V závislosti od veľkosti udalosti plánovanie projektu podujatia vyžaduje investíciu času a peňazí. Kľúčom k úspešnému plánovaniu udalosti je mať silné organizačné schopnosti alebo zamestnať kvalifikovaný tím. Príkladom udalostí sú workshopy, diskusie a propagačné akcie.
Vytvorte tím. Každý člen tímu by mal mať silné organizačné a komunikačné schopnosti, ako aj mať k dispozícii pravidelné aktualizované stretnutia.
Vytvorte zoznam úloh s lehotami. Tento kontrolný zoznam by mal obsahovať všetky úlohy, ktoré je potrebné vykonať pre projekt udalosti. Priraďte každú úlohu členovi tímu. V závislosti od typu udalosti a zložitosti použite softvér na správu projektov alebo tabuľku, aby ste zostali organizovaní. Napríklad, ak používate tabuľku, môžete mať jeden stĺpec úlohu, ďalší je, kto je priradený a potom termín. Zahrnuté v kontrolnom zozname by mali byť položky, ako napríklad prijímanie dodávateľov, objednávanie konkrétnych dodávok, rezervácia miesta, rezervácia letu, zabezpečenie stravovania, marketingové iniciatívy a propagačné akcie, ktoré je potrebné urobiť.
Monitorujte postup. Overte s členmi tímu pravidelne, že sú v pláne dokončiť úlohy a že ste si vedomí všetkého vynikajúceho. Ak používate softvér alebo tabuľku na riadenie projektov, aktualizujte ho s pokrokom každého člena.
Pripravte rozpočet. Rozpočet by mal zahŕňať očakávané náklady a mať priestor na neočakávané výdavky. Byť reálny na náklady a uistiť sa, že každý člen tímu vie o tom, aký rozpočet musí byť splnený. Ak člen tímu musí prevyšovať rozpočet na položku v zozname, potom ho nechajte vopred informovať o predbežnom schválení.
