Drobný peňažný fond je malé sumy peňazí, ktoré podnik vyhradzuje na spoločné výdavky, ako sú kancelárske potreby, poštovné splatné poštou alebo výdavky na palivo. Je to fond určený na zaplatenie výdavkov, za ktoré spoločnosť nepíše šek alebo kúpu na účet. Taktiež známy ako "zálohový fond", je doplnené presne o sumu, ktorá sa z neho vynaložila. Zostatok fondu by mal vždy zodpovedať výške zostatku stanovenej pre fond.
Napíšte zápis do denníka, keď je založený drobný peňažný fond. Predpokladajme, že miestny kníhkupectvo určil, že 100 dolárov v hotovosti by mali byť udržiavané na ruke na rôzne výdavky. Pre túto transakciu je potrebné zaznamenať dvojjazyčný záznam denníka: Riadok 1: Drobný hotovosť: Debit: 100,00; Riadok 2: Peniaze: Úver: 100,00; Ako uvádza položka, doposiaľ neboli použité žiadne prostriedky na rôzne výdavky.
Zaznamenávajte účtovnú závierku pre rôzne výdavky a doplňte drobný peňažný fond. Predpokladajme, že opätovné použitie príkladu v kroku 1, kníhkupectvo strávil 25 dolárov na plyn, 12,50 dolárov na kancelárske potreby, 28 dolárov na jedlo a 11,50 dolárov na poštovné. Do riadku "výdavky z drobných hotovostí" sa musia zaznamenať tieto položky: Riadok 3: Výdavky z Petty Cash Line 4: Plyn: Debit: 25,00; Riadok 5: Kancelárske potreby: Debit: 12,50; Riadok 6: Jedlo: Debit: 28,00; Riadok 7: Poštovné: Debit: 11.50; Riadok 8: Hotovosť: Kredit: 77,00; Vyčerpáte peniaze z fondu s nákupmi. Nakúpené tovary, teda linka 4 až línia 7, sa odpisujú a celková čerpaná suma hotovosti sa pripíše na riadok 8. Príjem za výdavky v tomto príklade je 77 USD. Z tohto dôvodu musí byť hotovosť vo výške 77 dolárov pridaná k drobnému zásuvke na hotovosť na doplnenie fondu.
Vykonajte úpravy hotovosti krátkych a dlhších. Aj keď sú vykonané dôkladné kroky na zabezpečenie internej správy hotovosti, dochádza k chybám. Najmä pri manipulácii s drobnými hotovosťami a zmenou sumy nie vždy zodpovedajú jej častiam. Ak je suma 21 dolárov čiastkou zostávajúcou v zásuvke v malom pokladni, ale príjmy iba pripočítajú až 77 dolárov, čiastka zostávajúca v zásuvke a príjmy pripočítajú až 98 dolárov; nedostatok 2 USD z prvého zavedeného drobného peňažného fondu vo výške 100 USD sa označuje ako hotovosť krátka a dlhšia. Teraz bude účtovný zápis nasledovný: Riadok 3: Výdavky z Petty Cash Line 4: Plyn: Debit: 25,00; Riadok 5: Kancelárske potreby: Debit: 12,50; Riadok 6: Jedlo: Debit: 28,00; Riadok 7: Poštovné: Debit: 11.50; Riadok 8: Hotovosť krátka a dlhá: Debit: 2,00; Riadok 9: Peniaze: Úver: 79,00; V takomto prípade musí byť hotovosť v hodnote 79 dolárov pridaná k drobnému peňažnému zásuvke na doplnenie fondu.
