V dnešnom svete môžete profesionálne komunikovať pomocou niekoľkých metód. Je dôležité poznať pravidlá správnej obchodnej korešpondencie pre listy, e-maily a pohľadnice. Malé chyby môžu spôsobiť rozdiel medzi zapôsobením na osobu, ktorá dostane vašu korešpondenciu a porušuje ju. Tiež je užitočné vedieť, kedy bude postačovať e-mail oproti písanému listu alebo ručne písanej poznámke.
Tradičné písmená
Tlačte tradičné listy na hlavičkový papier pomocou ťažšieho alebo štruktúrovaného materiálu. Hlavičkový papier by mal obsahovať meno, adresu, telefónne číslo a e-mailovú adresu odosielateľa. Ak nie je hlavičkový papier k dispozícii alebo písmeno je osobné, mal by sa v ľavom hornom rohu zobraziť správny názov osoby alebo osôb, ktoré poslali list. Ak napríklad vy a váš manžel posielate sťažnosť na podnik, uveďte nasledujúce:
Pán a pani John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Ďalej uveďte príjemcu svojej korešpondencie a adresu na ľavom okraji. Meno a adresa by mali byť formálne vrátane jeho názvov a označení.
Dátum príde ďalej vo formáte hláskovania, napríklad: 23. júna 2010. Do tohto dátumu vložte riadok odkazujúci na predmet písmena pomocou formulára "RE: (referencia)."
Pozdrav je ďalší a mal by odrážať váš vzťah so stranou. Ak ste na meno, pozdravte ju "Drahý" a uveďte jej krstné meno. Ak sa list nachádza na oddelení alebo na neznámeho príjemcu, použite "Vážení" alebo "Vážený pán alebo pani:" alebo dokonca "Komu sa to môže týkať".
Všetky obchodné listy by sa mali formálne uzavrieť. Najlepšou voľbou pre profesionálny koniec je jednoducho "Úprimne" alebo "Najlepšie pozdravy". Vyhnite sa skrúteným zakončením.
Ručne písané poznámky
Ručná poznámka je vhodná v mnohých obchodných situáciách, ako napríklad poďakovanie, blahoželanie k dosiahnutiu takýchto promócií, rodové pôrodnosti, propagácia a sústrasť.
Obálka by mala obsahovať formálny názov a adresu príjemcu. Vaša spätná adresa by sa mala objaviť na zadnej strane obálky, hoci môže ísť do ľavého horného rohu frontu.
Karta by mala obsahovať známy pozdrav založený na vašom vzťahu. Ak používate meno, použite prvé meno. Ak nie, vyberte úctivý pozdrav, ktorý vyhovuje náladám.
Udržujte telo poznámky krátke a zapíšte alebo vytlačte úhľadne modrým alebo čiernou farbou. Ak nemáte slušný rukopis, nájdite niekoho, kto to robí.
Dostaňte sa k bodu. Ak hovoríte poďakovať, vyberte frázu alebo dve, ktoré príjemcovi pripomínajú, za čo ju poďakujete, ale nedostaňte sa príliš podrobne. Ak blahoželáte niekomu, uveďte, čo a ak je to vhodné, ako ste dostali informácie. Ak sa zákazník angažoval v novinách, napríklad klip oznámiť a zahrnúť ho do karty alebo odkazovať na to v poznámke.
Ukončite poznámku "Úprimne". Podpísať list s formálnym názvom a titulom, ak ste príjemcu menej oboznámení. Ak ste viac oboznámení, vaše krstné meno je vhodné.
E-mail predstavuje nový predmet diskusie o spôsoboch obchodnej komunikácie. Prvým pravidlom je vedieť, že váš príjemca prijíma alebo preferuje e-mailovú korešpondenciu.
Predstavte si dôveryhodný e-mailový profil. Vaša adresa a riadok predmetu by mali byť identifikovateľné a mali by odrážať vašu obchodnú alebo profesionálnu situáciu. Napríklad, ak posielate e-mail klientom, mal by byť "[email protected]" namiesto "[email protected]".
Nie je potreba vnútornej adresy ako pri tradičných listoch, takže začnite s pozdravom, ktorý by mal odrážať váš vzťah s príjemcom a byť čo najformálnejší. Bežným obchodným e-mailom faux pas je nedostatok jednoduchého pozdravu, ktorý povie príjemcovi, že e-mail je určený pre neho.
Nepoužívajte e-mail na vyriešenie obchodného problému, ktorý by sa mal riešiť osobne. Vyhnite sa konfliktom s e-mailom a nezabudnite, že e-maily žijú navždy na pevných diskoch a serveroch a môžu byť použité na súde.
Vyhýbajte sa drancovaniu v obchodných e-mailoch. Ak musíte zahrnúť veľa podrobností, vytvorte pre ne dokument a namiesto toho ich vložte do tela e-mailu.
Vyhnite sa emotikony, počítačové slang, výkričníky alebo otazníky viac ako raz a uzamknite uzávery. Ak máte pochybnosti o obsahu alebo formáte, skúste ho vytlačiť na hlavičkový papier a zhodnotiť jeho profesionalitu. Ak sa to nezdá profesionálne na papieri, nie je to profesionálne v e-maile.
Urobte zavŕšajúceho profesionála s "Thank You" alebo "S pozdravom". Vaše podnikateľské a kontaktné informácie by mali ísť podpisom vášho e-mailu. Skúmaný alebo inak elektronicky formátovaný podpis je prijateľný. Ak zvyčajne používate cenovú ponuku, slogan alebo iné informácie, zvážte, ako je to vhodné pre obchodné situácie.
