Správy o pokroku sú jednoznačné, s viac formálnym návrhom ako štvrťročné správy. Tieto sa menia vo svojom formáte od podnikania po podnikanie a od inštitúcie až po inštitúciu. Nasledujúce základné pokyny sa však vzťahujú na obe: Buďte si vedomí svojho publika a toho, čo očakáva, že sa v správe bude nachádzať, a zachovať vaše písmo jasné a stručné, s vážnym, nezmyselným tónom a presným, otvoreným a spoľahlivým štýlom.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Údaje a informácie, ktoré sa majú zahrnúť
-
Dobrý program na spracovanie textu, napríklad program Microsoft Word
Použite tradičný formát pripomienok pre priebežné aj štvrťročné prehľady. Začnite s dátumom, menom a postavením osoby, ktorej sa správa bude správať, s vaším menom a pozíciou a jasnou a stručnou témou. Napríklad predmetom správy o pokroku môže byť "Progress on Data Integration Project". Predmet pre štvrťročnú správu je často menej špecifický a jednoducho hovorí niečo ako "Štvrťročná správa pre oddelenie údajov za tretí štvrťrok 2010." Ak je štvrťročná správa jedným z niekoľkých, ktoré idú na rovnakú osobu, uistite sa, že poznáte presný formát, ktorý osoba očakáva.Čitateľ potrebuje rýchlo stráviť všetky prichádzajúce údaje a očakáva, že nájde konkrétne typy informácií na tom istom mieste v každej správe.
Pre správu o pokroku sa otvorte so súhrnom pokroku, ako napríklad "Projekt na integráciu dát prebieha podľa harmonogramu a rozpočtu." Ak hľadáte niečo konkrétne - pomoc od iného zamestnanca alebo oddelenia, dodatočné finančné prostriedky atď. uveďte ho okamžite, aby ste sa uistili, že ho čitateľ neprehliada. Otvorte štvrťročnú správu podobným spôsobom sumarizovaním informácií obsiahnutých v správe.
Podrobte pozadie projektu, ktoré môžete zahrnúť do súhrnu pokroku, ak chcete, rýchlym zhrnutím podrobností a opisom jeho účelu a časovej osi. V rámci štvrťročnej správy môžete uviesť pokrok dosiahnutý od poslednej správy, ktorý sa týka dobrého aj zlého. Majte na pamäti, že chcete byť otvorení a úprimní.
V správe o pokroku uveďte všetku hotovú prácu a použite akčné slovesá, aby ste zdôraznili, že tí, ktorí pracujú na projekte, boli pracovití. Môžete tiež zahrnúť konkrétne dátumy, kedy boli dokončené fázy projektu, alebo keď sa časť z nich stala aktívnou, či online alebo akýkoľvek cieľ. Na tomto mieste vo štvrťročnej správe a v príslušnom formáte začnite podrobne popísať pokrok, ktorý sa dosiahol. Uveďte problémy, ktoré je potrebné vyriešiť.
Poskytnite podrobnosti v správe o pokroku všetkých problémov, ktorým čelíte, stratégie ich riešenia a časový rozvrh ich riešenia alebo vysvetlenie, prečo prebieha problém.
Vytvorte harmonogram práce v správe o pokroku spolu s dosiahnutými výsledkami, ktoré očakávate počas nadchádzajúceho časového intervalu. Môžete dokončiť správu s celkovým hodnotením projektu a tým, čo sa doteraz dosiahlo. V štvrťročnej správe predpovedajú nadchádzajúce príležitosti a výzvy spolu s očakávanými výsledkami a dôležitými činnosťami. Možno skončí s požiadavkou na pripomienky, spätnú väzbu a nápady.
