Usporadúvanie úspešného obchodného stretnutia zahŕňa nielen obsah a členov stretnutia, ale aj usporiadanie nábytku. Ak chcete efektívne usporiadať priestor na pracovné stretnutie, budete chcieť zvážiť funkciu stretnutia a vytvoriť vhodnú atmosféru a pracovný priestor pre produktivitu. Ak je miestnosť dobre usporiadaná na vaše stretnutie, spolupracovníci budú môcť pracovať a fungovať bez narušenia alebo rozptýlenia, aby mohli plne využiť dostupný čas stretnutia.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
stoly
-
stoličky
-
Prezentačné príslušenstvo
-
Zipsové väzby
-
Lepiaca páska
-
svietidlá
-
Bočné tabuľky podľa potreby
-
Potraviny a nápoje
Zvážte funkciu miestnosti a umiestnite tabuľky zodpovedajúcim spôsobom. Schôdzka v štýle diskusie by mala používať štýl okrúhleho stola a usporiadať tabuľky do kruhu alebo polkruhu, aby každý účastník mohol vidieť všetkých ostatných. Prezentácie môžu využívať zasadaciu miestnosť s jedným veľkým obdĺžnikom alebo menšie stoly v riadkoch, pričom každý účastník má rovnaký smer.
Usporiadajte si sedenie okolo stolov podľa rozloženia stola pomocou pohodlných stoličiek vhodných na dĺžku stretnutia. Tvrdé plastové stoličky by sa mali používať iba na krátke (hodinu alebo menej) stretnutia, aby zamestnanci boli sústredení a komfortní. Umiestnite dve až tri ďalšie stoličky na stranu miestnosti v prípade, že je viac hostí, než sa očakávalo, alebo sa prestávky na stoličku.
Do jasne viditeľnej oblasti v prednej časti miestnosti umiestnite akékoľvek rekvizity, ako sú pódiá, flip charty, premietacie plátna alebo prezentačné plagáty, aby každý účastník mohol ľahko vidieť. Ak budete používať letáky alebo zložky, umiestnite ich na každú stoličku pozdĺž stola alebo ich položte na stranu, aby ste sa neskôr mohli rozdeliť na stretnutie. Nedovoľte, aby tieto položky narušovali pracovný priestor alebo sa ťažko pohybovali v miestnosti, ako je napríklad stohovanie na podlahu.
Vypnite zvonenie na všetkých telefónoch v miestnosti, aby ste predišli narušeniu. ale neodpojujte telefón, aby ste mohli povoliť odchádzajúce hovory v prípade núdze. Ak sa na schôdzku používajú počítače, zviažte všetky káble so zipsom, aby ste sa vyhli zamotaniu nohami a pásky na podlahu, ktoré prechádzajú cez chodníky.
Pridajte ďalšie osvetlenie mimo osvetlenie nad hlavou do miestnosti, aby sa atmosféra zjemnila a aby sa dlhšie stretnutia znižovali vizuálne. Nastavte svietidlá na bočných stoloch, kde nebudú v ceste alebo neblokujú pohľady, ale vyhnite sa sviečkam, ktoré môžu vyžarovať jemné svetlo a vôňu, ale môžu predstavovať nebezpečenstvo.
Vytvorte malý priestor na stravovanie v rohu miestnosti alebo pozdĺž steny v blízkosti dverí, aby ste mohli dodávať balenú vodu, slané nápoje, kávu alebo občerstvenie ako sú sušienky, sušienky alebo ovocné a mäsové vaničky. Ak používate potraviny na dlhé stretnutia, vyhnite sa jedlám s vysokým obsahom cukru a uistite sa, že v okolí oblasti služieb sa nachádzajú koše, aby ste strávili stôl čistý a uklizený, keď skončí jedlo.
Tipy
-
Ak máte možnosť vybrať si zasadaciu miestnosť, pokúste sa nájsť pokojnú izbu ďaleko od nadmerného hluku a rozptýlenia, pričom stále umiestnite konferenčnú miestnosť pohodlne do kúpeľne na rovnakom poschodí budovy.
Ak je to možné, nastavte termostat v miestnosti na komfortné nastavenie, aby títo návštevníci neboli príliš horúci alebo chladný, čo spôsobuje nepríjemné pocity a rozptyľovanie, kde sa nebudú môcť sústrediť na danú úlohu.
