Plán obstarávania projektov opisuje a dokumentuje všetky nákupy od externých dodávateľov, ktoré budú potrebné na podporu potrieb konkrétneho projektu. Projekt môže vyžadovať počítače, papier alebo iné dodávky v závislosti od charakteru projektu. Načrtnutie potrieb projektu a spôsob obstarania dodávok umožní primerané plánovanie a rozpočet. Dobrý plán obstarávania tiež poskytne konkrétne kroky na to, ako iniciovať a vykonávať nákupy. Tým sa zabezpečí, že všetky ponuky budú poskytnuté spravodlivo a sú v najlepšom záujme spoločnosti.
Definujte požiadavky plánu. Zahrňte všetky ciele plánu. Napríklad získavanie tovaru od najlepších dodávateľov za najnižšie náklady.
Uveďte tím pre obstarávanie. Tento zoznam bude obsahovať všetky strany, ktoré budú zahrnuté do rozhodnutí o verejnom obstarávaní. Zahrňte mená a kontaktné informácie pre každú osobu alebo skupinu.
Doklad o odôvodnení obstarávania. Uveďte dôvody, prečo sú spotrebný materiál potrebné a ako budú použité. Identifikujte položky, ktoré budú obstarané počas životnosti projektu. Zahrňte množstvo potrebných položiek.
Vytvorte časový riadok, ktorý identifikuje všetky nákupy, ktoré sa uskutočnia počas dĺžky projektu. Nákup hromadných dodávok alebo v určitých obdobiach roka môže viesť k úsporám. Zahrňte tieto špecifiká ako súčasť časového riadku.
Definujte proces výberu dodávateľa. Zahŕňa všetky kroky potrebné na získanie cenových ponúk. Určte minimálny počet ponúk, ktoré sa získajú pred výberom dodávateľa. Uveďte všetky zmluvy alebo platobné podmienky, ktoré musíte dohodnúť pred výberom dodávateľa.
Vytvorte zoznam úloh, ktoré by ste mali vykonať na zakúpenie položky. Určte všetky dokumenty, ktoré musia byť vyplnené pri spracovaní nákupnej objednávky. Nákupné príkazy môže byť potrebné schváliť manažmentom.
Tipy
-
Pravidelne preverujte plán obstarávania. Zmeny podmienok dodávateľa a iných faktorov na trhu môžu mať pozitívny alebo negatívny vplyv na plán. Upravte plán tak, aby najlepšie vyhovoval potrebám firmy.
