Bezpečnostné správy majú byť skrátené históriou udalostí, ku ktorým došlo počas určitého časového obdobia. Tieto správy majú dokumentovať traumatickú udalosť, ktorá postihla niekoho alebo niečo. Vzhľadom na vážnu povahu týchto incidentov je potrebné venovať veľkú pozornosť počiatočnému vyšetrovaniu, ako aj písaniu správ. Nikdy nemôžete trénovať, keď ide o písanie dobrého bezpečnostného hlásenia.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Formulár bezpečnostnej správy
-
Čierne atramentové pero
-
slovník
Zápis správy
Načítajte formulár bezpečnostnej správy, čierne pero a slovník. Je dobré začať svoju správu s hrubým návrhom, pretože správy sú všeobecne neprijateľné, ak majú chyby. Ak sa vyskytne niekoľko gramatických chýb, môžete skrútiť slová tým, že ich nakreslíte jediným riadkom. Nikdy nepoužívajte Wite-Out.
Opatrne vyplňte všetky polia "podrobné informácie", ktoré sa zvyčajne nachádzajú v hornej časti stránky prehľadov. Obsahujú informácie ako dátum a čas, typ incidentu, miesto incidentu, meno obete a svedka, popis predmetov, odcudzený alebo poškodený majetok a údaj o tom, či boli oznámené záchranné služby. Ak nie je relevantná schránka alebo nemáte príslušné informácie, do vnútra skrinky napíšte "N / A" alebo "UNK".
Napíšte svoj zhrnutie udalostí do sekcie "vyprávanie". Uistite sa, že plne dokumentujete "kto, čo, kedy, kde, ako a prečo". Správa vždy napíšte jasne a objektívne len s predloženými faktami.
Nepoužívajte emocionálne nabité slová alebo názory. Môžete však dokumentovať obvinenia alebo hrozby zo strany jednotlivcov, ak sú to absolútne nevyhnutné. Dokumentujte všetky príslušné opatrenia, ktoré vykonal váš bezpečnostný tím, ako aj všetky ostatné zúčastnené osoby.
Dokončite správu tak, že ako poslednú vetu uvediete "Koniec správy", aby nikto iný nemohol manipulovať s vašou dokumentáciou. Uistite sa, že ste podpísali a uviedli dole spodnú časť stránky, aby ste to urobili oficiálnym dokumentom.
Tipy
-
Tento článok bol napísaný, akoby bezpečnostný dôstojník v skutočnosti napísal bezpečnostnú správu. Rovnaké základné kroky pri písaní správy môžete použiť aj pri zadávaní formulára generovaného počítačom. Jediný rozdiel by bol, že by ste skontrolovali pravopis pomocou funkcie kontroly pravopisu počítača.
Výstraha
Nielen, že vaša správa môže byť použitá v súdnom konaní, ale aj vaše bezpečnostné pokyny môžu byť predvolané. Ak si ponecháte svoje poznámky, uistite sa, že môžete ľahko prečítať to, čo ste napísali, a že zodpovedajú skutočnostiam v prehľade. Ak ste jasne neuviedli skutočnosti tak, ako sa stali, môžete vy a vašu bezpečnostnú spoločnosť ľahko zdiskreditovať na stánku svedkov.
