Správy sú rozhodujúce pre fungovanie akéhokoľvek podnikania. Môžu nechať šéfov a vedúcich pracovníkov presne vedieť, kde spoločnosť stojí na rôznych projektoch, ktoré potom môžu byť oznámené svojim nadriadeným. Formáty prehľadov plánovania vyžadujú špecifické informácie, ktoré uľahčia používanie formulárov tým, ktorí robia papierovú prácu. Dobré formy tiež dávajú planérovi priestor pre kreativitu. Plánovanie správy pred tlačou je nevyhnutné pre vytvorenie formulára prehľadu, ktorý môžete používať dlhšiu dobu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
papier
-
ceruzka
-
guma
-
Čierne permanentné atramentové pero
Zaznamenajte všetky informácie, ktoré budete musieť zahrnúť do správy na jeden kus papiera, potom tieto body položte do otázky alebo vo formáte príkazov. Nastavte túto stránku stranou. Vykonajte tento krok v počítači, ak to bude pre vás menej mätúce, ale ak si to zapíšete na kus papiera, môžete ho ľahšie odovzdať do svojho formátu v počítači, keď ste pripravení pridať ho namiesto toho, aby ste sa vrátili a medzi viacerými dokumentmi.
Vytvorte prvý hrubý návrh správy o druhom diele. Vložte logo spoločnosti do hornej časti stránky a pridajte formulár formulára veľkými tučným písmom v hornej časti. V tomto príklade budeme používať všeobecný formulár, ktorý môže byť prispôsobený pre akýkoľvek projekt.
Vytvorte prvú časť, aby ste získali informácie o konkrétnom projekte. Môže to zahŕňať, že reportér zapíše názov projektu, číslo projektu alebo akýkoľvek systém, ktorý používate na identifikáciu vášho projektu. Potom napíšte požiadavku, ktorá identifikuje, či správa je priebežná správa alebo záverečná správa o projekte. Napríklad:
Circle One:
Záverečná správa priebežnej správy
alebo:
Aký typ správy je to? ****
alebo:
Typ správy: Priebežné finále (kruh jedna)
Zadajte druhú časť o osobe, ktorá vyplní formulár. Zahrňte názov, pozíciu alebo názov, konkrétne zodpovednosti za projekt, o ktorom podávajú správy, a čo pripojí alebo zahrnie do svojej správy.
Vytvorte poslednú časť správy tým, že požiadate reportéra o podrobnejšie informácie o tom, čo bolo ukončené. V prípade predbežných správ môžete ponechať novú sekciu pre reportéra, aby ste načrtli ďalšie kroky a uveďte odhadovaný dátum ukončenia ďalšej fázy. Môžete sa tiež rozhodnúť zahrnúť do kontraktu zmluvu o zmluve, ktorá uvádza, že zamestnanci nebudú zverejňovať žiadne informácie a všetky informácie, ktoré sú uvedené, sú správne podľa ich najlepších vedomostí.
Vložte formát prehľadu do počítača pomocou programu na písanie alebo preferovaného programu a vytlačte toľko kópií, koľko chcete, alebo urobte konečný návrh a vytvorte niekoľko kópií, aby ste si udržali súbor.
Tipy
-
Môžete použiť iný počítačový softvér na vytvorenie konečného návrhu formulára prehľadu pred hromadným vytlačením. Pamätajte na to, aby ste si svojich čitateľov pamätali a rozložili informácie takým spôsobom, ktorý by najlepšie pochopil väčšina vašich zamestnancov.
