Formálne správy sú dôležitými dokumentmi a ako také sa spoliehajú na obsah špecifických informácií, napísaných v špecifickom formáte pre rýchlu, jednoduchú referenciu a použitie. Väčšina formálnych správ sa riadi zadaným poradím obsahu, v ktorom sa uvádza problém alebo problém, návrhy na nápravu alebo už uplatnené nápravné opatrenia, dôsledky krokov podniknutých na vyriešenie problému alebo riešeného problému a ďalšie relevantné podrobnosti. V závislosti od predmetu formálnej správy môžu byť tieto centrálne komponenty rozdielne usporiadané s rôznym zameraním. Po niekoľkých krokoch zabezpečuje správne formátovaný prehľad.
Najskôr vytvorte titulnú stránku. Uveďte názov projektu, vaše meno / meno navrhovateľa, typ pripravenej správy a dátum formálnej správy. Zostavte tieto informácie na stránke a použite väčšie, ale formálne písma.
Napíšte "Zhrnutie." Udržujte ho na jednu stránku v dĺžke. Zahrňte dopredu správu o probléme alebo probléme a jeho kontexte. Uveďte akýkoľvek súvisiaci technický problém, úlohu alebo úlohu, ktorá bola dokončená alebo je práve ukončená. Vymenujte technické otázky spojené s úlohou a rétorický účel pre podniknutie problému alebo problému.
Dokončite "Zhrnutie" so stručným súhrnom. Uveďte hypotézu alebo cieľ projektu, metódy alebo postupy na jeho riešenie a výsledky. Zahrňte vyvodené závery, organizačné odporúčania a akúkoľvek potrebnú následnú činnosť a popíšte všetky súvisiace výhody a ich náklady.
Vytvorte ďalej "Obsah". Použite štandardné pravidlá pre písanie obsahu. Upravte názov, uveďte referenčný obsah a sprievodnú stránku.
Na napísanie úvodu použite nasledujúcu stránku. Uveďte problém alebo problém, ktorý pôvodne spôsobil úlohu, a to je príčinou tejto správy. Napíšte akciu alebo úlohu, ktorá je zdrojom prehľadu. Odhaľte čitateľovi formát / štruktúru zostávajúcej časti správy.
Pridajte nasledujúcu stránku "Pozadie". Tu uveďte doterajšie kroky na riešenie problému / problému. Zahrňte akékoľvek zdroje literatúry, ktoré sú základom pre podanie problému / problému alebo ho zdôvodnite. Tu napíšte aj to, že to, čo bolo urobené, je v súlade s predpísaným úsilím o jeho riešenie a spomenúť tu všetky stanovené pokyny, ktoré ste dodržali.
Napíšte ďalšiu stránku tak, aby obsahovala "Diskusiu o výsledkoch". Uveďte, čo sa naučilo, alebo je potrebné, a zdôvodnite svoje závery na základe "pozadia", teórie a postupov.
Uzavrite hlavnú časť správy so stránkou "Záver" alebo "Syntéza". Jednoducho zopakujte problém / problém, ktorý spôsobil akciu a správu, a začiarknite hlavné body a odporúčania. Zahrňte poslednú stránku s názvom "Odkazy" a voliteľne v prípade potreby aj "Prílohy".
Tipy
-
Udržujte sekcie krátke a rozdelené do krátkych odsekov pre rýchle čítanie.
Výstraha
Odolať nutkanie zahrnúť rôzne, nesúvisiace informácie.
