Či už bola schôdza s kolegami alebo súťažiacimi, vždy ste mali radšej zhrnúť to, o čom sa diskutovalo a najmä to, čo bolo rozhodnuté, a písomne to urobiť čo najskôr. Môžete kombinovať príslušné položky z knižnice obchodných dokladov, ako je napríklad dokument o spoločnosti "Inc." Webová stránka časopisu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Poznámky alebo iné záznamy zo stretnutia
-
Dokumenty, na ktoré sa odkazuje alebo ktoré sú rozdelené na stretnutí
Začnite s priateľským, ale jasným zhrnutím dátumu, času a miesta stretnutia, ktorí sa zúčastnili v akých kapacitách a stručnom vyjadrení účelu stretnutia. Napríklad: "Drahý Mike: Ďakujem, že ste včera ráno strávili spolu so mnou a Stevom z nášho umeleckého oddelenia a diskutovali o plánoch pre redizajn vášho balenia."
Preskúmajte, aké dokumenty a materiály boli prezentované na stretnutí a všetky významné témy diskusií o nich: "Som rád, že ste Steveovi nápady zaujímali toľko, koľko som urobil." Súhlasili sme s tým, že šesťuholníkový kartón prináša vášmu produktu významnú zmenu, funkcie, ktoré pridávate v budúcom roku, ale stavba, ktorá ležia horizontálne na poličke, bude stabilnejšia a umožní nám dosiahnuť obidva konce len mierne konvexné miesto namiesto jedného bytu a druhý rozšírený bod bez reálneho spojenia s produktu."
Poskytnite správy o všetkých bodoch akcie odsúhlasených na schôdzi: "Steve sa zaviazal, že dnes budeme mať nové dizajnérske špecifikácie na našej výrobnej jednotke a mali by mi dať do konca týždňa nové údaje o cenách horizontálneho kartónu. a budem obaja sklamaní, ak tieto čísla nebudú o najmenej o 20 percent nižšie ako odhady, ktoré sme mali včera pre zvislé, vysoko zašpicatené kartóny, pretože výroba bude symetrická a menej zložitá, aby sa zmestili. rozhodnutie o tom, či bude pracka na opasek vytlačená alebo reliéfna, a či chcete, aby na ňom bol kovový atrament, skôr než budeme môcť zvýšiť náklady."
Stanovte si časové línie pre ďalšie kroky všetkými stranami: "Všimol som si, že ste si mysleli, že by ste mohli prijať tieto rozhodnutia dnes alebo zajtra. To nám dovolí vrátiť sa k vám do pondelka v pondelok s údajmi o nákladoch dostatočne pevné, aby sme mohli začať formalizovať zmluvu."
Zatvorte list ako priateľský spôsobom, ktorý zodpovedá charakteru stretnutia, a prepracujte plány na akékoľvek ďalšie schôdzky, ktoré ste naplánovali: "Vždy je to potešenie, keď sa s Vami stretávam. Urobím obed utorok v kancelárii v kalendári, keď prinesiem figurínu, na ktorej Steve pracuje, prosím, dajte mi vedieť, či sa Jan skutočne môže pripojiť k nám."
Tipy
-
E-mail je v poriadku ako spôsob, ako poslať spätnú väzbu v čo najdokonalejšom čase, ale je vždy najlepšie zasielať aj rozmnoženinu, najmä ak stretnutie zahŕňalo viacero spoločností a záležitosti, ktoré budú neskôr formalizované v zmluvách a objednávkach. Odošlite kópie spätného listu každému, kto sa zúčastnil stretnutia, alebo je uvedený v liste menom, funkciou alebo oddelením.
