentné normy kvality pre dodávateľov.
Centrálna nákupná štruktúra
Spoločnosti s viacerými miestami, prevádzkovými divíziami alebo obchodnými jednotkami majú možnosť výberu z prevádzkových centralizovaných alebo decentralizovaných štruktúr. V centralizovanom modeli preberá jednotné oddelenie obstarávania zodpovednosť za nákup v mene spoločnosti. Oddelenie, ktoré môže pozostávať z riaditeľa nákupu, manažérov a asistentov, zavádza štandardné postupy a postupy v celej organizácii s cieľom znížiť náklady, zvýšiť efektívnosť nákupu a dosiahnuť konzistentnú kvalitu. Na zlepšenie služby na rôznych miestach môže oddelenie vymenovať špecialistov zodpovedných za nákup konkrétnych kategórií dodávok.
Decentralizovaná štruktúra obstarávania
V decentralizovanom modeli spoločnosť deleguje nákupné právomoci na miesta a divízie. Manažéri obstarávania a asistenti nakupujú zásoby pre miestne potreby, aj keď môžu získať podporu od malej centrálnej jednotky. Zatiaľ čo decentralizovaná štruktúra poskytuje autonómiu a znižuje prekážky, môže to viesť k neefektívnosti nákupu, k nekonzistentným normám a zvýšeniu celkových obstarávacích nákladov.
Strategický model získavania zdrojov
Spoločnosti, ktoré potrebujú základné dodávky, ako sú kritické inžinierske komponenty, alebo chcú harmonizovať kvalitu v celej škále dodávateľov, prešli z tradičných postupov obstarávania do dlhodobých vzťahov so strategickými dodávateľskými partnermi. Členovia obstarávacieho tímu, ktorí sú zodpovední za strategické získavanie zdrojov, sa zameriavajú na kritické dodávky a ponechajú nákup komoditných dodávok ostatným členom tímu. Tím strategického obstarávania umiestňuje dlhodobé dodávateľské zmluvy a spolupracuje s dodávateľskými partnermi na zníženie nákladov, harmonizáciu úrovne kvality a produkcie a realizáciu spoločných projektov rozvoja produktov.
