Prínos organizácie trvá veľa času, ale je to veľmi uspokojivý úspech, keď je prospech úspešný. Predtým, ako plánujete niečo, určite druh výhod, ktoré zorganizujete. Ak robíte tichej aukcie, budete potrebovať darované umelecké diela; ak je to udalosť súvisiaca s hudbou, niekto sa musí obrátiť na najlepších miestnych umelcov, ktorí zvyčajne rezervujú dva až tri mesiace vopred. Každá voľba vyvoláva rôzne logistické problémy.
Predbežné plánovanie
Určte, koľko dobrovoľníkov je potrebné. Čísla sa exponenciálne množia, ak plánujete slávnostné slávnosti jedál a nápojov, ktoré je potrebné zriadiť, opra- vať a zničiť.
Vyberte miesto konania. Zohľadnite faktory ovplyvňujúce účasť - napríklad blízkosť verejnej dopravy. Vytvorte krátky zoznam troch alebo štyroch možností.
Určte, koľko peňazí sa zvýši a ako sa dosiahne cieľ.
Delegovanie podrobností
Získajte záväzky z vybraného miesta a všetkých zúčastnených umelcov. Čím zložitejšia udalosť, tým viac musíte naplánovať; dva až šesť mesiacov je normou.
Prijímať výbor priateľov, spolupracovníkov a obchodných známych na zvládnutie rôznych aspektov podujatia. Naplánujte si týždenné stretnutia, aby ste sledovali plánovanie a odviedli problémy v poslednej chvíli.
Požiadať sponzorov, aby pomohli absorbovať náklady spojené s prínosom, od cien za dvere až po potraviny a PA systémy. Väčšina sponzorov si vymenia služby za odmenu.
Snažte sa vyriešiť váš výbor, sponzor a zostavu miesta konania počas prvých pár mesiacov od jeho zorganizovania. Začnite hľadať dobrovoľníkov.
Získať slovo von
Priblížte kontakty o príprave prínosu. Ak nie je k dispozícii priestor, pripravte sa na odoslanie polovičnej tlačovej správy, ktorá obsahuje podrobnosti. V miestnej rozhlasovej stanici skontrolujte živé vzdialené vysielanie z lokality udalosti.
Pripravte si vhodný zobrazovací materiál, vrátane letákov, ručných a plagátových plagátov, aby ste mohli dobrovoľníci vycestovať alebo vyliezť. Uistite sa, že vedia, kde legálne držia letáky a plagáty.
Vytvorte webové stránky a odpovedajte na otázky o výhodách. Zahrňte hlavných sponzorov, zostavu udalostí a aktivít a ako sa darí získať finančné prostriedky.
Odráža úspech
Po skončení podujatia si sadnite svojím výborom, aby ste prediskutovali, čo funguje, alebo nie. Postupujte so sponzormi a získajte spätnú väzbu.
Odošlite karty alebo súhrnný list, ktorý môžete poďakovať dobrovoľníkom.
Uverejnite pekné informácie na webových stránkach, vrátane toho, koľko peňazí bolo vynaložených, ako sa darí príjemca a - ak ste vytvorili prebiehajúcu udalosť - podrobnosti, ktoré budúci dobrovoľníci a sponzori potrebujú vedieť pri príprave na budúci rok.
