Ako zamestnávateľ musíte byť vedomí štátnych a federálnych zákonov, ktoré stanovujú typ informácií, ktoré by mali byť uchovávané v osobných spisoch. Niektoré požadované personálne dokumenty obsahujú osobné kontaktné informácie pre zamestnanca, stav práce, informácie o mzdách a informácie o výkonnosti.
Informácie o zamestnanosti
Informácie o zamestnaní v personálnom spise obvykle prichádzajú vo forme žiadosti o zamestnanie alebo novej administratívnej dokumentácie. Súbor môže tiež obsahovať kópiu listu pracovnej ponuky zaslaného zamestnancovi a podpísaný doklad od zamestnanca potvrdzujúci, že dostal kópiu príručky zamestnancov spoločnosti. Zatiaľ čo personálny spis pre zamestnanca musí obsahovať dátum narodenia pre účely dávok, je nezákonné získať tieto informácie, ktoré sa majú použiť na určenie, či sa má alebo nie osoba najať.
Stav práce
Pracovný stav je právna dokumentácia, ktorá dokazuje, že zamestnanec je schopný pracovať v Spojených štátoch. Ako dôkaz pracovného postavenia musí byť v pracovnom spise zamestnanca súčasťou kópia karty sociálneho poistenia zamestnanca. Ak zamestnanec nie je občanom Spojených štátov, musí byť vyplnený formulár I-9 (občianka iného ako USA, ktorá je rovnocenná s formulárom W-4), kópiu pasu zamestnanca a kópiu pracovného víza zamestnanca v osobnom spise zamestnanca.
Mzda
Ďalšou primárnou zložkou osobného súboru je mzda. Zamestnávateľ musí udržiavať aktuálny federálny daňový formulár W-4. Spolu s formulárom W-4 môže pracovný súbor obsahovať aj časové rozvrhy platových období, počas ktorých zamestnanec pracuje. Ak má zamestnanec peniaze legálne zdobené zo svojej mzdy, súdny príkaz alebo kópia ustanovenia musí byť tiež v osobnom spise.
Informácie o výkonnosti
Vyhodnotenie výkonnosti je ďalšou neoddeliteľnou súčasťou súboru zamestnancov. Môžu zahŕňať kópie pracovných cieľov zamestnanca a hodnotenia výkonnosti napísané vedúcim alebo manažérom zamestnanca. Ak je to vhodné, personálny súbor tiež obsahuje akékoľvek pokarhanie alebo upozornenia, ktoré zamestnanec dostane počas svojej práce v spoločnosti.
Štátne daňové informácie
Ak štát, v ktorom prevádzkujete svoju firmu, má štátne dane, potom ste povinný zachovať formulár W-4 pre zrážky dane. Podobne ako vo federálnom daňovom formulári W-4 by štátny formulár mal byť aktualizovaný a uchovávaný v zložke zamestnancov ako záložný záznam o správnych odpočtoch z výplaty zamestnanca a v prípade auditu IRS alebo štátna daňová agentúra.
