Každá transakcia, ku ktorej dochádza v organizácii, vyžaduje, aby účtovné oddelenie zvážilo jeho finančný dopad. Účtovník musí zaznamenať každú transakciu s finančným dopadom v účtovných záznamoch. Mnoho spoločností vydáva zamestnancom zamestnancov debetné a kreditné karty na zníženie nákladov, ktoré spracovávajú. Namiesto preplácania zamestnancov spoločnosť buď zaplatí účet kreditnej karty alebo upraví svoje záznamy o debetnej transakcii. Účtovné záznamy sa líšia v závislosti od toho, či zamestnanec použil debetnú alebo kreditnú kartu.
Transakcia debetnou kartou
Banky vydávajú zamestnancom spoločnosti debetné karty na zníženie počtu šekov, ktoré spoločnosť potrebuje na tlač. Transakcia debetnou kartou odstraňuje hotovosť z bankového účtu spoločnosti v čase transakcie. Zamestnanec používa debetnú kartu rovnakým spôsobom, ako pri nákupoch používa kreditnú kartu. Banka obdrží elektronické oznámenie o transakcii a prevedie peniaze na predajcu, aby zaplatil za transakciu.
Účtovanie debetných kariet
Keď zamestnanec uskutoční transakciu pomocou debetnej karty, musí účtovník spoločnosti aktualizovať finančné záznamy. Účtovník kontaktuje zamestnanca, aby určil, pre ktorú transakciu ide. Účtovník používa tieto informácie na určenie toho, ktorý nákladový účet sa má použiť v účtovnej položke. Účtovník zvyšuje účet výdavkov a znižuje hotovosť.
Transakcia kreditnou kartou
Banky vydávajú zamestnancom spoločnosti kreditné karty na zníženie počtu výkazov výdavkov, ktoré predložili zamestnanci. Transakcia kreditnou kartou vytvára záväzok pre spoločnosť, ktorá od spoločnosti vyžaduje, aby zaplatila banku na konci obdobia. Zamestnanec používa kreditnú kartu pri nakupovaní online, telefonicky alebo osobne. Banka dostane elektronické oznámenie o transakcii. Na konci obdobia banka pridáva všetky transakcie a zašle účet spoločnosti.
Účtovanie kreditných kariet
Keď zamestnanec uskutoční transakciu pomocou kreditnej karty, ponechá jej potvrdenie a zapíše opis transakcie na potvrdenie. Na konci mesiaca predkladá všetky účty audítorovi spoločnosti. Účtovník porovnáva príjmy s faktúrou a zabezpečuje, aby boli účtované všetky transakcie. Účtovník používa potvrdenia na určenie toho, ktorý nákladový účet sa má použiť v účtovnej položke. Účtovník zvyšuje účet výdavkov a znižuje hotovosť.
