Dávkovanie splatných účtov je proces zhromažďovania faktúr, ktoré sa majú zaplatiť do skupín alebo šarží, a urobiť jednu položku v účtovných záznamoch pre celú šaržu faktúr, na rozdiel od jednotlivých denníkov pre každého príjemcu platby. Dávkovanie je bežná technika používaná na zníženie zápisov denníkov a pomáha efektívnejšiemu fungovaniu účtovného informačného systému. Dávkové postupy majú však aj nevýhody.
Zníženie transakcií
Primárnym prínosom pri spoplatňovaní transakcií je zníženie vstupov v účtovnom systéme. Spoločnosti s vysokým počtom transakcií s nízkou hodnotou v dolároch môžu rýchlo vidieť tisícky debetov a úverov na nákladových účtoch. Táto úroveň podrobností v účtovnej závierke nie je potrebná a vytvára spracovateľské zaťaženie pre počítačový systém účtovníctva. Dávkovaním transakcií denne alebo týždenne sa toto zaťaženie zmierňuje.
Vytvorenie audítorskej stopy
Keď sú transakcie denne rozdeľované a platby sa uskutočňujú prostredníctvom drôtu, je jednoduché, aby vedúci účtovných závierok zosúladili denné výplaty s výdavkami na výpisy z bankového výkazu, pretože výpisy z účtovných výkazov často uvádzajú celkový počet denných transakcií. Navyše je možné vykonať náhodné výbery platených faktúr a vysledovať ich na dávky a výpis z účtu, aby sa zabezpečilo, že zaznamenané sumy sú presné.
Rýchla analýza
Denné a týždenné dávkovanie transakcií umožňuje účtovníkom rýchlo analyzovať trendy výšky platieb za deň. Každá platobná šarža predstavuje rovnakú jednotku času; odľahlosť sa ľahko spozoruje výpisom denných súčtov dávok a skúmaním vysokých alebo nízkych množstiev. Dávkovanie však sťažuje individuálne odhalenie abnormálnych peňažných výdavkov. Ak je spoločnosť znepokojená veľkými hotovostnými platbami bez povolenia, môžu orgány dohľadu zaviesť pravidlá zahŕňajúce dvojité podpisy vo veľkých sumách.
Obtiažnosť v zosúlaďovaní
Potenciálna nevýhoda pri prijímaní účtov v dávkach môže byť ťažké pri zosúlaďovaní. Ak účtovní konatelia nie sú usilovní pri zaznamenávaní transakcií, ktoré tvoria každú dávku, vyrovnanie platby môže byť ťažké, ak nie nemožné. Ak táto slabosť existuje, môže byť ľahké, aby sa zamestnanci dopustili podvodu alebo predajcov, aby spochybnili, že dostali platbu.
