Osvedčené postupy správy zmlúv odporúčajú pravidelné audity dodržiavania zmluvných podmienok. Na rozdiel od auditov finančných výkazov, ktoré sa zvyčajne konajú každoročne, previerky zmlúv sa vyskytujú častejšie. Napríklad harmonogram auditov pre zmluvy o inžinierstve a stavebníctve často zahŕňa mesačné audity platieb, ako aj štvrťročné, polročné alebo ročné audity dlhších projektov. Úplné pochopenie postupov auditu dodržiavania pravidiel zvyšuje šancu na chyby, ktoré by inak mohli mať za následok nehospodárne výdavky a prekročenie nákladov.
Stanovenie cieľov auditu
Ak dôjde k preskúmaniu v rámci životného cyklu zmluvy, určia sa ciele auditu. Kontrolný audit, ktorý sa uskutočňuje na začiatku životného cyklu zmluvy, sa zvyčajne zameriava na hodnotenie postupov dodávateľa a vnútorných kontrol. Cieľom je zlepšiť komunikáciu a identifikovať a zefektívniť procesy s rizikom prekročenia. Audit na vymáhanie pohľadávok, ktorý sa uskutočňuje mesačne alebo pred splatnosťou konečnej zmluvy, hľadá rozdiely v fakturácii, napríklad neplatné, nadhodnotené a duplicitné poplatky. Cieľom je zabrániť chybám pri účtovaní a obnoviť preplatky.
Zostavte tím pre audit
Pri rozhodovaní o veľkosti a zložení audítorského tímu sa pozrite na veľkosť a zložitosť zmluvy. Minimálne audítorské a audítorské tímy by mali zahŕňať manažéra zmluvy, zástupcu oddelenia účtovníctva a neutrálnu tretiu stranu. Veľké alebo komplexné zmluvy však môžu vyžadovať ďalších členov tímu, ktorí sú oboznámení s postupmi riadenia zmlúv a auditmi. Ak sa v rámci auditu objavia podvodné činnosti, môže byť potrebné, aby ste dostali skúseného forenzného účtovníka alebo vyšetrovateľa podvodu.
Kontrolné postupy auditu
Kontrolný audit sa zameriava hlavne na fakturačné a platobné postupy a preventívne kontroly. Postupy zahŕňajú intenzívne preskúmanie zmluvy a oboch zmluvných dodávateľov a účtov splatných fakturačných a platobných postupov. V preskúmaní sa hľadajú primerané vnútorné kontroly, ako je oddelenie povinností, systém povoľovania a informačná bezpečnosť. Skúšky môžu zahŕňať vytváranie, spracovanie a zaplatenie vzorovej faktúry, často zavádzajúce zámerné chyby, aby sa zistilo, či existujúce kontroly sú účinné.
Postupy auditu obnovy
Mesačné audity na vymáhanie zlučujú poslednú správu o obstarávacej práci s dodávateľmi na sumy fakturované počas bežného obdobia. Audítori začínajú tým, že prehodnocujú správu o nákladoch za prácu a porovnávajú ju so zmluvnými fakturačnými a platobnými podmienkami. Na základe prítomnosti akýchkoľvek červených vlajok môžu audítori vyberať a otestovať len niekoľko alebo veľa vzorových transakcií pre rôzne typy nákladov, ako sú náklady na prácu, materiál, administratívu a režijné náklady. Transakčné testy sa zvyčajne skladajú z prepočítania a zostavovania kontrolných záznamov. Podľa audítorskej, daňovej a poradenskej spoločnosti KPMG hľadajú audítori nezrovnalosti, ako sú výrazné nadčasy, reklasifikácie nákladov, časové rozlíšenie nákladov, neobvyklé alebo chýbajúce opisy nákladov, veľké alebo nezvyčajné sumy v dolároch, náklady vzniknuté pred začiatkom zmluvy a režijné náklady na domáce kancelárie náklady.
Vytvorte správu o následných opatreniach
Po audite tím pripraví a odovzdá záverečnú správu majiteľovi firmy a dodávateľovi, zvyčajne pri osobnom stretnutí. Hoci zistenia určujú, koľko informácií obsahuje správa, zameriava sa na identifikáciu, vysvetlenie a poskytovanie odporúčaní na odstránenie nezrovnalostí alebo neúčinných postupov. Audítori tiež uvádzajú ciele, ako aj vysvetľujú postupy preverovania zmluvy a audítorských testov.
