Napísanie nákupnej politiky sa môže zdať ako plytvanie časom, najmä v malej spoločnosti. Ale mať formálnu politiku, ktorú všetci zamestnanci pochopia, vám pomôže zabezpečiť, že vaše prevádzkové peniaze trávite rozumne. Ako ste sa rozrastajú, písomné pravidlá budú rozhodujúce pre váš úspech. Napíšte svoju nákupnú politiku s tými, ktorí ju budú používať. Ak nie sú schopní porozumieť pravidlám, alebo ak je proces príliš komplikovaný alebo nepríjemný, zamestnanci sa stanú frustrovaní a s väčšou pravdepodobnosťou buď urobia chyby, alebo úmyselne ignorujú politiku, aby si túto prácu vykonali.
Rozhodnite sa, kto bude mať oprávnenie nakupovať v mene spoločnosti. Nastavte akékoľvek obmedzenia pre nákupný orgán a určte, kto bude kupovať nad týmito limitmi.
Napíšte pokyny pre výber dodávateľov. Určte, ako bude proces ponúkania cien fungovať a koľko ponúk sa musí získať pre každú príležitosť. Vysvetlite všetky kritériá, ktoré by kupujúci mali použiť na vyhodnotenie ponúk. Kritériá môžu zahŕňať cenu, kvalitu, poistenie, dĺžku prevádzky predajcu a ďalšie.
Uveďte okolnosti, za ktorých môžu zamestnanci uzavrieť zmluvu. Prepracujte proces schvaľovania zmluvy a prideľte oprávnenie na podpisovanie zmluvy. Nastavte maximálny zmluvný limit. Stanoviť, ako často je potrebné hodnotiť pravidelné zmluvy o poskytovaní služieb.
Nastavte pravidlá prijímania darov a stravovania od predajcov. Niektoré spoločnosti povoľujú jedlá, ale nie darčeky, zatiaľ čo iné spoločnosti dávajú dary až do určitej hodnoty v dolároch. Niektoré spoločnosti umožňujú skupinové darčeky, ale nie osobné darčeky a niektoré zakázané darčeky predajcov úplne.
Vytvorte politiku konfliktu záujmov. Niektoré spoločnosti zakazujú zamestnancom nakupovať od predajcov, u ktorých majú záujem: iní rozšíria zákaz na spoločnosti, v ktorých má záujem blízky priateľ alebo rodinný príslušník. Ani iní neuplatňujú také obmedzenie.
Vytvorte usmernenia o dôvernosti. Stanoviť, aké informácie sa považujú za dôverné a stanoviť časové obdobie, počas ktorého sú zamestnancom, ktorí majú tieto informácie k dispozícii, zakázané ich uvoľňovanie.
Vysvetlite svoj systém objednávania. Uveďte pokyny na písanie a vydávanie objednávok. Ak váš počítačový systém umožňuje nastaviť minimálnu úroveň zásob a upozorniť na nákup po dosiahnutí týchto úrovní, vysvetlite, ako to urobiť. Ak vaše obchodné skladuje tovar s použitím čiarového kódovania alebo iného počítačového systému, poskytnite pokyny na zmenu existujúcich produktov a nastavenie nových.
Dokumentujte politiku, ktorú budú využívať ďalší zamestnanci, ako napríklad pracovníci prijímaní, aby upovedomili nákupných pracovníkov o chýbajúcich, poškodených alebo nesprávnych zásielkach.
Tipy
-
Možno budete chcieť, aby vám právny zástupca skontroloval akýkoľvek zmluvný dokument ešte predtým, ako ho podpíšete.
Politiky tlače na papier s logom.
Výstraha
Verejne obchodované spoločnosti majú zvyčajne prísne politiky týkajúce sa konfliktu záujmov. Obráťte sa na právneho zástupcu, ak píšete nákupnú politiku pre verejnú spoločnosť.
