Správa o výdavkoch je správa predložená klientovi alebo zamestnávateľovi, ktorá uvádza podrobnosti o nákladoch, ktoré zamestnanec alebo dodávateľ zaplatil pri plnení úlohy pre klienta alebo zamestnávateľa. Výkazy výdavkov tiež spravujú vlastníci podnikov na daňové účely.
funkcie
Správa o nákladoch dokumentuje náklady na vykonanie určitej činnosti, ktoré sa prenášajú na osobu, organizáciu alebo spoločnosť, v mene ktorej bola činnosť vykonaná. Zvyčajne výkaz o výdavkoch uvádza len výdavky, ktoré by si chcel preplatiť za to, že by si ho zostavil. Príjmy a záznamy sa zvyčajne poskytujú na podporu výkazu výdavkov, aby sa overilo, že náklady skutočne vznikli.
používanie
Správa o výdavkoch sa často využíva na uhrádzanie zmluvných zamestnancov a zamestnancov tým, že zabezpečuje, že dodržiavajú vnútornú politiku výdavkov, ako aj pravidlá vnútornej daňovej služby o odpočítaní prevádzkových výdavkov. Správy o výdavkoch sú tiež uchované, aby poskytli IRS dôkaz, že niektoré výdavky vznikli v priebehu podnikania.
Najbežnejšie výdavky, za ktoré sú zamestnanci preplácané, sú cestovné, stravné a výdavky na pohostenie.
Cestovné náklady
Airfare, najazdené kilometre na osobnom vozidle, mýto, poplatky za prenájom auta, hotelové izby, jedlá jedlá na ceste, tipy pre hotelových pracovníkov a poplatky za parkovanie na letisku sú príkladmi výdavkov, ktoré mnohí klienti alebo zamestnávatelia uhradia v prípade, náklady sú poskytnuté.
Výdavky na stravovanie a zábava
Využitie potenciálneho klienta na obed alebo oslavovanie propagácie v bare s kolegom sú príkladmi výdavkov na stravu a zábavu, ktoré klient alebo zamestnávateľ môže uhradiť, ak mu bude poskytnutá správa o výdavkoch. Pred úhradou môže zamestnávateľ alebo klient vyžadovať potvrdenia, ktoré obsahujú tipy na doklady a iné poplatky za služby.
Výdavky na kreditné karty
Mnohé organizácie a korporácie vyžadujú, aby zamestnanci platili prevádzkové náklady pomocou kreditnej karty vydaného v mene zamestnanca. Zamestnanec je často osobne zodpovedný za zaplatenie faktúry.
Organizácia alebo spoločnosť získa kópiu návrhu zákona a náhradu výdavkov uvedených v tomto účte kreditnou kartou uhradí len vtedy, keď sú podporné doklady, ako sú potvrdenia, záznamy a obchodné zdôvodnenia, poskytnuté vo forme výkazu výdavkov.
Výstraha
Je dôležité porozumieť nákladovej politike alebo očakávaniam klienta / zamestnávateľa pred vznikom výdavkov, pri ktorých sa očakáva náhrada. Veľmi málo vecí môže zmierniť klienta-dodávateľa alebo pracovný pomer rýchlejšie ako nesúhlas s peniazmi.
Často je dobré uchovávať kópiu predložených dokladov spolu so správou o výdavkoch, ak sa vyžaduje duplicitné odosielanie.
