V súčasnosti mnohé podniky a štátne agentúry nahradili účet výdavkov s plánmi úhrady. Tento plán úhrady zabraňuje zamestnancom využívať firemné alebo štátne výdavkové účty z iných dôvodov, ako sú schválené výdavky. Zdá sa však, že je ťažké sledovať položky na príjmoch; niekedy osobné náklady sa zmiešajú s výdavkami na podnikanie a ste zodpovední za hlásenie problému a len akceptovanie úhrady, ktorú ste dlhovali za oficiálnu činnosť. Keď k tomu dôjde, budete vyzvaní, aby ste napísali list, ktorý by vysvetlil príjmy a objasnil, ktoré výdavky musia byť vrátené.
Začnite písať zadaním dátumu. Preskočte riadok a zadajte meno a názov kontaktnej osoby, názov spoločnosti a adresu spoločnosti na samostatných linkách. Preskočte ďalší riadok a napíšte "Vážená pani / mr. (Priezvisko)" a potom dvojbodka.
Identifikujte sa a vysvetlite účel vášho listu okamžite. Napríklad "Moje meno je Jill Harrison z oddelenia účtovníctva a píšem, aby som vysvetlil moje príjmy z môjho posledného obchodného zájazdu do Akronu, aby som objasnil, na ktoré položky by som mal byť preplatený a aké sú moje osobné výdavky, ktoré nevyžadujú náhrada."
Uveďte podrobnosti o nákladoch, ktoré by ste mali uhradiť v očíslovanom zozname, a uveďte príslušný doklad o príjme a dátum prijatia s cieľom pomôcť osobe spracovávajúcej úhradu. Ak vaša organizácia pracuje na dennom základe, na ktorú vám prideľuje iba určitú čiastku v dolároch za jedlo, ubytovanie alebo iné položky za deň, rozložte výdavky za deň, aby spracovateľ mohol zistiť, či ste zostali pod dennou čiastkou.
Uveďte výdavky, ktoré sa zobrazili na príjmoch, ktoré predstavujú vaše osobné výdavky. Nemusíte vysvetľovať, čo to je, stačí uviesť, že je to vaša osobná zodpovednosť. Uveďte všetky tieto výdavky rovnako. Vaša firma alebo organizácia vás tiež môže požiadať o odstránenie príslušných daňových poplatkov súvisiacich s týmito osobnými položkami z výšky úhrady.
Uveďte sumy na konci toho, za čo by ste mali byť preplatené, spolu s celkovým množstvom, na ktoré odmietate vrátenie platby. Tieto dve čísla by mali pripočítať celkovú sumu dolára na príjmoch. Zadajte sumu dolára, o ktorú žiadate o vrátenie, a sumu dolára, za ktorú odmietate vrátenie platby. organizácie často vyžadujú, aby ste tieto vyhlásenia uviedli z jasných jazykov z právnych dôvodov.
Poďakujte procesorovi za jeho čas a ospravedlňujte sa za nepríjemnosti, že musíte preberať príjmy. Uveďte svoje pracovné telefónne číslo a e-mailovú adresu v prípade, že máte akékoľvek otázky týkajúce sa poplatkov na príjmoch.
Zatvorte písmeno napísaním "S pozdravom" a preskočte tri riadkové medzery. Zadajte celé meno a názov. Vytlačte list na hlavičkovom papieri spoločnosti a podpisujte svoje meno nad zadaným názvom. Vytvorte kópiu písmena a potvrdenia a zadržte ich pre svoje záznamy. Pošlite tento list kontaktnej osobe, ktorá spracuje úhradu.
