Spoločnosti zaznamenávajú všetky účtovné transakcie pomocou účtovných kníh. Hlavná kniha obsahuje zostatky z každého účtu, ktorý spoločnosť používa na finančné zaznamenávanie a tvorí centrálnu pozíciu pre vykazovanie finančných transakcií. Vedľajšie účtovné knihy obsahujú podrobné informácie z vybraných účtov. Zostatok každej dcérskej knihy musí zodpovedať zostatku príslušného účtu v hlavnej knihe. Existuje niekoľko výhod, keď spoločnosti používajú vedľajšie účtovné knihy.
Typy pomocných knižníc
Spoločnosti zahŕňajú do svojich účtovných systémov niekoľko typov vedľajších účtovných kníh. Spoločné dcérske knihy zahŕňajú účtovnú knihu o pohľadávkach a účtovnú závierku. Účtovná kniha o pohľadávkach zahŕňa individuálne účty, ktoré sa vzťahujú na každého jednotlivého zákazníka. Každý úverový predaj sa zaznamenáva na konkrétnom účte zákazníka spolu s každou platbou. Každý zákaznícky účet obsahuje aktuálny zostatok. Súčasné zostatky pre všetkých zákazníkov sa zvyšujú na celkovú výšku pohľadávok. Účtovná závierka zahŕňa účty jednotlivých dodávateľov pre každého dodávateľa. Každá prijatá faktúra a každá vykonaná platba sa zaznamenáva pre každý konkrétny predajný účet. Každý účet predajcu obsahuje aktuálny zostatok. Súčasné zostatky pre všetkých dodávateľov sa zvyšujú na celkovú výšku záväzkov.
Detailné informácie
Jedna výhoda použitia vedľajšej knihy obsahuje podrobné informácie uchovávané v dcérskej knihe. Každý dodávateľ uvedený v účtovníctve, ktorý je zaplatený v účtoch, obsahuje podrobné informácie o transakciách. Kniha obsahuje každú faktúru, prijatý dátum, výšku dolára a každú platbu zaslanú predajcovi.
ovládanie
Ďalšou výhodou použitia dcérskej knihy sa točí okolo úrovne kontroly spoločnosti s finančnými informáciami obsiahnutými v dcérskej knihe. Účtovná kniha o pohľadávkach umožňuje správcovi úveru a zamestnancom pohľadávok kontrolovať aktuálne zostatky každého zákazníka. Ak zákazník spochybňuje poplatok, môže zamestnanec pohľadávok pohľadávok preskúmať transakcie v tomto účte a určiť, či je spor platný.
Obmedzený prístup
Obmedzenie prístupu zamestnancov k vybraným účtom poskytuje ďalšiu výhodu použitia vedľajších účtovných kníh. Pomocou počítačových systémov môžu firmy obmedziť prístup zamestnancov k špecifickým účtom, za ktoré sú zodpovední. Ostatní zamestnanci nemajú možnosť vidieť detaily účtov obsiahnuté v dcérskej knihe. To umožňuje spoločnosti zachovávať mlčanlivosť o účtoch zákazníkov alebo dodávateľov.
