Vytvorenie nákupu
Proces portfólia projektov je metóda, ktorá môže maximalizovať výstupný potenciál všetkých projektov, ktoré vaša organizácia vykonala v danom čase, s obmedzením obmedzení zdrojov. Pred začatím úsilia o riadenie portfólia projektov vytvorte prostredie na pochopenie a spoluprácu medzi kľúčovými rozhodovacími orgánmi vo vašej organizácii. Proces portfóliového projektu môže zahŕňať ukončenie súčasných projektov, ktoré môžu byť úspešné a včasné v prospech projektov, ktoré majú väčší hospodársky alebo strategický vplyv na vaše činnosti. Je dôležité, aby manažéri pochopili tento koncept, aby sa vyhli akémukoľvek pocitu odporu, keď k tomu dôjde. Podporovať tímový prístup k výberu projektov namiesto identifikácie malých skupín zamestnancov s konkrétnymi projektmi. Týmto sa vyhnete pocitu odmietnutia, ku ktorému dochádza v projekčných tímoch, ktoré sa medzi novými projektmi prerozdelia alebo rozdelia.
uprednostniť
Počas procesu riadenia portfólia projektov budete prideľovať zdroje, vrátane času, peňazí, produktivity zamestnancov a technológií, na tie projekty, ktoré najviac prispievajú k ziskovosti vašej spoločnosti. Pred zvážením akýchkoľvek konkrétnych projektov vypracujte zoznam priorít, pomocou ktorých sa bude každý posudzovať. Neustále monitorujte svoj zoznam priorít a prispôsobte ho meniacim sa strategickým cieľom a vyvíjajúcemu sa podnikateľskému prostrediu. Položky, podľa ktorých môžete uprednostňovať svoje projekty, môžu zahŕňať náklady, príspevok k príjmom, vplyv na marketing, časové rámce a dosiahnutie konkrétnych cieľov.
Určte kapacitu a dopyt
Všetky organizácie čelia problému využívania obmedzených zdrojov najefektívnejším spôsobom. Zhromažďujte informácie o vašej kapacite zdrojov a zdrojových nárokoch každého projektu predtým, než použijete svoj zoznam priorít na určenie, ktoré projekty sa majú podniknúť. Celkový dopyt po zdrojoch všetkých vybratých projektov nesmie presiahnuť kapacitu vašej spoločnosti. Napríklad, ak vaša firma má desať počítačov a dvadsať zamestnancov k práci na projekte, nemôžete si vybrať portfólio projektov, ktoré si vyžadujú dvadsaťtri zamestnancov a jedenásť počítačov. Rozpočtové obmedzenia sú tiež veľkým faktorom pri určovaní optimálneho mixu projektov.
Optimalizujte projektové portfólio
Vybavený Vaším zoznamom priorít a informácií týkajúcich sa kapacity zdrojov a požiadaviek na zdroje jednotlivých projektov, ste teraz pripravení vybrať si súbor projektov, ktoré sa majú prijať, ktoré maximalizujú strategický význam pre vašu spoločnosť. Majte na pamäti, že projekty, ktoré neboli pôvodne vybrané, nie sú nevyhnutne odstránené. projekty s menšou prioritou sa môžu realizovať, keď sa zdroje uvoľnia dokončením projektov s vyššou prioritou.
Existuje niekoľko softvérových balíkov, ktoré vám pomôžu pri procese portfólia projektov, ale pre jednoduchšie portfóliá projektov môže byť použitý rozhodovací strom na vysvetlenie všetkých možností spojených s kombináciou vybraných projektov. Sledujte odkaz na konci tohto článku ako príklad stromu rozhodovania o projekte.
Najprv uveďte zoznam každého projektu spolu s jeho celkovými nákladmi a požiadavkami na zamestnancov, technológiu a ďalšie zdroje. Potom zvoľte projekty, ktoré sú najvyššie podľa projektových priorít a potom vyberte portfólio projektov, ktoré sa majú podrobiť. Pamätajte, že celkové nároky na zdroje všetkých vybraných projektov musia byť nižšie ako celková kapacita zdrojov. Keďže sa do vašej organizácie zavádzajú nové potenciálne projekty a keď sú dokončené súčasné projekty, prehodnoťte proces portfólia projektov, aby ste sa rozhodli, ktoré nové projekty si zaslúžia novo dostupné zdroje na základe aktualizovaného zoznamu priorít a zdrojov.
