Účtovníci pracujú s množstvom papierov a bez systému podania sa kancelária môže rýchlo stať neporiadkom. Je bežné, že účtovné oddelenia majú veľa archívov vrátane uzamknutých, aby chránili mzdy a iné dôverné informácie. Prístup k finančným dokumentom a údajom by mal byť obmedzený - kancelárie by nemali byť umiestnené vo verejných priestoroch. Implementácia systému evidencie v účtovnej kancelárii predstavuje určité výzvy, ale môže sa to urobiť úspešne a zvýšiť efektívnosť oddelenia.
Nastavte dva druhy súborov. Jedna kartotéka alebo zásuvka je určená pre denné súbory, ktoré sú zvyčajne uložené po skončení roka. Tieto súbory zahŕňajú väčšinu vašich výdavkov a výnosov. Druhý typ súborov sa týka ukladania trvalých alebo dlhodobých položiek, ktoré je potrebné získať v priebehu času. Príklady by mali byť súbory politík a postupov, zmlúv, fixných aktív, poistných zmlúv a ďalšej dokumentácie, ktorú po konci roka nemožno vytiahnuť.
Dokumentácia súborov podľa typu. Výdavky sa predkladajú oddelene od miezd a iných účtovných oblastí. Nemiešajte a nezmiešajte. Ak niektoré transakcie patria do viac ako jednej oblasti, napríklad výdavky a fixné aktíva, urobte kópie papierovania a dajte dokumentáciu na obidve súbory. Výdavky môžu byť zadávané abecedne podľa mien dodávateľov, zatiaľ čo súbory fixných dokumentov možno klasifikovať podľa dátumov nákupu. V závislosti od vašej firmy sa záloha na príjmy podáva podľa dátumu prijatia alebo dátumu uloženia, aby sa neskôr uľahčilo zosúladenie bánk.
Používajte s vašimi súbormi rôzne farby. Napríklad, môžete podať všetky svoje výdavky v červených priečinkoch, príjem v zelenom a zmluvy v žltých priečinkoch. Ak hľadáte príjmovú položku, prejdite priamo do zelených priečinkov, čím ušetríte čas a energiu. Ak vidíte okolo červeného súboru, môžete ho bez problémov alebo oneskorenia presunúť na správnu kartotéku. Farebná koordinácia umožňuje jednoduché podanie.
Tipy
-
Vytvorte horúci súbor, v ktorom položíte predmety, ktoré potrebujú vašu okamžitú pozornosť a nechajte to na stole.
