Faktúry poskytujú spoločnostiam možnosť platiť za svoje služby a poskytovať správne záznamy, ktoré spotrebitelia môžu používať na účely rozpočtovania a daňových úloh. Pri formátovaní faktúry vrátane správnych informácií a sekcií môžete ušetriť všetok čas, peniaze a zmätok.
Rozhodnite sa, čo použijete na vytvorenie faktúry. Softvér na spracovanie textu alebo tabuľkový procesor môže vykonávať prácu. Všetko závisí od toho, čo je pre vás komfortnejšie. K dispozícii je tiež množstvo šablón dostupných prostredníctvom programov Microsoft Word a Excel a internetu, ktoré môžete prispôsobiť potrebám vašej spoločnosti.
Zahrňte informácie o spoločnosti a dátumy súvisiace s faktúrou. Ak sa váš zákazník niekedy pýta, ako sa s vami spojiť, vaša faktúra poskytuje všetko, čo potrebuje vedieť. Uveďte svoje meno, adresu, telefónne číslo, webovú adresu a e-mailovú adresu. Nezabudnite tiež uviesť dátum vystavenia faktúry a dátum splatnosti.
Zahrňte informácie o vašom spotrebiteľovi: meno, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa a identifikačné číslo zákazníka, ak je to vhodné. To vám umožní uistiť sa, že správna osoba dostáva faktúru a pripomína zákazníkovi, aby v prípade potreby aktualizoval svoje osobné údaje.
Zahrňte informácie dôležité pre spotrebiteľa, ako napríklad referenčné číslo, podrobný zoznam poplatkov s krátkymi popismi, zahrnuté dane a celkovú sumu. Nielen to ukazuje zákazníkovi to, čo si kúpila, ale chráni vás v prípade, že zákazník tvrdí, že ste nesplnili svoj prísľub v konkrétnej službe.
Zobrazte možnosti platby. Jednoduchým vysvetlením vašich očakávaní a možnostiami platby zákazníka sa zvýši pravdepodobnosť, že faktúra bude vyplatená rýchlo a správne. To tiež šetrí čas, pretože odpovedá na otázky, ktoré by sa zvyčajne opýtali telefonicky alebo cez e-mail.
