Váš fakturačný systém môže byť rovnako rudimentárny ako pero a kniha alebo tak prepracovaný ako počítačový a softvérový program určený na riadenie všetkého od výpočtu poplatkov až po odoslanie výpisov. Rozsiahle vylepšenie, základné pojmy účtovania sa od biblických časov nezmenili. Stále existuje poskytovateľ služieb, používateľ služby a poplatok, ktorý spája vzťah.
Fakturácia začína s ľuďmi
Vaši zamestnanci vytvárajú profil každého zákazníka ako prvý krok pri navrhovaní fakturačného systému individuálneho pre váš podnik. Dátový personál zhromažďuje mená, fakturačné adresy a podmienky, za ktorých sa vyberajú vaše poplatky. Ak ide o tretiu stranu, ako je poisťovňa, tieto informácie sú tiež zabezpečené. Zákazníci vás môžu požiadať, aby ste ich priamo vyúčtovali alebo vložili poplatky na kreditnú kartu.
Vstup a overovanie údajov
Informácie poskytované zákazníkmi sú zadávané do softvérového programu alebo zaznamenané manuálne v účtovníctve. Overenie kreditného skóre a pokrytie poisťovne sa môže uskutočniť telefonicky alebo prostredníctvom webových stránok. Vaši zamestnanci môžu mať prístup k citlivým informáciám, ako sú kreditné skóre, aby vytvorili úplný profil vášho fakturačného systému, pretože niektorí zákazníci môžu chcieť splácať svoj dlh v splátkach.
Kódovanie účtov
Či už vaša firma účtuje jednu službu (konzultáciu) alebo nespočetné množstvo služieb (konzultácie, poplatky za laboratórium, materiály atď.), Nastavenie kódovacieho systému na kategorizáciu každej služby a produktu je nevyhnutné pre sledovanie peňazí. Napríklad, zubný pacient môže byť vyúčtovaný za upratovanie, ale poplatok za poplatok, ak zubár urobí procedúru namiesto hygienistu, nie je to isté, takže dva faktúry sa používajú na účely fakturácie. Jeden kód môže znamenať zlatú korunu, zatiaľ čo iný predstavuje menej nákladnú porcelánovú čiapočku. Kódy vykonávajú dvojitú povinnosť, ktorá vám umožňuje sledovať náklady a kategórie, aby ste vždy vedeli, ako sa strácajú čas a prostriedky.
Účty sú vydané
Máte niekoľko spôsobov, ako nastaviť fakturačný systém, ktorý sa datuje. Niektorí majitelia podnikov každý mesiac účtujú každý zákazník v ten istý deň. Ak nepoužívate počítač na zvládnutie tejto úlohy, potom to má zmysel. Elektronický fakturačný systém vám môže alternatívne zoraďovať zákazníkov podľa dátumu služby. Napríklad služba z 10. júla automaticky vygeneruje vyhlásenie o 10 augustoch prostredníctvom štandardných 30-dňových fakturačných cyklov. Váš peňažný tok môže byť lepšie posielaný výpisom v priebehu niekoľkých dní od vykonanej služby. Môžete použiť faktúru zákazníkov aj na poštové zásielky, ako aj elektronickú fakturáciu.
Faktúry sú sledované
Označenie účtov, ktoré majú prísť a odísť, je dôležitou súčasťou fakturačného systému každej spoločnosti. Pripomienky na platby, ktoré sú koordinované s pripojením poplatkov v minulosti, predstavujú ďalšiu výhodu pri udržiavaní počítačového systému fakturácie. Členovia vášho účtovníckeho personálu môžu alternatívne používať systém "horúcich súborov", ktorý obsahuje zoznam termínov splatnosti, ktoré vyvolávajú telefonické hovory pripomínajúce zákazníkom, že zaplatia faktúry po uplynutí lehoty.
Služby zbierky, audity a sprostredkovatelia
Môžete radšej pracovať s vašimi vlastnými inkasnými službami, než aby ste použili externú agentúru na kontrolu neplatenia. Periodické postupy, ktoré vykonávajú samoreguláciu, zachytia mnoho typov nezrovnalostí v účtovnom systéme. Môžete sa tiež prepojiť s clearinghouse nastaveným tak, aby sa postaral o všetky aspekty vášho fakturačného systému, od zákazníckej úverovej kontroly až po vystavenie účtov. Tieto služby nie sú lacné, ale ak dávate prednosť vyúčtovaniu, kompenzácia môže stáť za náklady.
