Hlavná kniha je formálna kniha spoločnosti, v ktorej sú vedené všetky finančné účty. Tieto transakcie sa uskutočňujú počas určitého účtovného obdobia a používajú sa pri zostavovaní účtovnej závierky spoločnosti.
Vstupné súbory a dokumenty
Východiskové dokumenty pre hlavné knihy môžu byť papierové dokumenty alebo elektronické súbory. Používajú sa pri príprave hlavnej knihy a zahŕňajú predajné zmenky, faktúry, časové karty a podobné dokumenty. Bez ohľadu na formu sú záznamy dôležité pre prípravu hlavnej knihy a musia byť zachované. Audítori preskúmajú oba druhy dokumentov, aby zabezpečili správnosť hlavnej knihy. Dokumenty o aktívach, pasívach, príjmoch a nákladoch sú zahrnuté v hlavnej knihe.
Asset Documents and Files
Aktíva má hodnotu. Môže byť buď hmatateľná, napríklad rastlina alebo inventár, alebo nehmotný, ako napríklad goodwill. Obežné aktíva, ako sú zásoby, hotovosť a pohľadávky, sú dôležité pre každodennú prevádzku spoločnosti. Záručné listy, bankové účty a výpisy z pohľadávok sú dokumenty potrebné pre hlavnú účtovnú knihu.
Dokumenty a súbory zodpovednosti
Záväzky sú finančné záväzky spoločnosti, ktoré sú jej dlhmi. Krátkodobé záväzky sú splatné v priebehu bežného fiškálneho roka. Zahŕňajú také položky ako mzdy, splatné účty a služby. Dlhodobý záväzok je záväzok dlhý viac ako jeden rok. Ak spoločnosť kúpi budovu, ktorú za 15 rokov zaplatí, je bežným záväzkom len platba za bežný rok. Zostatok je dlhodobý záväzok.
Dokumenty o príjmoch a súbory
Dokumenty o príjmoch predstavujú zárobky spoločnosti. Ďalším termínom pre príjmy je príjem. Ak je zdrojom príjmov buď poskytovanie služby alebo poskytnutie tovaru, je zahrnuté do hlavnej knihy. Tento zdroj výnosov sa považuje za prevádzkové výnosy. Ak zdroj príjmov nebol hlavnou činnosťou spoločnosti, napríklad výnosom z bankového účtu, považuje sa to za neoprávnené. Bez ohľadu na zdroj, môže byť výnos buď hotovosť alebo časové rozlíšenie.
Dokumenty o výdavkoch a súbory
Náklady predstavujú náklady na podnikanie. Náklady sú porovnané s výnosmi spoločnosti. Ak sú náklady spojené s hlavným podnikom podniku, ide o prevádzkové náklady. Ak nie je spojená s hlavnou činnosťou, ide o neoperačný náklad. Rovnako ako vo výnosoch môže byť nákladom buď hotovostné výdavky, alebo časové rozlíšenie.
