Podnikateľské písmeno nastavuje tón pre budúce interakcie. Keď budúci klient dostane obchodný list, okamžite vytvorí dojem spisovateľa a jeho organizácie. Ak je list príliš neformálny, spisovateľ môže byť nepríjemný alebo neprofesionálny. Písanie, ktoré je príliš formálne, môže vystrašiť alebo odcudziť čitateľa. Dobre zorganizovaný a dobre napísaný list vytvorí pozitívny prvý dojem.
Dobre organizovaný
Každé obchodné listy sa zaoberajú konkrétnym účelom alebo úlohou. Mohlo by ísť o žiadosť o informácie, o odpoveď na dotaz alebo o predloženie návrhu. Prvý odsek uvádza účel tohto listu. Odpovedá na novinárske otázky: kto, čo, kedy, kde a prečo. Zvyšné odseky podporujú tento účel rôznymi bodmi - kvalifikáciou, atribútmi, funkciami. Posledný odsek preberá tento cieľ a jasne načrtáva očakávania spisovateľa. Spisovateľ používa vhodné prechodové frázy, aby zabezpečil plynulé spojenie všetkých častí listu.
Jasné a stručné
Dobrý obchodný list poskytuje všetky relevantné informácie jasným a stručným spôsobom. Spisovateľ používa vhodný tón a jazyk. Zachová jednoduchú slovnú zásobu a vyhýba sa používaniu technického alebo abstraktného jazyka na zapôsobenie čitateľa. Rozlišuje dĺžku viet, odvracia sa od dlhých, nerozumných viet s nadmernými podrobnosťami. Neobmedzuje sa však na krátke, roztrúsené vety. Kedykoľvek je to možné, používa aktívny hlas namiesto pasívneho hlasu.
Dobre štruktúrované
Každý obchodný list zodpovedá formátu a požiadavkám písma spoločnosti.Vo formáte bloku je celé písmeno vľavo a oddelené, s výnimkou dvojitého medzery medzi odsekmi. Modifikovaný formát bloku sleduje štýl bloku, ale umiestni dátum a zatvára v strede. Väčšina obchodných listov obsahuje dátum, vnútornú adresu, pozvánku, predmetovú líniu, bezplatné uzavretie, podpis a prílohy. Ak je písmeno kratšie alebo dlhšie ako priemer, spisovateľ vykoná potrebné úpravy vertikálneho odstupu.
Chyba zadarmo
Pred odoslaním akéhokoľvek listu spisovateľ číta prvý návrh z hlasu. Je to vynikajúci spôsob, ako skontrolovať jazyk, ktorý znie trápne alebo neprirodzene. Používa slovník a písanie štýlov, aby skontroloval všetky hláskovanie, gramatiku a interpunkciu. Prípadne môže použiť funkciu kontroly pravopisu a gramatiky svojho programu na spracovanie textu. Dvakrát kontroluje meno, názov a adresu príjemcu.
