Ako naplánovať udalosti

Podujatia sú dôležité nástroje pre podniky na rôzne účely; niektoré môžu byť interné a sú zamerané na zamestnancov, iné sú určené na marketing. Či tak alebo onak, rovnaký typ plánovania ide do udalosti a rovnaké detaily musia byť brané do úvahy, aby sa udalosť zase ako úspech. Udalosti vyžadujú starostlivé plánovanie a prípravu. Po predpísanom systéme môže pomôcť zabezpečiť, aby vaša udalosť prebiehala hladko

Určite svoj cieľ pre udalosť. Ak plánujete marketingový seminár, vaša zodpovednosť bude iná, než keby ste plánovali grilovanie spoločnosti. Uistite sa, že dostanete veľmi podrobné pokyny o tom, čo sa očakáva; existujú praktické komponenty, ako napríklad koľko ľudí prichádza a aké veľké musí byť miesto konania, ako aj faktory orientované na marketing, ako napríklad ak má táto udalosť získať klientov pre spoločnosť alebo ak je to perk pre manažment alebo iný personál.

Vytvorte rozpočet. Niekto musí zaplatiť za túto udalosť a pred začiatkom budete potrebovať schválenie. Berte do úvahy váš čas, chodbu, akékoľvek jedlo alebo dekorácie, reproduktory alebo aktivity a všetky ostatné úvahy, ktoré považujete za potrebné. Pripravte všetko v organizovanom formáte a pridržiavajte sa, keď budete robiť opatrenia.

Nastavte program. Pripravte podrobný rozvrh a prideľte správne časové obdobie pre každú aktivitu. Vytvárajte kompletný program od začiatku do konca, v prípade potreby s úvodnými a záverečnými poznámkami.

Plánovanie logistiky. Prenajať si miesto, objednať jedlo, požičať si rečníka a tlačiť pozvánky. Navštívte miesto konania a získajte konkrétny pohľad na usporiadanie, aby ste si mohli predstaviť, kde bude jedlo nastavené a ako usporiadať sedadlá a stoly. Pokúste sa udržiavať svoj rozpočet, ale urobte zmeny podľa potreby, vždy skontrolujte s vyššou právomocou pred tým, než prijmete akékoľvek záväzky.

Uverejnite udalosť. Spôsob, ako to dosiahnete, bude veľmi závisieť od typu akcie, ktorú plánujete. Pri internej udalosti je pravdepodobné, že na správnych miestach visí firemný e-mail alebo niekoľko plagátov. Marketingová udalosť si bude vyžadovať celý marketingový plán, prípadne s reklamami a určitým priamym marketingom ako pomôckami.

Tipy

Použite softvérový program na sledovanie svojich plánov; plánovanie podujatia vyžaduje vynikajúce organizačné schopnosti. Dajte školiteľovi denné alebo týždenné aktualizácie o vašom postupe, aby si boli vedomí toho, čo sa deje.