Správy sú najbežnejšou metódou rozptýlenia informácií v podnikateľskom svete. Faktické správy analyzujú a opisujú situáciu a obsahujú veľké množstvo presných údajov. Úspešní reportéri vedia, že písanie správy je len koniec procesu. Plánujú svoju správu, zvažujú jej účel a kto ju číta, rozhodnú sa, čo v ňom vložia a ako ju efektívne organizovať. Účinne napísaná a dobre prezentovaná faktografická správa je výsledkom starostlivo naplánovaného procesu.
Identifikujte čitateľa a nastavte ciele
Zvážte znalosti čitateľa
Zvážte, čo čitateľ už vie. Bežné problémy v správach o skutočnostiach nadhodnocujú a podceňujú znalosti čitateľa. Je ľahké prekonať ľudí s žargónom alebo nosiť im zjednodušujúce informácie. Pokúste sa zistiť, koľko vaše čitateľ už pozná a komunikuje na príslušnej úrovni vedomostí.
Pochopte záujmy vášho čitateľa
Premýšľajte o postoji čitateľa. Čitateľ môže mať osobitné záujmy, rád alebo nepáči. Pochopte, čo čitateľ naozaj chce. Poskytnite správu, ktorá sa bude odvolávať na ich postoje alebo sa nebude môcť prečítať. Reflektujte, či osoba, ktorá číta správu, to robí na základe predpokladaných názorov na obsah.
Rozhodnite sa, aké znalosti potrebuje čitateľ
Rozhodnite sa, aké faktické poznatky potrebuje čitateľ. Zvážte, do akej miery je potrebné poskytnúť základné informácie alebo definovať technické pojmy.
Zvážte želané skutočnosti
Pozrite sa, aké fakty sa čitateľ chce učiť. Premýšľajte o tom, ako to prinášajú faktické údaje, ktoré prezentujete. Niekedy môže proces preukázať, že správa nie je potrebná vôbec, alebo že cieľ je najlepšie splnený iným spôsobom.
Materiály, štruktúra a štýl
Vyberte materiál opatrne
Vyberte svoj materiál opatrne. Udržujte to jednoduché a odôvodnite svoje závery. Zjednodušte čo najviac. Zlikvidujte cudzie materiály a zamerať sa na základné. Zdôvodnite svoje závery faktami a stavom, v ktorom ste ich našli. Zostavte fakty do logického a konzistentného prípadu, aby váš čitateľ mohol dospieť k rovnakým záverom.
Naplánujte štruktúru správy
Naplánujte štruktúru správy. Fakty by mali byť súhrnom smerov, ktoré prijmú čitateľa k vášmu záveru. Začnite tým, že rozdelíte prehľad na hlavné časti. Každý predmet môže byť takto rozdelený. Tieto subdivízie sa môžu stať nadpismi v prehľade.
Vytvorte zoznam pod každým názvom všetkých bodov, ktoré chcete zobraziť, a poznačte si informácie, ktoré potrebujete na ich podporu. Usporiadajte body v logickej sekvencii, ktorá zodpovedá vašim cieľom.
Použiť vhodný štýl
Použite vhodný štýl. Hoci správy podliehajú prísnym dohovorom, existuje priestor pre osobný štýl. Efektívne správy využívajú proces redigovania a redigovania. Zvoľte terminológiu, ktorá je pre čitateľa známa. Technické pojmy sú užitočné pre ostatných odborníkov, ale budú matou pre ostatných.
Využívajte vhodné prezentačné techniky
Využite vhodné prezentačné techniky. Prehľady obsahujú tabuľky, grafy, grafy alebo iné diagramy na prezentáciu údajov.
Postupujte podľa pravidiel pre písanie správ
Pripravte titulnú stránku
Pripravte si titulnú stránku. To zvyčajne obsahuje titul, titulky, dátum, meno autora a pozíciu v spoločnosti. Uvedie tiež, kto dostane faktickú správu. Môže mať aj referenčné číslo alebo inú formu klasifikácie.
Napíšte zhrnutie
Napíšte zhrnutie. Toto je zvlášť potrebné, ak je správa dlhá. Poskytuje zaneprázdneným ľuďom podstatu správy bez toho, aby ich museli čítať všetko. Atraktívny súhrn môže motivovať ľudí, aby prečítali celú správu.
Zahrňte stránku s obsahom
Zahrňte obsahovú stránku. Toto je samostatná stránka, v ktorej sú uvedené hlavné časti alebo kapitoly, pododdiely a prílohy. Obsahuje tiež čísla stránok a mala by uvádzať vzťah medzi sekciami.
Napíšte úvod
Použite úvod na vysvetlenie účelu správy o skutočnostiach. Toto poskytuje základné informácie a vysvetľuje, prečo je to potrebné. V úvode sa uvádza cieľ správy, ľudia, pre ktoré bola napísaná a rozsah jej pôsobnosti.
Usporiadajte telo správy
Usporiadajte telo správy. Obsahuje vaše podrobné údaje a zistenia, ukazuje, ako boli prišli, a naznačuje závery, ktoré ste urobili. Urobte svoje závery. Zhrňte hlavné faktické body vašej správy a ponúknite im uvažovaný verdikt.
Tipy
-
Pokúste sa získať kópie ďalších správ napísaných pre zamýšľané publikum. To vám dá jasnú predstavu o tom, čo sa od vás očakáva.
