Minulé stretnutia sú organizované záznamy účastníkov stretnutia a diskutované témy. Zápisy slúžia ako užitočný odkaz diskusií a rozhodnutí, ako aj podporný dokument pre interné odporúčania.
Zahrnuté položky
Otvorenie zápisníc zo stretnutí zahŕňa zoznam účastníkov. Taktiež zaznamenáva dátum, čas a nastavenie stretnutia. Počas stretnutia sa témy prezentujú na diskusiu a niekedy sa hlasuje alebo sa rozhodne. Následné minúty odkazujú na účastníkov zapojených do každej témy. V zápisnici sa tiež berú na vedomie nápady predložené na diskusiu a predstavujú každú kľúčovú myšlienku. Hlasy alebo rozhodnutia, spolu s usmernenými akčnými krokmi, sú zahrnuté aj v priebehu niekoľkých minút.
Typy stretnutí
Účastníci neformálnych schôdzí pracovných skupín alebo výborov často berú svoje poznámky. Jeden člen môže dokonca rozdeliť hodnotenie stretnutia na iných účastníkov. Organizované a štruktúrované zápisy z stretnutí sa však zvyčajne používajú iba na formálne stretnutia. Zápisnice sa zvyčajne uchovávajú na schôdzach organizačných výborov, na zasadnutiach správnej rady, na schôdzach vládnych agentúr alebo kancelárií a na verejných schôdzach Tajomník alebo administratívny personál zvyčajne berie poznámky a pripravuje zápisnicu.
Referenčné použitie
Členovia pracovných skupín alebo výborov často používajú ako referenciu zápisnicu. Zápisy vedú každú osobu, ktorá sa zaoberá ich úlohami pri vykonávaní rozhodnutí. V nastaveniach spolupráce minuty tiež pomáhajú vedúcim osobám držať každého zodpovedného za svoju úlohu. Ak člen tímu nedokáže uskutočniť dohodnutú akciu, môže ho dostať na vedomie. Zápisy zo stretnutí vlády alebo verejných organizácií tiež spĺňajú povinnosť verejných orgánov poskytovať informácie obyvateľstvu, ktorému slúžia, a poskytovať záznamy o oficiálnych záležitostiach.
Dokumentácia Používanie
V niektorých prípadoch sa minúty stretnutí používajú aj ako podporný dokument. Organizačné výbory často diskutujú o problémoch, rezolúciách a akciách a potom formálne odporúčania pre väčšiu radu alebo orgán. Zápisy sú často pripojené k podaniu na preukázanie rozhovorov, ktorých sa zúčastnil výbor. Na vysokej škole napríklad školy alebo odbory vzdelávacích programov zvyčajne predkladajú zápisnicu z poradného výboru na podporu návrhov kurikula.
