Receptionisti sú zvyčajne prvými ľuďmi, ktorí vidíte pri vstupe do kancelárie, čo z nich robí dôležité zastúpenie firiem, ktorým pracujú, a ostatných odborníkov v kancelárii. Dodržiavanie obchodnej etikety je dôležitou súčasťou práce recepčného, ale rôznorodé a meniace sa názory na to, čo predstavuje dobré správanie, sťažujú príjemcovi alebo nadriadenému, aby určil vhodné správanie.
význam
Dôležitosť príjemcu ako osoby, ktorá prináša prvému dojmu volajúcim a návštevníkom, je ťažké nadsadiť. Rečník s chudobným správaním nastaví pred schôdzou negatívny tón a nedokáže inšpirovať dôveru v potenciálnych klientov. Na druhej strane, recepčný, ktorý dodržiava obchodnú etiketu, dáva silný pocit profesionality a efektivity. To nielen zvyšuje imidž spoločnosti na outsiderov, ale aj pomáha ostatným pracovníkom pocit, že ich kancelária je profesionálnym miestom pre prácu.
druhy
Receptionisti zastupujú svojich zamestnávateľov rôznymi spôsobmi. Odpoveď na telefónne hovory a pozdrav návštevníkov sú dve z najbežnejších povinností pre recepčných a obaja vyžadujú správnu etiketu. Pravidlá spoločnosti môžu vyžadovať, aby prijímatelia používali vopred určený telefónny skript pri prijímaní hovorov a kontakte s rôznymi typmi klientov. V ostatných prípadoch môžu recepční používať svoju vlastnú diskrétnosť pri zaobchádzaní s každou interakciou s odlišnou, hoci primeranou úrovňou formálnosti a profesionality. Jednotlivci, ktorí pracujú v kancelárii, niekedy odovzdávajú prijímateľovi ďalšie pravidlá, napríklad kedy a ako sa s nimi môže kontaktovať recepčný.
výcvik
Zatiaľ čo niektoré kancelárie vyžadujú, aby recepční držali vysokoškolský alebo vysokoškolský diplom, veľa práce na recepcii s etiketou sa vyskytuje v práci. Prijímatelia by mohli začať pracovať v kancelárii s pozíciou, ktorá nevyžaduje interakciu, napríklad úlohu zadávania údajov alebo kancelárska pomoc. Pozorovanie firemných politík a spôsobu, akým sa správajú recepčné, môže kvalifikovať nových zamestnancov na prvý pracovný čas v recepciách, čo prinesie skúsenosti, ktoré môžu byť užitočné pri hľadaní iných pracovných miest v recepciách.
dôležité informácie
Každý priemysel a kancelária má svoje vlastné pravidlá pre etikety recepčného. Niektoré kancelárie vyžadujú formálny spôsob obliekania a reči. Iní si vyžadujú ležérnu formu etikety, aby sa klienti cítili uvoľnene a vítaní. Komunikácia medzi novým recepčným pracovníkom a školiteľmi je nevyhnutná, aby každý vedel, čo sa očakáva. Ako recepčný, ak si nie ste istý etiketou pre konkrétnu situáciu, zdvorilo sa ospravedlniť a požiadať nadriadeného alebo vedúceho recepčného, ako by ste mali odpovedať.
Tipy
Napriek tomu, že každá kancelária je iná, recepční môžu stále využívať niektoré z tých istých tipov. Multitasking je nevyhnutný pre dobré pracovné výkony, ale keď niekto vstúpi do kancelárie, je dôležité dať jej celú pozornosť. To znamená, že hovory môžete pozastaviť alebo rýchlo ich dokončiť, nastaviť papiere a priamy kontakt s očami. Pracovný priestor recepčného by mal byť zbavený neporiadku, aby navrhol profesionálnejšie správanie a takisto uľahčil dokončenie jednoduchých úloh, ako je nájdenie informácií a ponúkanie niekoho perom na vyplnenie formulára. Nakoniec, keď vediete niekoho do kancelárie, recepčný by mal vždy prevziať vedenie, aby hostiteľa zabezpečil, že jeho prítomnosť je povolená, a zachrániť ho v rozpakoch, že nevie, kam ísť.
