Jednotlivci a podniky majú pri výbere vybavenia rôzne možnosti. Niektoré možnosti ponúkajú vysokú úroveň bezpečnosti, zatiaľ čo iné umožňujú vysokú hustotu súborov. Množstvo miesta, ktoré máte, citlivosť súborov a vaša preferencia fyzických alebo elektronických záznamov ovplyvňujú váš výber archivačných zariadení.
Zariadenia na fyzické archivovanie
Kartotéky
spisovacia skrinka je kancelárska základňa. Štyri zásuvky umožňujúce bočné uloženie súborov sú štandardné. Podľa spoločnosti Smead, spoločnosti na správu dokumentov, archivácie sú prospešné, ak potrebujete uchovať záznamy bezpečne. Pretože tieto skrinky môžu byť uzamknuté, spoločnosť môže obmedziť prístup k citlivým súborom pričom stále umožňujú zamestnancom a návštevníkom vstúpiť do miestnosti.
Zo všetkých možností fyzického vybavenia pri archíve sú skrine obyčajne Najdrahšie a majú najviac obmedzená kapacita, Spoločnosť Smead poznamenáva, že štyri zásuvkové skrinky, ktoré zaberajú oblasť na ukladanie údajov o veľkosti 6 stôp, môžu obsahovať približne 8,448 priečinkov.
Otvorené regály
Alternatívou k archivom je otvorené regály. Jednotky sú podobné ako otvorené knižnice a sú špeciálne navrhnuté pre výšku a šírku priečinkov. Návrh umožňuje používateľom ľahký prístup k súborom a môže byť buď stacionárne alebo byť mobilné ak sú na dno pripojené valčeky.
Otvorené regály šetria miesto a peniaze. Spoločnosť Smead poznamenáva, že zariadenie na podávanie políc je obvykle tri krát menej nákladné ako kartotéky. V porovnaní so štyrmi zásuvkami je sedemstupňový otvorený regál 80 percent viac kapacity, Mobilné regály môžu byť umiestnené vo vyššej hustote a ponúkajú o 405% väčšiu kapacitu ako skrinky.
Tipy
-
Okrem pilinového zariadenia budete potrebovať aj iné dodávky ako sú súbory súborov, štítky a karty koncov, aby sa správne vykonávala fyzická funkcia systému.
Zariadenia na digitálne archivovanie
Externé zariadenia
Je vhodné použiť na ukladanie súborov interný pevný disk počítača, ale riskujete stratu informácií, ak je pevný disk poškodený alebo fyzicky poškodený. Na zmiernenie tohto rizika môžu užívatelia chcieť zálohovať dáta na externé zariadenia. Spoločnosť PC World odporúča zálohovať kritické súbory na externý pevný disk a použitím a palcový pohon preniesť súbory podľa potreby.
Tipy
-
Používatelia môžu tiež zálohovať údaje do služby založenej na cloudových službách, ako je napríklad Disk Google alebo Dropbox, ktorý nevyžaduje žiadne ďalšie zariadenia.
servery
Podniky, ktoré chcú viacerým stranám mať prístup k rovnakým údajom, môžu chcieť investovať na server. Servery fungujú ako centrálny úložisko pre mnohé súbory používateľov. Spoločnosť PC World poznamenáva, že podniky môžu na serveri hostiť viacúčelové aplikácie - napríklad databázy a systémy plánovania podnikových zdrojov. To uľahčuje veľké množstvo jednotlivcov prístup do tých istých súborov. Údaje servera je možné zálohovať na externé zariadenie alebo cloud pre zvýšenú bezpečnosť.
Fyzické servery vyzerať podobne ako high-end PC. Alternatívne si podniky môžu vybrať cloud-based hosting služby - Služby Amazon Web Services, služby Windows Azure a Rackspace Cloud Services sú všetky možnosti, ktoré nevyžadujú fyzický server.
