Ako spoločnosť si musíte uchovávať určité druhy dokumentácie, ako napríklad záznamy o zamestnaní a faktúry, a to z obchodných aj právnych dôvodov. V niektorých prípadoch musí obchodník aj po určitú dobu uchovávať kópie potvrdení o kreditnej karte. Naučte sa, kedy je bezpečné hádzať tieto príjmy v priebehu podnikania.
Príjmy z kreditných kariet
Keď zákazník zakúpi produkt alebo službu od vašej spoločnosti pomocou svojej kreditnej karty, zvyčajne mu musíte poskytnúť tlačené potvrdenie o jej záznamoch - najmä v prípade osobnej transakcie. Príjemok obsahuje sumu transakcie, schvaľovací kód, meno držiteľa kreditnej karty a miesto podpisu zákazníka. Ponecháte si aj kópiu podpísaného potvrdenia o vašich záznamoch.
Prečo ich udržať?
Ak vznikne prípad, keď zákazník spochybňuje poplatok za kreditnú kartu od vašej spoločnosti, ste ako obchodník zodpovední za preukázanie, že je platný. Jednou z prvých položiek, ktorú klient požaduje, je kópia dokladu o kreditnej karte súvisiacej s transakciou. Poskytovateľ služby obchodníka tiež potrebuje vidieť podpísaný doklad s cieľom prešetriť spor vo vašom mene. Ak je spor zákazníka schválený, pretože nemôžete poskytnúť kópiu podpísaného potvrdenia o predaji, budete musieť zaplatiť drahé poplatky za spätné odúčtovanie a tiež stratíte výšku predaja, ako aj predaný produkt alebo službu.
Kedy Toss
Vzhľadom na možnosť sporu zo strany zákazníkov nie je rozumné vyradiť potvrdenie o predaji kreditnou kartou len preto, že transakcia zrušila Váš obchodný účet - aj keď ste už dostali finančné prostriedky z predaja. Banky zvyčajne dávajú zákazníkom približne 60 dní na to, aby spochybnili poplatok za zákon o spravodlivom úhrade faktúr. Jedná sa o bezpečnú stávku, že účtenku kreditnej karty uchováte minimálne tri mesiace. Ak potrebujete výnosy z predaja konkrétne na účely podávania správ o daniach z príjmov z podnikania, uchovávajte ich po dobu aspoň šiestich rokov.
Ukladanie príjmov
Ak musíte tieto potvrdenia o predaji uchovávať, uložte ich na zabezpečené uzamknuté miesto, pretože obsahujú citlivé informácie o zákazníkoch. Uchovajte citlivé údaje mimo dosahu neoprávnených zamestnancov a osôb mimo jednotlivca, aby ste sa vyhli problémom s podvodmi súvisiacimi s kreditnými kartami alebo identifikovali krádež. Vaša zmluva o službách obchodníka môže načrtnúť konkrétne pravidlá pre správu a uchovávanie údajov citlivých kreditných kariet pre zákazníkov podľa pokynov pre štandardy zabezpečenia údajov platobných kariet. PCI DSS je organizácia, ktorá poskytuje usmernenia týkajúce sa správy údajov o kreditných kartách zákazníka.
