Dôležitou súčasťou riadenia podniku je dôkladná kontrola finančných prostriedkov vašej spoločnosti. Zahŕňa to nielen správu hotovosti spoločnosti, ale aj jej dlh. Zatiaľ čo existuje niekoľko spôsobov, ako to urobiť, jedným z účinnejších je použiť systém debetného a úverového účtovníctva. Rozumiete významu debetu a úveru? Čo je dôležitejšie, chápete rozdiely medzi týmito dvoma výrazmi vo vzťahu k vašej firme a ako sú odlišné od toho, na čo ste zvyknutí ako spotrebiteľ?
Ak ste trochu rozmaznaní o rozdieloch medzi kreditmi a debetmi, nie ste sami. To znamená, že čím viac rozumiete o kreditoch a debetoch, tým lepšie pochopíte, ako vaša firma vynakladá svoje peniaze. Ak chcete skutočne získať informácie o financiách vašej spoločnosti, ale nenájdete sa v tejto oblasti, najlepšie miesto na začatie štúdia je definícia debetného a úverového.
Čo je to debet?
Debetné sú transakcie, ktoré vaše podnikanie robí, ktoré náklady na peniaze. Môže to znieť jednoducho, ale je to zložitejšie, než si to niektorí uvedomujú. Existuje niekoľko typov debetov v podnikateľskom svete a ich zmiasť môže spôsobiť problémy s vašimi knihami, ak si nie ste opatrní. Našťastie existuje jednoduchý spôsob, ako si zapamätať najbežnejšie typy debetných prostriedkov, takže sa s týmito problémami nezúčastníte.
Ak máte problémy so sledovaním toho, čo je debet, myslite na slovo DEAL. Môžete to použiť na to, aby ste si uvedomili, že všetky inkasá sú výnosy, výdavky, aktíva alebo straty. V tomto prípade sú "čerpané" výbery z hotovosti alebo akékoľvek iné nezapísané peniaze, ktoré vychádzajú z vašej firmy. "Výdavky" sú prevádzkové náklady, vrátane nákladov, ako sú napríklad služby a mzdy. "Aktíva" znamenajú peniaze, ktoré sa vynakladajú na nadobudnutie hmotného majetku, zariadenia alebo nehnuteľností. "Straty" sú to, čo znejú, investície, ktoré idú na juh, alebo iné situácie, ktoré spôsobia, že spoločnosť stratí peniaze.
V podstate akékoľvek peniaze vychádzajúce z vašej spoločnosti sú debetné. Ak sa chcete ubezpečiť, môžete túto mnemotechniku použiť na kontrolu. Môžete si ľahko uvedomiť, že peniaze čerpané z drobných hotovosti sú debetné, rovnako ako peniaze vynaložené na novú tlačiareň, nové kancelárske priestory alebo akvizície iných aktív. Výdavky na mzdy, dane a iné výdavky na podnikanie sa tiež považujú za debty, rovnako ako peniaze, ktoré stratili pri prepadnutí veľkej obchodnej investície.
Takže ak sú debty peniazmi z vášho podnikania, čo to robí z kreditov?
Čo je úver?
Ako spotrebiteľ si môžete myslieť na úver ako zabezpečenú alebo nezabezpečenú líniu dlhu, proti ktorému si požičiavate; tieto sú najčastejšie viditeľné na kreditných kartách a iných úverových líniách. Definícia úveru v účtovníctve je však iná. Keď hovoríte o financiách vašej spoločnosti, kredit je dobrá vec. to sú peniaze, ktoré prichádzajú do vašej spoločnosti, podobne ako to, ako je debetom peniaze, ktoré vychádzajú z vašej spoločnosti.
Rovnako ako v definícii debetu, existuje užitočná mnemotechnická poznámka, ktorá umožňuje sledovať, čo predstavuje úver v podnikateľskom svete: GIRLS. G znamená "zisky", ktoré predstavujú zvýšenie ceny akcií spoločnosti. I znamená "príjem", čo sú peniaze, ktoré prichádzajú do vašej spoločnosti, nepočítané ako zisk alebo príjem. To tiež znamená, že R znamená "výnos", čo sú peniaze získané predajom alebo službami. L je pre "záväzky", ktoré sú príjemom z úveru alebo iného dlhu z vonkajšieho zdroja. S je pre "akcionársky kapitál", čo sú peniaze, ktoré akcionári vložili do spoločnosti prostredníctvom investícií.
Rovnako ako všetky debetné peniaze idú z vášho podnikania, úvery sú všetky peniaze, ktoré prichádzajú. Ak si nie ste istí, použite svoju mnemotechniku a uvidíte, či peniaze spĺňajú jednu z kategórií úveru. Príjmy z predaja nových produktov? Skontrolovať. Nová pôžička na pokrytie rozšírenia vášho podnikania? Skontrolovať. Existuje zvýšená investícia akcionárov, ktorá vedie k zvýšeniu celkovej ceny akcií? To je kontrola v dvoch rôznych kategóriách.
Takže teraz, keď ste zistili, aké sú zaťaženia a kredity, na čo by ich mala použiť vaša firma?
Keď podniky používajú debet alebo úver
Použitie debetného verzus úverového záznamu je súčasťou techniky známej ako podvojné účtovníctvo. Rozdelením prichádzajúcich finančných prostriedkov z odchádzajúcich finančných prostriedkov je jednoduchšie pochopiť, čo sa deje v účtovnej knihe. Debaty sú zaznamenané v jednom stĺpci na hárku, kým úvery sú uvedené v samostatnom stĺpci vedľa debetného stĺpca. Táto štruktúra s dvoma stĺpcami vám umožní vidieť na prvý pohľad, kedy peniaze vychádzajú z vašej spoločnosti a kedy príde.
V systéme dvojitého zadania je každá transakcia uvedená samostatne na svojej vlastnej linke. Ak transakcia predstavuje debet, suma transakcie sa zapíše do debetného stĺpca pre daný riadok. Ak predstavuje kredit, suma transakcie sa zapíše do stĺpca úveru. Žiadny záznam by nemal obsahovať niečo napísané v oboch stĺpcoch; ak by transakcia mala nejako za následok debetný a kreditný kredit, dva aspekty transakcie by mali byť napísané na samostatných riadkoch tak, aby sa debet a úver zaznamenali samostatne.
Súčty kreditov a debetov v účtovníctve sa vypočítavajú samostatne. To nielenže vám pomôže vyhnúť sa matematickým chybám, ktoré by sa mohli vyskytnúť pri pokuse o spojenie jednotlivých kreditov a debetov do jednej celkovej sumy, ale tiež uľahčuje zistiť, koľko peňazí spolu ide a vystupuje.
Akonáhle máte vypočítané súčty za svoje inkasá a kredity, vypočítajte celkový vlastný kapitál vašej spoločnosti odpočítaním celkovej sumy z vášho kreditu. Ak máte viac debetov ako kreditov, skončíte s negatívnym vlastným imaním, čo si vyžaduje dodatočné finančné prostriedky na krytie; môže to znamenať likvidáciu niektorých aktív, prevzatie dodatočného dlhu alebo čerpanie finančných prostriedkov z úspor alebo iných investícií spoločností. Ak však máte viac kreditov ako inkaso, potom máte k dispozícii ďalšie finančné prostriedky na rozšírenie, financovanie nákupu nových aktív alebo investície do budúcnosti vašej spoločnosti.
Čo znamená kreditná poznámka?
Jedna vec, o ktorej sa treba dozvedieť pri riešení témy obchodných debetov a kreditov, je dobropis. Môžete si to myslieť ako na reverznú faktúru. Úverový lístok poskytuje vaša firma predávajúci alebo niekto v podobnej pozícii, keď Vám vydá kredit. Môže to byť dôsledok poškodeného tovaru, ktorý musí byť vrátený dodávateľovi alebo neuspokojujúceho servisného hovoru, ale sú to len príklady času, kedy by sa mohla vydávať dobropis.
Samotná dobropis je dokladom, v ktorom sa uvedie dôvod, prečo bol kredit vystavený a ktorý povolil úver. Úvery spojené s dobropismi často prichádzajú vo forme "úveru v obchode" alebo podobných úverových štruktúrach, ktoré dávajú vašej firme stanovenú sumu predplateného kreditu s predajcom alebo poskytovateľom služieb pri ďalšej objednávke alebo hovore. Úverový lístok slúži ako dokumentácia k tejto predplatenej čiastke a vaše účtovné oddelenie používa na zaznamenanie transakcie ako úver vo vašej knihe. Po zadaní objednávky, uskutočnení servisného hovoru alebo iným použitím kreditu sa v účtovníctve zaznamená debet, aby sa označila transakcia, ktorá využíva kredit uvedený v poznámke.
Stojí za zmienku, že aj debetné listy existujú a konajú opačným spôsobom s dobropismi. Ak vás podnik vydáva debetnú bankovku, potom ide o problém s vrátením alebo službou, ktorý mali s vašou spoločnosťou. Na úhradu debetného listu musíte buď zaplatiť vrátenú refundáciu, alebo vystaviť predplatený kredit na sumu bankovky. Samozrejme, v situácii, keď niekto nie je spokojný s položkou alebo službou poskytnutou vašou spoločnosťou, je väčšia pravdepodobnosť, že namiesto individuálneho príkazu na inkaso poskytnete dobropis. V dôsledku toho sú úverové poukážky oveľa bežnejšie a pravdepodobnejšie, že sa budú používať v priebehu obchodných rokovaní.
Dôležité informácie o obchodnom úvere
Koncept úverov vo vzťahu k inkasom je dôležitý pre účtovníctvo. Nanešťastie to niekedy vedie k trochu zmätok pre tých, ktorí nie sú oboznámení s podvojným účtovníctvom. Kvôli rôznym významom spojeným so slovom "úver" je dôležité zaoberať sa témou úverových liniek a iných foriem úverov, ktoré sú rozšírené aj na podniky. Nielenže vám to poskytne informácie, ktoré potrebujete, ak požiadate o rozlíšenie medzi týmito dvoma, ale aj pasíva sa stále považujú za úver v účtovníctve podvojného účtovníctva.
Obchodné kreditné karty a úverové linky sú podobné tým, ktoré poznáte na strane spotrebiteľov, ale sú vydané samotnej firme namiesto jednotlivca. Ak je vaša firma relatívne nová, možno budete musieť poskytnúť osobné informácie a predložiť kreditnú šeku na zabezpečenie podnikateľského úveru, pretože väčšina veriteľov nie je ochotná vydávať úvery spoločnosti, ktorá nemá žiadnu skutočnú históriu. V tomto prípade využívajú úverovú bonitu vlastníka ako spôsob, ako získať úver. To vytvára osobnú zodpovednosť za vás, ale niekedy sa to nedá vyhnúť. Keď sa vaša firma stáva viac založená a obchoduje s jednou alebo viacerými bankami, vybuduje svoju úverovú bonitu. V tomto okamihu môžete požiadať o firemné kreditné karty a iné úverové produkty vydané len na základe povesti a majetku spoločnosti.
Je dôležité, aby tieto úverové produkty boli zaznamenané ako úvery vo vašej knihe, aj keď predstavujú dlh v skutočnosti. Sú to rozšírenie kúpnej sily vašej spoločnosti, a preto vás vaša účtovná kniha považuje za rovnakú ako hotovosť v rovnakej výške. Nákupy uskutočnené s úverovými produktmi sú samozrejme zaznamenané ako inkasá a samozrejme zníženie dostupného kreditu je zaznamenané v účtovnej knihe tým, že debet znížil váš celkový disponibilný majetok (ktorý zahŕňal výšku vášho úverového rámca, keď ste ho pridali táto suma ako úver.)
Mesačné platby na vašich úverových linkách budú pri prijímaní účtov pripočítané ako výdavky, čím sa znižuje ich vlastný kapitál, pretože platíte na nich. Všimnite si, že platbu nevrátite späť do vlastného kapitálu po jej spracovaní, aj keď sa váš dostupný kredit rozšíril. Aj keď máte k dispozícii viac kreditov, stále máte menšiu hotovosť, pretože ste museli zaplatiť na prvom mieste. Týmto sa udržiava vyrovnaný kapitál pri splácaní vašich úverových liniek, pretože každá platba bude vyžadovať skutočnú hotovosť. Nebudete pridávať úverové linky späť ako úverová kniha, ak vaša spoločnosť neotvára novú linku.
