Faxy sú kľúčovými dokumentmi v mnohých odvetviach, pretože poskytujú legálny faksimil podpisu. Napríklad slúžia ako právna dokumentácia v odvetví dovozu a vývozu, kde sa strany často nachádzajú v tisícoch míľ od seba. Negatívom týkajúcim sa faxov je to, že sa môžu ľahko stratiť alebo poslať na nesprávne miesto, ak neposkytnú príjemcom konkrétne pokyny. Tu sa nachádza úvodný list faxu. Krycie listy faxu sa môžu pohybovať od ručne písaných inštrukcií na prázdnom papieri až po profesionálne navrhnuté formuláre s logom spoločnosti, rozpisom miest na mená, telefónne čísla, zaškrtávacie polia pre základné údaje a miesto písať pokyny. Vytvorenie vlastného krycieho listu pre fax je jednoduchý proces.
Bezplatné zdroje faxových obálok
Skontrolujte svoj softvér na spracovanie textu a zistite, či má šablóny bez krytov faxových hárkov, ktoré môžete nájsť vyhľadaním šablón v počítači. Napríklad aplikácia Microsoft Word poskytuje šablóny (pozri Zdroje). Šablóny spoločnosti Microsoft pri otvorení môžu byť uložené do počítača, ak používate program Microsoft Word.
Vytvorte si vlastný hárok faxu pomocou programu na spracovanie textu a podľa základného formátu.
Ak nemáte počítač v ruke, napíšete si vlastný úvodný list faxu. To je práca vykonaná, ale nemá profesionálne odvolanie digitálne vytvoreného krycieho listu.
Formát fólie krytu faxu
Vložte slovo "Fax" alebo "Cover Cover Transmission Sheet" veľkými písmenami v hornej časti listu. Identifikuje sa to ako krycí list, ktorý je oddelený od odosielaného dokumentu.
Odoslať nasledujúce riadky v tomto poradí, preskočiť medzi jednotlivými riadkami: "Dátum:", "Od:", "Telefón odosielateľa:" a "Číslo faxu vrátenia:" Tieto identifikujú zdroj faxu, takže ho možno ľahko spozorovať ak príjemca na ňu čaká. Obsahujú tiež potrebné kontaktné informácie odosielateľa.
Preskočte dve alebo tri riadky a pokračujte v týchto nadpisoch: "Komu:", "Faxové číslo:" a "Telefónne číslo:" Identifikácia príjemcu zabezpečuje, že sa fax presunie na správny cieľ. Uvedenie faxového čísla príjemcu uľahčuje zadanie správneho čísla do faxového prístroja bez toho, aby ste niesli poznámky. Meno kontaktného telefónneho čísla príjemcu umožňuje odosielateľovi uskutočniť rýchly hovor s cieľom potvrdiť, že fax bol prijatý alebo je poškodený v prenose.
Preskočte pár riadkov a pridajte nadpis s názvom "Počet stránok vrátane obálky:" Uvádzajúc, že počet stránok obsahuje obálku, odstraňuje nejasnosti.
Preskočte dva alebo tri riadky a uveďte nadpis "Predmet:" Tu môže odosielateľ stručne vysvetliť priložený dokument.
Vložte nadpis "Poznámky:" pod položku "Predmet", aby odosielateľ mohol písať pokyny ako "okamžite doručiť pani Jonesovej" alebo "Zavolať mi, keď to dostanete" alebo "Skontrolujte, prosím, podpísať a faxovať späť.
Tipy
-
Jasnosť je najdôležitejšia kvalita krycieho listu faxu. Ak vytvárate hárky v programe na spracovanie textu, vyznačte tučné písmo. Ak píšete hárok, jasne vytlačte a podčiarknite nadpisy.
