Udržanie malého peňažného fondu je 90% vedenie záznamov. Ďalších 10 percent kontroluje, kto má povolený prístup k finančným prostriedkom. Bez ohľadu na to, aký druh podnikania ste a bez ohľadu na to, čo používate svoje drobné hotovosti, tieto dva princípy spolu s niektorými jednoduchými rozpočtovými postupmi udržia váš malý hotovostný fond vyvážený.
Súborový dôkaz všetkých nákupov
Pri prevádzkovaní drobného peňažného fondu je prvou vecou, ktorú musíte urobiť, vytvoriť efektívny a funkčný systém vedenia záznamov. Mali by ste dostávať potvrdenia a faktúry za každú transakciu, kde sa používajú drobné peniaze a urobíte ich kópie. Tým sa zabezpečí, že máte dva samostatné súbory v prípade straty potvrdenia. Nepoužívajte iba svoje účtenky v priečinku, ale zadajte ich chronologicky a zvážte vloženie potvrdení do samostatných priečinkov za každý mesiac.
Vytvorte akceptovateľné využitie pre peňažnú hotovosť
Nepoužívajte drobné hotovosti bez rozdielu. Mali by ste mať stanovené špecifické pokyny pre to, čo môžete použiť hotovosť a čo nemôžete. Napríklad nákup alkoholu s finančnými prostriedkami by bol zvyčajne neprípustným používaním, aj keď alkohol bol určený na podnikateľskú sponzorovanú spoločenskú udalosť. Ak chcete ochrániť seba a každého, kto má prístup k hotovosti, mali by ste mať písané pravidlá o tom, aké sú prijateľné výdavky.
Riadenie prístupu
Vždy udržujte svoj malý peňažný fond zamknutý. Môžete ho udržať v čomkoľvek, od zásuvky až po skriňu do trezora, ale zabráňte tomu, aby ste ju držali v prenosných boxoch alebo iných skladovacích kontajneroch, ktoré sa dajú jednoducho premiestniť alebo odviesť. Nedávajte kľúče ani kombinácie viac ako niekoľkým ľuďom. V ideálnom prípade by ste mali dať jednému alebo dvom ľuďom kľúč, a ktokoľvek iný by sa od týchto držiteľov kľúčov pýtal na akúkoľvek hotovosť, ktorú potrebujú.
Vykonávajte periodické audity
Ak chcete zaistiť, aby boli vaše malé peňažné prostriedky správne použité, vykonajte pravidelné audity. Efektívne audity sú neohlásené a účelom je náhodná kontrola záznamov, účtovných postupov a kontroly vášho drobného peňažného fondu. Bez auditov môžu byť drobné peňažné prostriedky náchylné k zneužitiu alebo zlému riadeniu. Najjednoduchším spôsobom, ako vykonať audit, je mať manažéra, ktorý nemá kedykoľvek alebo niekoľko týždňov prístup k peňažnej kontrole vo fonde.
