Peňažné peňažné prostriedky sa v rámci organizácií používajú na pokrytie malých výdavkov, ako sú malé množstvá kancelárskych potrieb, poštovné, parkovacie poplatky pre návštevníkov alebo taxislužby. Drobné hotovostné fondy sa často uchovávajú ako hotovosť na pracovisku. Kvôli kvapalnému charakteru drobného hotovostného účtu existuje iná skupina rizík pre drobné peňažné prostriedky v porovnaní s inými fondmi v rámci organizácie.
Osobné pôžičky
Zamestnanec, ktorý má prístup k drobnému peňažnému fondu, môže považovať za prijateľné používať fond ako krátkodobý zdroj osobného úveru, pričom peniaze z fondu platia účty alebo pokrývajú iné osobné výdavky, kým nedostane zaplatené. Takéto transakcie sa nezaznamenávajú a môžu viesť k úplnej krádeži drobných peňažných prostriedkov. Prinajmenšom finančné prostriedky nie sú k dispozícii na legitímne použitie počas "úverového" obdobia zamestnanca.
Skontrolujte platbu
Ak je malý peňažný fond umiestnený na bankových účtoch, zamestnanec s prístupom na účet sa môže pokúsiť uhradiť osobné kontá na účet. Banky môžu mať zavedené pravidlá, ktoré zabraňujú vyberaniu osobných šekov, ale riziko, že zamestnanec vyplatí šek, ktorý nemá dostatok finančných prostriedkov. Keď sa zlá šek vráti, finančné prostriedky sú vytiahnuté z drobného peňažného fondu, čo spôsobuje komplikácie až do odstránenia situácie.
Záznam o výdavkoch
Pretože malý peňažný fond obchádza obvyklé postupy vykazovania výdavkov v rámci organizácie, zvyšuje sa riziko zneužitia drobných peňažných prostriedkov. Vedenie knihy alebo záznam o malých hotovostných úhradách s fondom ďalej zvyšuje riziko sprenevery. Záznam drobných hotovostných platieb by sa nemal uchovávať s malými hotovosťami a nemal by ho udržiavať nikto, kto má prístup k drobnému peňažnému fondu. Ak má iná strana rekordné výdavky, pomáha predchádzať zneužitiu fondu.
Nepovolený prístup
Drobné peňažné prostriedky sú likvidné aktíva, takže prístup k týmto peniazom by mal byť obmedzený na jednu osobu, aby sa zabránilo viacerým správcovi, ktorí sa môžu navzájom obviňovať za chýbajúce finančné prostriedky. Jediný držiteľ drobných hotovostných peňažných prostriedkov musí niesť zodpovednosť za to, že peniaze zostanú na bezpečnom mieste. Krabica, do ktorej sú uložené peniaze, musí mať zámok - zásuvka pokladne je rozumnou možnosťou - pomôcť zabrániť neoprávnenému prístupu. Na zabezpečenie drobného peňažného fondu by mal byť krabička umiestnená na bezpečnom mieste, ako je uzamykateľná skriňa, zásuvka na pracovný stôl alebo trezor, ku ktorému má prístup iba opatrovník drobného peňažného fondu.
