Prevádzkový rozpočet slúži ako plán pre spoločnosti, aby vypracovali svoje finančné plány na nasledujúci rok. Zahŕňa výnosy aj výdavky, zvyčajne sa prezentuje vo formáte výkazu ziskov a strát a poskytuje spoločnosti cenný spôsob, ako dokumentovať finančné ciele a ciele činností, ktoré chce dosiahnuť v budúcnosti.
Ako vlastník firmy môžete zistiť, že potrebujete rozpočet na usmerňovanie a podporu finančných rozhodnutí vašej spoločnosti. Rôzne druhy rozpočtu existujú v závislosti od toho, aký druh výdavkov plánujete, a mnoho firiem používa verzie, ako napríklad rozdelenie rozpočtu, rozpočet podľa nákladového strediska, zhora nadol alebo zdola nahor, aby každý rok dokumentoval svoje ciele na nasledujúcich 12 mesiacov.
Čo je prevádzkový rozpočet?
Prevádzkový rozpočet je plánovaný výkaz nadchádzajúcich prevádzkových výnosov a výdavkov spoločnosti. Nezahŕňa náklady na nákup kapitálu alebo investície, ako sú náklady na výstavbu skladu. Prevádzkové rozpočty sa zvyčajne zostavujú mesačne alebo štvrťročne a pokrývajú obdobie jedného roka.
Náklady zahŕňajú náklady na predaj (priame náklady na výrobu výrobku) a prevádzkové náklady súvisiace s predajnými a všeobecnými a administratívnymi činnosťami spoločnosti. V závislosti od úrovne podrobností môže prevádzkový rozpočet zahŕňať aj odpisy, amortizáciu, úrokové náklady a daňové náklady, ktoré sa očakávajú v nadchádzajúcom roku.
Prevádzkový rozpočet sa často zostavuje s nákladmi na základe jednotlivých línií, takže pri plánovaní rozpočtu sa dá vylepšiť podľa položky. Napríklad, ak spoločnosť vie, že za prvé tri mesiace roka bude platiť konzultanta, pomôže to mať v rozpočte podrobnosti o riadkovej položke, aby sa náklady mohli odstrániť z rozpočtu pre zvyšok ročne. Alebo, ak spoločnosť vie, že jej nájomné sa v júni zvýši, môže to tiež započítať do svojho detailného rozpočtu na riadkové položky.
Väčšie spoločnosti, ktoré majú veľa divízií alebo iné subjekty, často zostavujú samostatné prevádzkové rozpočty pre každú obchodnú jednotku a potom ich konsolidujú do jedného hlavného rozpočtu na súhrnnú úroveň pre spoločnosť ako celok.
Aké sú rôzne typy rozpočtov?
Spoločnosti používajú rôzne typy rozpočtov z rôznych dôvodov a každý zo štyroch hlavných typov alebo metód pracuje v rôznych situáciách.
- Prírastkové rozpočtovanie: Pravdepodobne najpoužívanejšia, priama metóda rozpočtovania. Jeden jednoducho vezme skutočné čísla spoločnosti z minulého roka a zvyšuje alebo znižuje ich o určité percento. Napríklad spoločnosť môže rozpočet zvýšiť tržby z predaja o 10% v prípade svojho najpredávanejšieho produktu a 5-percentný pokles výdavkov na nevyužité kancelárske priestory. Toto je bežná metóda, pretože je ľahká, ale má tendenciu ignorovať vonkajšie vplyvy, ako napríklad infláciu. Správcovia môžu navyše odhadnúť nárast výdavkov na vyššiu percentuálnu hodnotu, aby vyzerali, že vždy prichádzajú do rozpočtu. Táto metóda rozpočtovania môže odradiť manažérov od snahy znížiť náklady alebo zvýšiť efektivitu.
- Rozpočet založený na činnostiach: Typ rozpočtu zhora nadol s výstupnými cieľmi, ako je cieľ 150 miliónov dolárov v príjmoch. Rozpočty zhora nadol zahŕňajú manažérov vyššej úrovne, ktorí formulujú rozpočet na vysokej úrovni na základe svojich cieľov. Tento rozpočet sa poskytuje manažérom oddelení, aby určili činnosti potrebné na dosiahnutie tohto cieľa a náklady na vykonávanie týchto činností.
- Rozpočet hodnoty-návrh: Tento typ rozpočtu vyžaduje viac úvah a zahŕňa otázku, či každá položka v rozpočte vytvára hodnotu pre zákazníkov, zamestnancov a ostatné zainteresované strany spoločnosti.
- Rozpočtovanie na základe nuly: Tento typ rozpočtu predpokladá, že každé oddelenie začína s nulovým rozpočtom a každý rozpočtovaný náklad musí byť odôvodnený ešte pred jeho pridaním. Zatiaľ čo tento typ rozpočtovania je časovo náročný, funguje to pre spoločnosti, ktoré potrebujú finančne reštrukturalizovať svoje operácie, alebo inak potrebujú vykonávať veľmi tesnú kontrolu nad výdavkami. Tento typ rozpočtovania je efektívnejší pre diskrečné náklady, než pre základné prevádzkové náklady, ktoré udržiavajú prevádzku.
Prečo potrebujete prevádzkový rozpočet
Spoločnosti musia byť schopné zostať v kontakte so súčasným finančným stavom podniku, aby mohli byť úspešné, ako aj plánovať to, čo očakávajú v budúcich mesiacoch, aby mohli plánovať príjmy a výdavky na budúci rok. Prevádzkový rozpočet je dôležitý, pretože poskytuje manažmentu spôsob, ako nastaviť a oznámiť svoje finančné ciele a ciele na nasledujúcich 12 mesiacov a môže byť použitý na to, aby zamestnanci a manažment zodpovedali týmto cieľom. Nie je nezvyčajné, aby spoločnosti pripravovali rozvrh, ktorý porovnáva rozpočet s aktuálnymi finančnými výsledkami každý mesiac, alebo aspoň každý štvrťrok, aby zistili, ako skutočný výkon spoločnosti sleduje svoje rozpočtované ciele.
Prevádzkový rozpočet a plánovací proces tiež poskytuje spoločnosti príležitosť pripraviť sa v prípade nepredvídaných okolností. Napríklad spoločnosť môže nastaviť svoje ciele v oblasti výnosov a výdavkov a plánovať ich tak, aby mala dostatočnú ziskovosť na to, aby zarobila peniaze do finančného fondu. Fond by sa mohol použiť v prípade poklesu ekonomiky, straty veľkého dodávateľa, straty častého zákazníka alebo akéhokoľvek iného typu obchodného problému, ktorý by mohol negatívne ovplyvniť peňažný tok spoločnosti.
Vytvorenie efektívneho rozpočtu je časť umenia a časť vedy. Ako vlastník firmy budete musieť zistiť, kde nastaviť bar, pokiaľ ide o vytvorenie rozpočtu, ktorý odráža druh výkonu, ktorý je váš tím schopný, a zároveň zvážiť, čo vaša spoločnosť potrebuje urobiť, aby bola v súlade s porazil svojich konkurentov a rovesníkov a vynikal na svojom trhu. Je dôležité, aby ste stanovili rozpočtové ciele na dostatočne vysokej úrovni, aby trh a akíkoľvek investori vnímajú vašu spoločnosť ako vodcu a dosiahnutie, ale udržiavajú ciele na reálnej úrovni, ktorá nevytvára negatívne vnímanie tým, že chýbajú ciele.
Príklady rozpočtu
Spoločnosti sa rozhodnú zhromažďovať rozpočty rôznymi spôsobmi v závislosti od veľkosti, štruktúry, druhu podnikania a iných aspektov spoločnosti. Napríklad, môžete sa rozhodnúť, že zostavíte rozpočet oddelenia, s kategóriami, akými sú napríklad generálny riaditeľ, financie, zariadenia alebo IT. Každá z týchto častí bude mať rovnaké komponenty, ako sú mzdy, právne poplatky, výdavky na počítače a kancelárske náklady.
Niektoré spoločnosti pripravujú svoj rozpočet podľa nákladového strediska. Cenové centrum je oddelenie, nie rozdelenie. Vo výrobnej spoločnosti môže byť výrobným oddelením alebo oddelením údržby. Tieto oddelenia sú zodpovedné za priame prevádzkové výdavky a nemajú žiadnu účasť alebo kontrolu nad predajom alebo časťou, ktorá vytvára príjmy. Pre tento typ rozpočtu je ťažké vypočítať zisk každého nákladového strediska, pretože si vyžaduje pridelenie príjmových a režijných nákladov, ako napríklad nájomné za budovy.
Ďalším príkladom rozpočtu je metóda zostavovania rozpočtu zhora nadol. Tento proces tvorby rozpočtu zahŕňa manažment stanovujúci ciele a ciele pre spoločnosť na vrchole a následné presadzovanie týchto cieľov a cieľov smerom k manažérom divízie spoločnosti. Rozpočtové ciele sú diktované manažmentom a oddelenia musia nájsť spôsob, ako štruktúrovať svoje oddelené rozpočty, aby splnili ciele a ciele stanovené vyššími manažérmi.
Tento typ rozpočtovania má nevýhodu v tom, že stredné a nižšie vedenie v divíziách nepodlieha vlastníctvu rozpočtu, pretože nebolo vytvorené a bolo im uložené. Niektorí majú pocit, že rozpočtovanie zhora nadol nie je tak účinné, pretože manažment je často odpojený od podrobností o tom, čo sa deje na poli a každodenných prevádzkových potrebách spoločnosti.
Znižovanie rozpočtu na dolnej strane je obrátením rozpočtu zhora nadol a začína s ľuďmi v teréne. Každé oddelenie je zodpovedné za formulovanie vlastného rozpočtu a zamestnanci, ktorí sa podieľajú na každodenných operáciách, sú zvyčajne najviac informovaní o všetkých riadkových položkách v rozpočtoch oddelení. Z tohto dôvodu sú rozpočty zdola nahor podrobnejšie av mnohých prípadoch presnejšie než rozpočty zhora nadol. Rozpočet je naďalej zostavovaný na základe cieľov, a tak aj s ďalšími podrobnosťami by sa mohol úplne líšiť od skutočných výsledkov spoločnosti.
Budgeting Challenges: Sandbag alebo Stretch?
Rozpočtovanie nie je tak jednoduché ako pridanie miery rastu alebo zníženia výnosov a výdavkov a následné kopírovanie na každých 12 mesiacov v nasledujúcom roku. Najmä vtedy, keď je rozpočet postavený ľuďmi na ihrisku, môže vzniknúť dilema. Možno by tím mal zostaviť rozpočet, ktorý zahŕňa ciele stretch, ktoré sú veľmi optimistické, ale môžu byť ťažko dostupné. Alebo možno by mal tím zostaviť rozpočet, ktorý je nabitý pieskom, čo znamená, že ciele sa dajú ľahšie dosiahnuť.
Ide o obzvlášť zložitú záležitosť, keď zamestnanci vedia, že ich bonusy sú viazané na ich výkony v porovnaní s rozpočtom a dokážu testovať etiku manažmentu, a to najmä vtedy, ak rozpočet s pieskom spôsobí, že spoločnosť bude mať horšie výsledky ako jeho kolegovia alebo konkurenti, a to všetko v mene zamestnanci zabezpečujú svoje bonusy.
Každý prístup má svoje potenciálne problémy. Zatiaľ čo sa dá povedať, že nie je dostatočne sľubné a nadmerné, na druhej strane stanovenie cieľov stretnutia môže tlačiť ľudí a tímy mimo ich komfortných zón, aby dosiahli predtým neočakávané alebo nedosiahnuteľné, pozitívne výsledky.
Ak sú rozpočtové ciele príliš odporné, zamestnanci začnú buď ignorovať rozpočet, alebo myslí na vedúce otázky a sú schopní presne posúdiť schopnosti zamestnancov. Navyše, ak je rozpočet príjmov nastavený na úroveň, ktorá je nedosiahnuteľná a prevádzkové náklady, ako napríklad nájomné a platy pre dodatočný personál, sú určené na korešpondenciu s nahromadeným predajom, spoločnosť by mohla skončiť vynaložením príliš veľa peňazí na nevyužité zdroje.
Kapitálové rozpočty a prognózy
Kapitálový rozpočet spoločnosti sa môže vzájomne ovplyvňovať s prevádzkovým rozpočtom, ale je to úplne samostatná banka. Kapitálový rozpočet podrobne popisuje plány a súvisiace príjmy a výdavky na veľké alebo drahé projekty, ako je nákup nového výrobného zariadenia, výstavba nového skladu alebo investovanie do nového produktu a jeho uvedenie na trh. Kapitálový rozpočet sa často robí na základe projektov podľa jednotlivých projektov a môže byť finančne modelovaný ako čistá súčasná hodnota alebo výpočet NPV alebo výpočet vnútornej miery návratnosti alebo IRR.
Obe tieto metódy sa bežne používajú a ponúkajú manažmentu spôsob, ako posúdiť životaschopnosť projektu, odhadnúť výšku peňažných tokov, ktoré výrobok mohol priniesť, určiť mieru návratnosti investície a rozhodnúť sa, či prijať projekt. Spoločnosť môže vykonať dva alebo tri rôzne scenáre výpočtu NPV alebo IRR s rôznymi predpokladmi na určenie, ktoré by mohli priniesť najväčší zisk spoločnosti.
Mnohé spoločnosti tiež zostavili prognózu spolu s prevádzkovým rozpočtom. Zatiaľ čo sa môže zdajú byť duplicitné, rozpočet predstavuje to, čo spoločnosť chce dosiahnuť, napríklad určitý percentuálny nárast tržieb za daný rok, určitý pokles výdavkov alebo určitý počet ďalších zamestnancov.
Predpoveď na druhej strane predstavuje myšlienku, ktorá je bližšia k finančnej realite. Spoločnosť na začiatku roka vytvára prognózu a môže sa v januári veľmi podobať rozpočtu. Keďže sa však skutočné výsledky prejavia, spoločnosť aktualizuje prognózu na základe toho, čo sa naozaj deje, čo môže alebo nemusí mať podobný rozpočet. Prognóza ponúka manažmentu nástroj na pomoc pri plánovaní v blízkej budúcnosti a na presmerovanie úsilia v prípade, že spoločnosť vyzerá, že nemusí spĺňať svoje rozpočtové ciele na príjmy alebo výdavky.
