Sú chvíle, kedy vy a vaši zamestnanci potrebujete pár peňazí v hotovosti, aby ste zaplatili za menšie obchodné náklady. Možno budete musieť kúpiť niekoľko kancelárskych potrieb, platiť za dort na niekoho narodeniny alebo jednoducho nájsť malú zmenu pre parkovacie merače, napríklad. Väčšina podnikov používa drobné hotovosti za to, monitorovanie platieb v malom pokladni. Budete potrebovať nomináciu malého správcu hotovosti, zvyčajne účtovníka, účtovníka alebo iného nadriadeného, ktorý bude v prípade potreby dohliadať na operácie a zbierať príjmy. Každý zamestnanec, ktorý si želá uskutočniť kúpu, by mal prejsť prostredníctvom tohto zástupcu, namiesto toho, aby mal každému zamestnancovi otvorený malý pokladničný box alebo plechovku.
Zakúpte si vyhradený notebook - malý zápisník s veľkým časopisom môže byť najlepší, pretože sa hodí do peňažnej pokladničky. Označte notebook s dátumom začiatku, názvom firmy a kontaktnými informáciami "Ak stratili, kontaktujte". Nakreslite tri vertikálne čiary na prvej strane notebooku. Označte štyri výsledné stĺpce Dátum, Nákup, Čiastka a Zostatok. Môžete to pokračovať v celom notebooku pri spustení drobnej peňažnej knihy alebo spoliehať na osobu, ktorá začína novú stránku pokračovať vo formáte.
Vymenujte počiatočný zostatok na vlastnom riadku s dátumom, ktorý ste zaznamenali. V stĺpci Kúpa označte začiatočný zostatok. Prvý nákup bude zaznamenaný na druhom riadku.
Vložte do krabice alebo kazety východiskovú sumu drobných peňazí spolu s notebookom.
Ak chcete zakúpiť, navrhnite zamestnancovi účtovníkovi alebo manažérovi, čo potrebuje a prečo. Účtovník alebo správca môže tento nápad prijať alebo odmietnuť. Ak je zamestnanec prijatý, má zamestnanec prístup k peňažnej knihe a krabici alebo cínu.
Požiadajte zamestnanca, aby predložil doklad o zaplatení. Všetky doklady uchovávajte spolu, upevnite pomocou kancelárskej spinky, na peňaženke alebo knihe. Odstrániť potvrdenia mesačne a súbor.
Pridajte do peňažného hotovostného fondu dodatočnú hotovosť tým, že sa stiahnete z účtu spoločnosti. Drobný správca hotovosti, podobne ako účtovník alebo manažér, rozhoduje, koľko by malo byť držané v drobných hotovostiach, zvyčajne pod 100 dolárov.
Tipy
-
Držte malú pokladničnú knihu a krabici alebo plechovku na bezpečnom mieste, napríklad v kancelárii účtovníka alebo manažéra alebo v kabíne. Nenechávajte ju v spoločnom priestore, ako je jedáleň alebo oblasť stretnutia. Držte drobné nákupy v hotovosti malé, za výdavky ako poštovné, parkovacie merače alebo večierky.
Výstraha
Nezaznamenávajte veľké nákupy v peňažnej pokladnici. Tieto by sa mali účtovať v hlavnej pokladnici.
