Mnoho firiem vystavuje šeky od svojho oddelenia, ktoré je povinné platiť, s cieľom splniť finančné záväzky. Tieto finančné záväzky zahŕňajú platby od dodávateľov, platby úrokov veriteľom alebo štátne daňové záväzky. Útvar platenia účtov dostáva faktúru alebo žiadosť o šek, ktorú použije na zálohovanie vykonanej platby. Kontroly ponúkajú podnikom niekoľko výhod.
Papierová stopa
Jednou výhodou použitia kontrol je stopa papiera, ktorá zostala pri kontrole. Každá kontrola vytvorí papierový doklad, ktorý obsahuje informácie o tom, kto dostal platbu, v ktorý deň bola platba vykonaná a výšku platby v dolároch. Spoločnosť môže skontrolovať, či šekom banka odštartovala spolu s informáciami o tom, kto podpísal šek. Písomná stopa vytvorená šekom umožňuje spoločnosti udržiavať svoju evidenciu. Niektoré spoločnosti používajú duplicitné šeky a kópiu šeku uchovávajú za svoje vlastné záznamy. Zamestnanci v týchto spoločnostiach sa môžu vrátiť k predchádzajúcim kontrolám pri vzniku otázok.
zabezpečenia
Papierové kontroly ponúkajú výhodu dodatočnej bezpečnosti platieb poštou. Iba menovaný príjemca môže predložiť papierový šek na zaplatenie. Ak príjemca odmietne prijať šek, spoločnosť sa môže obrátiť na banku, aby overila, kto predložil šek. Akékoľvek nezrovnalosti možno riešiť priamo s bankou. Tiež niektorí vlastníci malých podnikov môžu zvážiť platenie predajcov alebo veriteľov v hotovosti. Hotovosť neposkytuje žiadny písomný dôkaz, že bola vykonaná platba, a ponechá majiteľovi podniku otvorený, aby mu bola zaúčtovaná suma.
ovládanie
Kontroly papiera poskytujú podnikom možnosť kontrolovať uskutočnené platby. Existuje niekoľko kontrolných opatrení na oddelení účtovných závierok, aby sa zabezpečilo, že kontroly sú zapísané správnemu príjemcovi za správnu sumu. Jeden zamestnanec by mohol povoliť, aby bola po preskúmaní zálohovej dokumentácie napísaná kontrola. Iný zamestnanec skutočne vytlačí šeky. Vedúci manažér podpíše šeky. To poskytuje troch zamestnancom, ktorí sa zúčastňujú procesu platby šekom, čím sa minimalizuje možnosť výskytu chýb alebo podvodov. Podniky používajú aj predčíslované šeky. Prečíslované šeky umožňujú firme okamžite identifikovať chýbajúce šeky a podniknúť kroky na zabránenie tomu, aby tieto kontroly boli vyplatené.
Plavák
Posledná výhoda pri používaní šekov zahŕňa plavák. Plavák sa vzťahuje na čas, ktorý prejde, keď spoločnosť vytlačí šek, kým peniaze opustia bankový účet spoločnosti. V mnohých prípadoch plavák existuje len na jeden deň. Spoločnosť však získava záujem o tento ďalší deň predtým, ako je šek predložený na zaplatenie.
