Zmluvné ponuky sú neoddeliteľnou súčasťou procesu zadávania súkromných alebo verejných zákaziek oprávneným spoločnostiam. Firmy, agentúry a jednotlivci inzerujú projekty, ktoré potrebujú, tým, že zverejnia požiadavky a otvoria proces ponúkania cien. Dodávatelia, ktorí môžu splniť požiadavky na prácu, predložia zmluvy, v ktorých uvedú, ako navrhnúť dokončenie projektu a za akú cenu. Po ukončení ponukového obdobia je zákazka zadaná najnižšiemu uchádzačovi. Zmluvné ponuky môžu pokrývať širokú škálu služieb vrátane stavebných prác, dodávateľov, elektro, inštalatérske a verejné projekty. Najväčšie sektorové ponuky sú v federálnych, štátnych a miestnych samosprávach, kde je verejné obstarávanie zvyčajne požadované zákonom.
funkcie
Funkciou zmluvnej ponuky je poskytnúť proces spravodlivej zmluvy. Zmluvné ponuky umožňujú každej spoločnosti, ktorá môže spĺňať požiadavky spoločnosti alebo agentúry ponúkajúcej zmluvu, možnosť vyskúšať si vylodiť prácu bez toho, aby sa museli obávať partizánstva alebo nekalých súťažných praktík. Zmluvné ponuky tiež umožňujú niekomu, kto hľadá dodávateľa, aby túto prácu vykonal za najnižšiu možnú cenu. To podporuje hospodársku súťaž, ktorá je nevyhnutná pre otvorené trhové hospodárstvo. Pokiaľ ide o štátne a federálne zmluvy, proces pomáha udržiavať verejné obstarávanie verejných zákaziek a ušetriť daňových poplatníkov.
druhy
Zmluvné ponuky sú navrhnuté tak, aby spĺňali požiadavky troch základných typov návrhov zmlúv. Niektoré zmluvné ponuky sú zapečatené a iné sú otvorené na revíziu. Tri typy zmluvných ponúk sú: Pozvánky na verejnú súťaž (IFP) sú tiež známe ako zapečatené ponuky a vo všeobecnosti ich používajú spoločnosti alebo agentúry, ktoré hľadajú dodávateľov dodávok alebo stavebné služby. Návrh IFP obsahuje zmluvné špecifikácie a uchádzači musia spĺňať tieto požiadavky, aby boli oprávnené na posúdenie. Tieto typy zmluvných ponúk sú zapečatené hneď po ich odoslaní a nemôžu byť zmenené počas alebo po procese ponúk. Nedostatok rokovaní spôsobuje, že ide o vysoko konkurencieschopnú formu verejnej súťaže, v ktorej držiteľ zmluvy udržiava tesnú kontrolu nad celým procesom. Žiadosť o ponuku (RFQ) je podobná žiadosti o verejnú ponuku, v ktorej sú špecifikácie zmluvy dôkladne uvedené v návrhu. Avšak s RFQ sa zmluvní uchádzači môžu stretnúť so spoločnosťou alebo agentúrou predtým, ako podajú ponuku na podanie otázok alebo diskusiu o rôznych otázkach. Tieto ponuky sú niekedy otvorené na revíziu a úpravu po ich odoslaní. Požiadavka na predkladanie návrhov (RFP) je zmluvný návrh, ktorý sa zvyčajne používa pre špecializovanú službu, pri ktorej je pre držiteľa zmluvy ťažké odhadnúť konkrétnu čiastku v dolároch. Spoločnosť alebo agentúra, ktorá ponúka zmluvu, poskytuje všeobecnú predstavu o službách, ktoré hľadá v pôvodnom návrhu. Účastníci verejnej súťaže sa zvyčajne požadujú, aby sa zúčastnili na stretnutiach pred podaním žiadosti, v ktorých sa diskutuje a ďalej definuje zmluvné požiadavky. Zmluvný uchádzač predloží ponuku, ktorá obsahuje špecifikácie pre projekt a stanovuje výšku dolára. Kontrakty na RFP sú často otvorené na opätovné rokovanie počas procesu uzatvárania zmlúv a po uzatvorení zmluvy.
Časový rámec
Väčšina postupov verejného obstarávania zahŕňa časový rámec, ktorý môže trvať niekoľko týždňov až niekoľko mesiacov. Zvyčajné zadávacie konanie prebieha takto: 1. Návrh ponuky je verejne inzerovaný, zvyčajne buď v novinách alebo na internetovej stránke. Návrhy môžu byť propagované na týždeň alebo do jedného mesiaca. Návrh obsahuje špecifikácie zmluvy a poskytuje pokyny, ako získať balík návrhov. 2. Spoločnosti predložia svoje návrhy na predkladanie ponúk. Niekedy je potrebná konferencia na predbežnú ponuku, ak sa obe strany môžu stretnúť a prerokovať podrobnosti o zmluve. 3. Ponuky sa otvárajú vopred stanovený dátum. Čítajú sa a ponuka, ktorá najbližšie vyhovuje požiadavkám návrhu za najnižšiu cenu, sa zadáva zákazke. Víťazný uchádzač je potom oboznámený zvyčajne prostredníctvom zmluvy o zadaní zákazky.
dôležité informácie
Existuje veľa dôležitých vecí, ktoré je potrebné zvážiť pri zostavovaní kontaktnej ponuky. Prvá vec, ktorú je potrebné zvážiť, je, ako profil spoločnosti uchádzača zodpovedá potrebám potenciálneho klienta. Napríklad väčšina federálnych a štátnych vládnych agentúr zváži ponuky ponúkané spoločnosťami, ktoré vlastnia ženy alebo menšiny pred inými uchádzačmi. Tiež berú do úvahy spoločnosti s veľkou menšinovou pracovnou silou a spoločnosti zo zemepisných oblastí, ktoré boli označené ako oblasti hospodárskeho rozvoja. Ďalšie veci, ktoré je potrebné zohľadniť pri zadávaní ponuky, zahŕňajú: zariadenie, ktoré možno zakúpiť, alebo odpisovú hodnotu na zariadení, ktoré už vlastníte, platobné plány, náklady na prácu vrátane miezd, dane a výhody, režijné náklady, náklady na viazanie a zisk marže. Takmer všetky zmluvné balíky ponúk sú povinné obsahovať tieto položky, zvyčajne v cenovom rozpisu. Ďalšou formou, ktorá je súčasťou väčšiny zmluvných ponúk, je dodatočná práca a alokácia zmien. V tomto formulári musí uchádzač zvážiť, čo sa stane, ak je potrebná ďalšia práca na dokončenie projektu, ktorý nebol podrobne opísaný v pôvodnom návrhu. Uchádzač musí navrhnúť plán, ktorý poskytne hrubý odhad nákladov a času v prípade, že dôjde k takejto udalosti, alebo ak sa náhle vyžadujú zmeny v poslednej chvíli.
Výstraha
Vo väčšine prípadov zmlúv o zadaní zákazky sa zadávateľovi zadáva najnižšia ponuka, ale po prvýkrát prichádza do procesu podávania ponúk, mnohí uchádzači často robia chybu, keď nedodržiavajú ponuku zmluvy. To môže viesť k tomu, že spoločnosť stratí peniaze alebo nedokáže splniť požiadavky projektu. Uchádzači musia starostlivo zvážiť, koľko ich bude stáť zmluva z hľadiska počtu pracovných síl a dodávok, a pritom bude stále zohľadňovať ziskové rozpätie. Jedným zo spôsobov, ako vyhnúť sa nedostatočnému podávaniu ponúk, je preskúmanie toho, koľko ďalších spoločností účtovať podobné služby. V prípade vládnych zmlúv sú agentúry povinné uverejňovať predchádzajúce zmluvy, ktoré spoločnostiam umožňujú zistiť, koľko iných spoločností ponúka na podobné zmluvy.
